Fundada inicialmente como WebEx en 1995, esa empresa se convirtió en parte de Cisco Systems en 2007 y ganó una nueva marca corporativa y perdió su capital "E".
Crean una gama de herramientas de videoconferencia que incluyen Webex Meetings, Webex Teams, Webex Training, Webex Support Center, Webex Event Center, Webex Sales Center, Webex Enterprise Edition y Webex Connect.
Hoy veremos el producto principal de Cisco Webex que proporciona videoconferencias a través de una aplicación instalable o mediante un navegador.
Permítanos explicarle el uso de Cisco Webex por primera vez y describir las funciones críticas que debe comprender para aprovecharlo al máximo.
- Es posible que esté chateando en una de nuestras mejores computadoras portátiles de 2022-2023
1. Obtenga Cisco Webex
Una cosa que hace que Webex sea casi único es que no está obligado a instalar una aplicación cliente para usarla, ni siquiera para organizar una videoconferencia.
Hay aplicaciones especiales de Webex disponibles para dispositivos iOS (Apple) y Android, pero en este tutorial, hablaremos sobre el uso de Cisco Webex desde una computadora.
Para comenzar, diríjase aquí: https://www.webex.com/
En la página web, le permite unirse a una reunión existente organizada por otro o registrarse para que pueda organizar una usted mismo. Hacer cualquiera de estas cosas no tiene implicaciones de costos, así que siéntete libre de explorar.
Aquellos interesados en los costos de usar Cisco Webex para empresas deben hacer clic en la opción "Planes y precios" en el menú superior, donde se detallan las diversas opciones y sus costos asociados.
La versión gratuita puede manejar reuniones de hasta 100 participantes, pero limita la reunión a 40 minutos.
Aquellos que desean reuniones más largas y más participantes necesitan una suscripción mensual, pero también pueden registrar las interacciones y un mejor soporte.
Pero para este ejemplo, usaremos la versión gratuita y haremos clic para registrarnos.
2. Inscríbase
La primera información que solicita Cisco es su dirección de correo electrónico y, como mencioné anteriormente, no necesita hacer nada de esto si alguien más está organizando la reunión.
Después de una dirección de correo electrónico, debe indicar en qué parte del mundo se encuentra y proporcionar un nombre, ya que esto afecta a aquellos que podrían unirse a la reunión por teléfono.
Y, con esos datos proporcionados, Cisco le enviará un correo electrónico para confirmar que la cuenta es suya.
En ese correo electrónico se encuentran la dirección de Cisco Webex para sus reuniones y un enlace que le permite establecer una contraseña. Le recomendamos que configure una contraseña de inmediato, para evitar que otras personas controlen su espacio de reunión.
Con todo eso hecho, puede ingresar a su sala personal y personalizarla.
3. Sala personal
La sala personal es donde puede iniciar o programar reuniones, y también muestra el enlace que debe enviar a otras personas si desea que vengan.
Nuestro primer trabajo es personalizar cómo se verá a los demás, haciendo clic en el círculo que tiene sus iniciales. Al hacer clic, se revela la palabra "Cambiar". Y, al hacer clic en eso, podrá cargar una imagen que se utilizará para representarlo.
La imagen puede tener un tamaño de hasta 720 x 720 píxeles. Esa escala es mucho más pequeña que una imagen típica de un teléfono, por lo que es posible que desee preparar una con una herramienta con una función de cambio de tamaño, como Microsoft Paint.
Una vez que tenemos una imagen adecuada configurada, estamos listos para comenzar una reunión.
Todo lo que tenemos que decidir es si la organización de la reunión utilizará la interfaz web o la aplicación de escritorio.
4. Web o escritorio
Si solo tiene la intención de celebrar una reunión, la versión web de Webex funciona bien. Pero para aquellos que quieran celebrar conferencias digitales con regularidad, la aplicación de escritorio tiene algunas ventajas.
A quienes no hayan instalado la aplicación de escritorio se les pedirá que la descarguen si eligen "Usar aplicación de escritorio" y aún no está en la computadora.
El ejecutable de instalación es relativamente pequeño y, con una buena conexión de banda ancha, debería descargarse por completo en unos minutos como máximo.
Una vez que la aplicación está instalada, puede avanzar para comenzar su reunión.
5. Prepárate para acoger
Al iniciarse, aparecerá la aplicación Webex Meetings y, si tiene una cámara activa, mostrará esa vista.
Este modelo de vista previa brinda una excelente oportunidad para reposicionar la cámara, peinarse, lo que sea que crea necesario para dar la impresión correcta a sus colegas.
En el panel hay dos íconos que activan y desactivan el video y el audio. En nuestra imagen, los iconos son negros, mostrando que ambos están activos. Si el icono es rojo y tiene una X a través de él, eso indica que está silenciado o deshabilitado.
Es su elección, pero a menudo es útil comenzar con ambos discapacitados y luego activarlos cuando lleguen los participantes.
En la parte inferior del panel hay menús que le permiten configurar el sonido, el video y otras configuraciones relacionadas con el alojamiento. Estos son útiles si desea utilizar otro micrófono que no sea el de la cámara, o si tiene hardware dedicado para conferencias.
Cuando todo esté bien, haga clic en el botón verde "Iniciar reunión".
6. Gestión de salas
Como anfitrión, puede controlar la sala de reuniones de la misma manera que el presidente, dictando quién puede hablar y cuándo.
Pero en esta aplicación, puede controlar muchas otras cosas usando la barra de iconos en la parte inferior y la lista de Participantes que está a la derecha. Si esta lista no aparece de forma predeterminada, puede abrirla haciendo clic en el cuarto icono que muestra a una persona con una pila de papel a su derecha.
La lista es más útil para ver quién ha llegado, controlar su audio y enviarles mensajes individualmente.
Los iconos en la parte inferior controlan audio, video, permitir compartir, grabar la reunión, abrir la lista de Participantes, abrir el chat, acceder a la configuración y finalmente, salir de la reunión.
Algunos de los iconos son conmutadores, como los de silenciamiento de audio, y otros, como la configuración, generan un menú.
Las características útiles del menú de configuración son invitar a personas adicionales, en caso de que se dé cuenta de que olvidó a una persona crítica, e incluso bloquear una reunión para que no pueda entrar una vez que comience.
Además de estos controles, los menús desplegables en la parte superior tienen aún más funciones, incluida la capacidad de entregar el alojamiento a otro usuario, compartir transcripciones, etc. Vale la pena familiarizarse con estos menús si necesita una función que pueda ' t ver en otro lado.
7. Compartir
El mecanismo para compartir en Webex proporciona varias opciones útiles y vale la pena comprender lo que puede hacer.
Al hacer clic en el ícono de compartir contenido que es el tercero desde la izquierda, aparece un panel grande que muestra solo algunas de las posibles opciones para compartir. Estos incluyen archivos, navegadores, configuraciones y cualquier aplicación que tenga actualmente ejecutándose en el sistema host.
También puede utilizar este menú para iniciar aplicaciones y compartir su vista con los asistentes a la reunión. Esta función es especialmente útil si está capacitando a otros para usar el software o cómo usar múltiples aplicaciones en combinación.
Cuando comparte la pantalla en el camino, la interfaz normal de Webex se reemplaza por una que se encuentra en la parte superior central de la pantalla. Para volver a la interfaz estándar, debe hacer clic en el botón grande a la izquierda "Dejar de compartir".
Esta interfaz para compartir tiene muchos de los mismos íconos que los normales, pero algunos adicionales que le permiten hacer anotaciones sobre la imagen.
8. Invita a la gente
Como mencionamos anteriormente, en el menú de configuración está la opción para invitar a un participante mientras la reunión está en curso.
Al seleccionar esta opción, aparecerá un panel simple donde puede ingresar las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea asistir, y les enviará un correo electrónico, o recordatorio, con un enlace para traerlos a la sala.
Si desea utilizar otro mecanismo para lograr el mismo clic en un icono circular azul con una "i" en él, el icono se coloca en la parte superior izquierda, justo debajo de las letras del menú de archivo.
Eso abrirá un panel que le muestra la URL de la Sala, un número de reunión que se puede distribuir a aquellos que quieran unirse y una dirección de video. Si tiene una cuenta de suscripción, también puede tener el número de teléfono local que se puede usar para unirse a la reunión por teléfono.
Puede copiar esta información en el portapapeles y luego pegarla en cualquier documento, mensaje o correo electrónico que desee utilizar para que la gente lo acompañe.
Termina tu reunión
Todas las cosas buenas llegan a su fin y, eventualmente, tendrás que terminar esta reunión.
El mecanismo para hacer esto es el ícono de círculo rojo con una X en el medio. Y como anfitrión, si hace clic en esto y selecciona "Finalizar reunión", el anfitrión finalizará y todos los participantes que aún estén conectados se desconectarán.
Si desea que la reunión continúe sin usted, la función de organizador debe transferirse a otra persona, y luego puede seleccionar "Salir de la reunión" e irse sin que todos se desconecten.
Programar otra reunión
Después de una reunión exitosa o no, inevitablemente se requiere otra.
El mejor lugar para organizar esto es la Sala de personas en el menú Reuniones.
Al completar este organizador, puede especificar cuándo se llevará a cabo la reunión, el asunto, la contraseña (si es necesario) e ingresar una lista completa de los asistentes a los que necesita informar.
Y, si se trata de un evento recurrente, también puede configurarlo, por lo que no tendrá que seguir repitiendo este proceso.
Una vez que domine esta página, puede acceder a las opciones avanzadas, donde puede predefinir los privilegios de los asistentes, crear una agenda e incluso definir un proceso de registro.
La cantidad de opciones puede parecer abrumadora al principio, pero una vez que ha organizado una reunión o dos, algunas de ellas son muy útiles para poner en marcha cualquier reunión con la mínima configuración de antemano.
Esperamos que este recorrido detallado por las funciones básicas de Cisco Webex le haya resultado útil.
- Los mejores navegadores de 2022-2023: las formas más rápidas y seguras de conectarse
