El tiempo es dinero, como dice el adagio, y ese sería el lema de su escudo de armas si Hubstaff tuviera uno.
Y, según el sitio web de Hubstaff, este negocio tiene, hoy, ingresos mensuales recurrentes de 499 mil dólares y más de 4300 clientes.
En este sector, esos son números modestos, pero Hubstaff está creciendo con tres productos diferentes disponibles.
Estos son;
- Tarea Hubstaff: una herramienta de gestión de proyectos
- Talento de Hubstaff: para encontrar personas con talento en todo el mundo
- Hubstaff: una herramienta de seguimiento y vigilancia del tiempo
Es la aplicación de seguimiento del tiempo que revisaremos hoy, una solución que adopta un enfoque radicalmente diferente para supervisar al personal que podría trabajar para su empresa.
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Características
El enfoque adoptado por Hubstaff no es uno que hayan adoptado muchos proveedores de vigilancia y, por lo tanto, es muy adecuado para algunos modelos comerciales y menos apropiado para otros.
Lo que ofrece Hubstaff es una solución de seguimiento simple que se vincula automáticamente a la nómina, lo que permite que se pague al personal directamente por el tiempo de trabajo en lugar de cualquier otra métrica.
Según Hubstaff, la solución está destinada a brindar un monitoreo del trabajo sin estrés, donde los administradores pueden obtener una descripción general rápida de dónde se encuentran los empleados en cualquier proyecto a través de capturas de pantalla, uso de aplicaciones, sitios web visitados y ubicación GPS.
No se incluye un keylogger, porque Hubstaff no es ese tipo de producto de seguimiento.
Monitoreará si se usa el teclado y el mouse se mueve, pero ese es el límite de lo invasivo que se vuelve.
La gestión del tiempo en el sistema se puede realizar de dos formas diferentes, dependiendo de cómo desee registrar el tiempo en proyectos o tareas.
Se puede hacer una hoja de tiempo manual simple que describa las horas de trabajo, y luego el personal designa las partes en las que trabajó y cómo se asignó este tiempo.
Si esto suena como una herramienta de gestión de proyectos, entonces es un poco, pero no puede ingresar eventos futuros para desbloquear ese potencial.
Alternativamente, Hubstaff tiene una aplicación que se puede instalar en una computadora o dispositivo móvil llamada "cronómetro" que el trabajador puede activar para indicar que está comenzando a trabajar y luego hacer clic nuevamente para salir del reloj.
Dependiendo de cómo pases el día, esto podría funcionar bien o ser muy molesto. Porque si está en medio de trabajar en el Proyecto A y el líder del Proyecto B te llama, debes detenerte y luego iniciar el cronómetro nuevamente, y luego repetirlo cuando termine la llamada.
Para una persona ocupada que trabaja con varios proyectos y cambia rápidamente entre ellos, esto podría convertirse en una pesadilla, ya que se olvida de hacer clic en el botón y el tiempo se asigna al proyecto equivocado, o está trabajando de forma gratuita.
Las situaciones en las que esta solución es más aplicable son aquellas en las que los trabajadores operan desde casa o son móviles, como los representantes de ventas y los trabajadores de entrega.
También podría ser adecuado para televentas desde el hogar y proyectos distribuidos que impliquen el trabajo de parcelación para muchos contribuyentes. Contabilidad, desarrollo de software, generación de leads, todo esto sería adecuado.
Lo que esto no se presta a proporcionar es evidencia legal contra un empleado, advertencias de que se han copiado datos confidenciales en una llave USB o que un trabajador está abusando de otro al usar su computadora.
Un punto de venta único de esta solución son sus integraciones con otras aplicaciones. Éstas incluyen; GitHub, Jira, Zoho Projects, FreshBooks, QuickBooks (Windows y en línea), Salesforce, Freshdesk, Zendesk y otros.
Con algunas de estas integraciones, no es necesario que el personal de contabilidad tenga horas de trabajo clave en el sistema de nómina, ya que las horas de trabajo se pueden vincular automáticamente a los registros de los empleados en FreshBooks o QuickBooks, por ejemplo.
Aquí se asume que los empleados comprenden a Hubstaff lo suficientemente bien como para no estropear su propio salario, pero ofrece la posibilidad de simplificar un modelo de trabajo flexible con cuentas.
Interfaz
La interfaz de Hubstaff utiliza el enfoque probado y comprobado de segmentar la pantalla para mantener los menús a la izquierda y el panel de contenido expandible a la derecha.
Este diseño funciona especialmente bien con pantallas de mayor resolución, ya que el panel de contenido se expande para mostrar más por definición.
Nuestra única crítica a la interfaz es que usa demasiado espacio para verse atractiva y podría mostrar más datos si los diseñadores no estuvieran enamorados de los espacios en blanco en todas partes.
Sin embargo, una presentación más comprimida puede resultar más desalentadora para los nuevos usuarios y el diseño actual es muy accesible.
Seguridad
La seguridad de Hubstaff se ve reforzada por el uso de Amazon AWS como repositorio de imágenes de pantalla capturadas. Este servicio se considera razonablemente seguro y tiene una reputación de alta disponibilidad.
Sin embargo, el acceso al sistema se controla solo mediante una dirección de correo electrónico y una contraseña, y Husbstaff no incluye autenticación de dos factores ni ninguna otra metodología de verificación externa.
Si considera que, si este sistema fuera pirateado, podría tener implicaciones para los salarios de los empleados, la seguridad de la interfaz web no es tan sólida como preferiríamos.
La única gracia salvadora es que los sistemas de pago, como Paypal, requieren autenticaciones independientes para conectarlos o mantener las credenciales existentes.
Planes y precios
Hubstaff tiene cuatro planes si incluye la opción gratuita de usuario único. Las tres opciones pagas se llaman Básico, Premium y Enterprise, y cuestan $ 7, $ 10 y $ 20 por usuario por mes con características adicionales agregadas en cada nivel.
Estos precios se basan en contratos mensuales, y estos costos se pueden reducir a $ 5, 8 $ y $ 16 para los que estén dispuestos a pagar anualmente. Aunque también necesita saber que el número mínimo de usuarios es dos, por lo que el gasto más bajo es el doble de estos montos independientemente de cómo pague.
Lo que ofrecen los dos niveles superiores, Premium y Enterprise es un mecanismo completo para vincular la actividad de los empleados con el pago y la facturación. Y Enterprise lleva esta funcionalidad un paso más allá con el seguimiento de flotas y una cuenta de conserjería.
Lo que estos costos no tienen en cuenta es cualquier costo deslizante por volumen, aunque estamos seguros de que Hubstaff estaría interesado en discutir los precios de las cuentas de gran volumen.
El número máximo de usuarios que admite cualquier plan es actualmente 350.
En cuanto al producto, es un enfoque curiosamente extraño de la administración del tiempo, donde el énfasis está en intentar que los trabajadores se administren a sí mismos registrando lo que hacen para que puedan ser comparados negativa o positivamente con sus compañeros de trabajo.
Hubstaff intenta argumentar que esto no es invasivo ni corrosivo para la confianza de los empleados en su Blog, aunque vale la pena señalar que no todos los que optaron por comentar esas publicaciones estuvieron de acuerdo con su visión positiva de este escenario.
En los recursos del sitio web de Hubstaff hay varios documentos que analizan el posible impacto negativo en los empleados y las implicaciones legales del personal de supervisión.
Lamentablemente, estos documentos tienen una opinión sobre el tema, se basan en los EE. UU. Y no tienen en cuenta la ley, el cumplimiento y las restricciones aplicadas en otros lugares.
Dicen consultar a un abogado antes de implementar un sistema, y apoyamos plenamente esa sugerencia.
Hubstaff parece tener la intención de avergonzar a los empleados para facturar a sus empleadores solo por el tiempo que están 100% ocupados con el trabajo y alentarlos a hacer que todas las demás actividades sean tiempo personal que no esté en su hoja de tiempo.
Lo que le falta a este enfoque son controles razonables sobre hasta dónde se puede llegar y cuán opresivo es el régimen que podría engendrar. Uno en el que limita el tiempo que lee algo en la pantalla porque el trabajador que está a su lado se percibe como más productivo.
El personal experimentado que completa sus asignaciones rápidamente estará mucho menos estresado por este sistema que un nuevo trabajador que no tiene sus conocimientos, lo que fomenta una mentalidad de hundirse o nadar que, en última instancia, conduce a una mayor rotación de personal.
Veredicto final
Al igual que con muchas herramientas de vigilancia, la expectativa debe ser que Hubstaff aumente la productividad de todo el personal y ayude a eliminar a aquellos que son menos productivos.
Depende de un cliente potencial decidir si vale la pena pagar el precio por lograr esas mejoras, tanto en costos de licencia como en la moral del personal.
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