Si está buscando formas de mejorar los correos electrónicos de su empresa, no está solo. Los profesionales suelen tener dificultades para escribir correos electrónicos, citando la claridad, la concisión y la velocidad como obstáculos importantes.
La elaboración del correo electrónico empresarial perfecto no tiene por qué ser complicada, y ciertamente no es necesario un doctorado en literatura para escribir correos electrónicos claros y atractivos. Algunos consejos y trucos simples pueden ayudarlo a comunicarse de manera más efectiva y dedicar menos tiempo a hacerlo.
Si aún no lo ha hecho, asegúrese de echar un vistazo a nuestra lista de los mejores servicios de correo electrónico; Todos estos consejos serán más fáciles de implementar una vez que haya encontrado un cliente de correo electrónico que le resulte cómodo y fácil de usar.
1. Utilice el formato de texto a su favor.
Casi todos los correos electrónicos modernos se envían en HTML, lo que significa que puede aprovechar el formato para agregar énfasis o proporcionar claridad. Uso selectivo de negritaEl texto subrayado y en cursiva puede transmitir importancia, urgencia y relevancia.
Al utilizar el formato para llamar la atención sobre conceptos clave, su correo electrónico será más fácil de leery transmitir más información de un vistazo. Teniendo en cuenta que el trabajador de oficina promedio recibe más de 80 correos electrónicos por día, esto ayudará a que el suyo se destaque por ser claro y fácil de entender.
Nunca use LETRAS MAYÚSCULAS para enfatizar un punto; la gente lo encuentra desagradable e incluso grosero.
2. Agregue hipervínculos como un profesional
Es muy conveniente cuando alguien menciona un documento o un sitio web, y todo lo que tiene que hacer es hacer clic en la palabra clave en cuestión para verificar la fuente por sí mismo. Los hipervínculos son una excelente manera de hacer que sus correos electrónicos se vean más profesionales y serán muy apreciados por sus lectores.
También es otra razón por la que es importante optar por un buen programa de correo electrónico, aunque la mayoría de los que se basan en la web hoy en día, como Gmail, pueden manejar enlaces sin problemas. Si bien difiere de una aplicación a otra, Ctrl + K (Cmd + K para Mac) es una tecla de acceso rápido casi universal para agregar un hipervínculo. Si no funciona, simplemente consulte el menú Ayuda de su aplicación para obtener instrucciones.
3. Evite las fuentes inusuales o poco profesionales
Sí, esto incluye comic sans. Al elegir una fuente para sus correos electrónicos profesionales, quédese con los clásicos. Arial y Calibri, por ejemplo, son fáciles de leer, inmediatamente familiares y adecuados para entornos empresariales. Además, use la misma fuente en todas partes para una máxima legibilidad.
4. Tómate el tiempo para crear una firma profesional.
Algunas empresas tendrán pautas sobre qué incluir (o no) en tu firma, pero si no, tienes el espacio libre para construir una imagen profesional.
Agregar el logotipo de su empresa puede contribuir en gran medida a crear una apariencia refinada. Las aplicaciones de correo electrónico modernas deberían permitirle centrar su logotipo y escribir texto debajo o alinear el logotipo a la izquierda y el texto a la derecha. De cualquier manera, sus correos electrónicos se verán inmediatamente más profesionales y los lectores tendrán más facilidad para conectarlo con su empresa.
Además, cuando se trata de una firma de correo electrónico, menos es más. Cíñete a lo básico: tu nombre y cargo, número de teléfono y, si corresponde, íconos simples para las redes sociales. Marcas como Twitter, Facebook e Instagram tienen páginas de recursos con íconos que puede agregar a su firma, que se vincularán a su (s) perfil (s).
Alternativamente, hay una variedad de generadores de firmas, como WiseStamp, que lo ayudarán a construir una firma profesional en minutos.
5. Revise sus correos electrónicos
Este puede ser un hábito difícil de desarrollar, especialmente para aquellos de nosotros que escribimos 30 o 40 correos electrónicos al día, pero marcará una diferencia significativa en qué tan bien se comunica. Los errores ortográficos, los errores tipográficos y la gramática incorrecta harán que su correo electrónico (y usted, por extensión) parezca menos profesional.
No dude en buscar una buena gramática y ayuda para la escritura. Grammarly, por ejemplo, es una extensión de navegador que muchos encuentran útil para detectar tales errores. Sin embargo, tenga cuidado de no depender únicamente de ayudas de escritura automáticas. Aún debe revisar su correo electrónico de principio a fin.
6. Evite las pelusas y el relleno
Como usted, la mayoría de las personas tienen un flujo interminable de correos electrónicos entrantes. Aparte de un saludo simple y un cierre cortés, mantenga las cosas lo más directas y simples posible. Preste especial atención a las repeticiones, las oraciones continuas y el relleno.
Escribir un correo electrónico no es como hablar: el texto permanece en la pantalla, accesible para sus lectores en cualquier momento. No es necesario mencionar algo más de una vez ni hacer varias referencias al mismo producto o concepto.
Como se discutió, usando formateo para énfasis e hipervínculos a documentos de referencia, puede simplificar enormemente su texto para un correo electrónico más efectivo.
Resumen
Escribir buenos correos electrónicos de negocios no debería ser estresante ni consumir mucho tiempo, aunque sí requiere práctica. Estos seis sencillos consejos le ayudarán a crear correos electrónicos que sean más claros y fáciles de leer y comprender, y que tengan una apariencia más profesional.
La elaboración de correos electrónicos profesionales con confianza y de manera oportuna es una habilidad que se puede aprender y mejorar como cualquier otra. Hay muchos recursos disponibles en línea, incluidas plantillas de correo electrónico gratuitas para usar como inspiración y que pueden facilitar la tarea.
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