Muchas empresas están experimentando el cambio más dramático en nuestra forma de trabajar en décadas, si no en la historia humana reciente. Desde la pandemia de 1919, el mundo no experimentó un cambio colosal y repentino en cómo y dónde trabajan los empleados y cómo se conectan entre sí.
Hay indicios de buenas noticias. Algún día, volveremos a la normalidad y hay algunas señales de que la pandemia está disminuyendo en algunas áreas. Sin embargo, también hay indicios de que la pandemia está ganando terreno en lugares como Francia y Japón. Una cosa es segura: los empleados trabajarán en casa en el futuro previsible y es aconsejable desarrollar planes a largo plazo. Estos consejos pueden ayudarlo a desarrollar una estrategia ahora en lugar de esperar que el problema desaparezca.
1. Desarrollar una estrategia sólida de comunicación por video
La prioridad uno, por encima de todo, es bloquear una herramienta de videoconferencia que todos usen. Este es el primer paso porque cada empresa necesita descubrir cómo comunicarse de una manera que reproduzca el contacto en persona. Hay razones de salud mental de los empleados para esto, razones de continuidad del negocio y razones financieras en términos de la empresa. Sin una forma estándar de conectarse a través de video, ya sea uno a uno, en grupos más pequeños o como una empresa completa, habrá problemas inmediatos. Sin embargo, curiosamente, muchas empresas aún no lo han hecho y dependen de múltiples aplicaciones de video chat como Skype, Zoom e incluso Apple FaceTime.
El problema es que a menudo no existe una estrategia sobre cómo funciona esto: quién tiene cuentas pagas en la organización, si existen estándares de seguridad o si la aplicación de chat de video se ejecuta en dispositivos compatibles. A menudo no está documentado y hay poca comunicación, principalmente porque este cambio masivo al trabajo remoto nos tomó por sorpresa a muchos de nosotros. Incluso si hay algunas aplicaciones estándar y una buena comunicación, no es lo suficientemente sólida para tratar problemas como una reunión de toda la empresa o un método para comunicar información urgente.
2.Haga un contrato hermético de trabajo desde casa para los empleados
Los expertos legales le han dicho a.com que un contrato de teletrabajo ya no es opcional. El problema es que muchas empresas no tenían una para todos los trabajadores antes de la pandemia o no abordaban el problema por completo. La mayoría ha experimentado aquí y allá con arreglos de trabajo remoto, pero no a esta escala. Es importante desarrollar un contrato como parte de su planificación a largo plazo, comenzando con una sección sobre la salud y seguridad de los empleados. Esto los protege y aclara la posición de la empresa, pero también protege al empleador en términos de la responsabilidad de la empresa por el bienestar de los empleados. (Según los expertos legales, una empresa aún necesita asegurarse de que el empleado tenga un entorno de trabajo seguro y saludable, incluso desde casa).
El contrato debería expandirse a muchas otras áreas. Debe responder preguntas como: ¿quién es responsable de cualquier servicio comercial de banda ancha y a qué costo? Si una computadora portátil comercial proporcionada por los empleados se daña, ¿quién debe pagar las reparaciones y con qué rapidez? ¿Cuántas horas debe trabajar el empleado y qué tan flexible es el arreglo de su tiempo durante el día? Cuanto más aclare el contrato lo que significa trabajar desde casa, mejor. También es importante no apresurar este acuerdo: para un escenario de trabajo desde casa a largo plazo en el que todos están a distancia, el contrato debe ser lo suficientemente sólido como para capear la tormenta durante muchos meses o incluso un año de trabajo remoto.
3. Reduzca las aplicaciones y herramientas que utiliza para optimizar el trabajo remoto.
Una de las conclusiones repentinas de muchas empresas es que dependían de demasiadas aplicaciones y servicios comerciales. Hay empresas que permitieron múltiples servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox y Microsoft Onedrive para diferentes equipos además del almacenamiento en la nube que ofrecen utilizando su propio centro de datos o desde Amazon. Esta ya era una situación confusa antes de la pandemia. La excusa de la empresa fue que ayudó a la fuerza laboral a moverse y mantenerse conectada.
Ya no. La gran cantidad de aplicaciones utilizadas por los empleados (ya sean autorizadas por la empresa o no) ha creado aún más confusión y caos, especialmente para su mesa de ayuda y administración de TI. No solo es difícil admitir tantas aplicaciones, sino que los empleados también están confundidos y son menos productivos. En el transcurso de un día, pueden cambiar entre Microsoft Teams y Slack, realizar una llamada de Skype y luego usar Zoom en su iPhone para otra reunión. Crea un ambiente frenético de trabajo desde casa. El antiguo concepto de un "escritorio estándar" se ha vuelto repentinamente mucho más importante incluso para las empresas más pequeñas con una actitud de "todo vale". Es mucho mejor quedarse con un conjunto de aplicaciones y servicios más predecible.
4. Salud mental
Hay un último punto que señalar sobre el impacto a largo plazo de administrar una empresa con una fuerza laboral remota. Es fundamental que piense en la salud mental. Trabajar desde casa durante una semana o dos no es demasiado dramático, pero cuando los empleados trabajan de forma remota durante meses, puede crear tensiones y estrés que no existían antes. Incluso aquellos que han trabajado desde casa durante años o décadas podrían sorprenderse de los impactos en la salud mental de trabajar en casa cuando no se les permite reunirse con personas en una cafetería o ir de compras al centro comercial como un respiro.
Cualquier estrategia a largo plazo debería abordar este problema. Puede haber formas de introducir un poco de ligereza en la jornada laboral, para agregar tiempo adicional a las reuniones de Zoom para "disparar la brisa" o tomar café juntos. Puede considerar enviar paquetes de atención adicionales a los empleados o realizar más sesiones de Facebook Live en lugar de reunirse solo por Skype o Zoom.
No debe ser un agregado menor a su estrategia comercial, sino ser un elemento central: cómo mantener a los empleados comprometidos y enfocados, cómo brindarles descansos y márgenes adecuados, cómo desarrollar relaciones personales y cuidarlos sin expectativas laborales constantes. Los empleados que se divierten juntos, incluso de forma remota, trabajan mejor juntos.
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