Se ha invertido mucho esfuerzo en Microsoft Teams, ya que la compañía lo ve como el componente crítico en su funcionalidad groupware, permitiendo a los usuarios combinar sus esfuerzos a través de un centro de comunicaciones central seguro de manera creativa.
Para lograr este objetivo, Teams toma cuatro funciones comerciales esenciales y las combina en una única plataforma unificada. Estos incluyen mensajería, coordinación de reuniones, llamadas de voz y / o video y, finalmente, se integra a Microsoft Office 365 junto con otras herramientas críticas para el negocio que utiliza para respaldar su negocio.
Por lo tanto, puede comunicarse con individuos o grupos, coordinar reuniones y actividades, tener un registro de todas las comunicaciones y colaborar en documentos, todo dentro del flujo de trabajo de Teams.
Comencemos con Teams y veamos exactamente cómo lo usa.
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1. Equipos de lanzamiento
Los equipos se pueden usar en una computadora directamente desde un navegador, en dispositivos móviles (Android e iOS) o mediante aplicaciones de escritorio para PC y Mac.
Pero para este tutorial, usaremos la versión del navegador. Dado que contiene la misma funcionalidad y diseño que la aplicación instalable.
Para usar Teams, diríjase a esta ubicación web https://teams.microsoft.com/start
Aquí lo invitará a "Registrarse gratis", y la única limitación es que ya debe tener, o crear en este momento, una cuenta de Microsoft.
Si ya usa la versión empresarial de Microsoft Office 365, también debería ver Teams como una de las aplicaciones estándar en el área de trabajo de Office.
Una vez que haya proporcionado una cuenta de Microsoft y una contraseña, se le pedirá que diga en qué entorno utilizará Teams con las posibles opciones en una escuela, con amigos y familiares o en una empresa. Cada opción personaliza ligeramente los equipos para esos perfiles, pero la tecnología subyacente es la misma.
Para este ejercicio, elegimos la opción "Para el trabajo" como nuestra opción predeterminada.
Con una cuenta en su lugar y Teams configurados para cómo la usará, la versión web le ofrecerá una aplicación de escritorio si hay una disponible para el sistema operativo en su computadora. No es necesario instalarlo, pero algunos usuarios están más contentos con las aplicaciones instalables que no dependen del navegador.
Nuestro primer trabajo es crear nuestro primer equipo. Hagámoslo ahora.
2. Crea un equipo
La estructura central de Teams es, como era de esperar, el "equipo".
Para crear o unirse a un equipo, haga clic en la sección Equipo de la barra lateral y luego etiquete en la parte inferior izquierda de la aplicación, donde dice "Únase o cree un equipo". Si ya existen equipos públicos, verá aquellos presentados para hacer clic, o puede ingresar un código para unirse a un equipo privado.
En nuestro ejemplo, ninguno de ellos está disponible todavía. Solo tenemos la opción de "Crear un equipo".
Para aquellas empresas que ya tienen grupos de Office 365, estos se pueden utilizar como una forma rápida de crear un equipo con miembros adjuntos, pero crearemos uno desde cero seleccionando esa opción desde la primera entrada.
Luego, puede decidir si el equipo es público, privado o para toda la organización. Cualquiera puede unirse a un equipo público, el privado es solo por invitación y toda la organización agrega automáticamente a todos en la empresa.
Luego puedes decidir cómo se llamará el equipo, darle una descripción y confirmar de qué tipo es. Si tiene un equipo privado que luego decide que debe ser público o para toda la organización, entonces, como creador del equipo, puede cambiarlo más tarde, si lo desea.
Pero, para que Teams sea útil, debe contener más que solo su nombre y detalles, necesita los de los otros miembros del equipo. Agreguemos los siguientes.
3. Agregar miembros del equipo
Hay numerosas formas de agregar personas a Teams, pero la más sencilla es enviarles un vínculo de correo electrónico que los inscriba una vez que hagan clic en él. O simplemente puede agregar su dirección de correo electrónico directamente en Teams.
También puede importar nombres y direcciones de correo electrónico de otras aplicaciones que contienen estos datos, como Outlook, Personas u otro repositorio de contactos.
Una vez que un equipo tiene algunas personas asociadas, aparecerá en la lista Equipo y podrá revisar sus miembros y cualquier actividad.
De forma predeterminada, solo tiene un tema de discusión "General". En Teams, estas subsecciones de un equipo se denominan Canales, y ahora agregaremos uno de estos y comenzaremos una conversación.
4. Agrega un canal
La información requerida para un canal es como un equipo. Tiene título, descripción y puedes decir si es estándar o privado. La última opción es muy útil si desea iniciar una conversación privada con otro miembro del equipo, pero evitar que otros la vean.
Una vez creado el canal, puede agregar publicaciones, cargar archivos e interactuar con otros miembros del equipo.
Creamos un canal llamado "Aventuras navideñas" y luego agregamos algunas páginas web y una breve publicación sobre el canal. Cada miembro con acceso a ese canal puede recibir una alerta si se publican nuevos contenidos, y también puede referirse a las personas en las publicaciones colocando una @ y luego sus nombres.
5. Canal de conversaciones
Charlar en un canal no es como un chat normal en el que lo que se dice es exclusivamente entre dos partes, es más como una discusión en voz alta en una oficina abierta.
En nuestro ejemplo, el miembro del equipo Zen está hablando con Mark, el mensaje se envía a Mark, pero todos los demás pueden ver la conversación. Aunque, solo Mark recibe una alerta de que él es el centro de un comentario. Este enfoque permite que varias personas reciban alertas mediante un mensaje y que todos estén al tanto de lo que se dijo, si tienen Teams abiertos o si las alertas están habilitadas.
Curiosamente, incluso si no te mencionan, puedes responder a la publicación de un canal, tal vez para decir "Mark está fuera, ¿tal vez se olvidó de tu reunión?".
6. Tiempo de chat de video
En la parte inferior del panel del lado derecho hay una línea de íconos que permiten que las conversaciones tengan un contenido más rico que solo palabras, y junto a ellos, el ícono más importante en Meet.
Parecido a una cámara de video, el ícono tiene la etiqueta "Reunirse ahora", si pasa el puntero sobre él, e inicia una reunión con video de manera predeterminada.
Una vez que haya hecho clic en él, se le dará la opción de deshabilitar el video, si lo prefiere, y también asignar un tema a la reunión. Una vez que haya tomado esas decisiones, puede hacer clic en "Reunirse ahora" e iniciar la reunión, incluso si en ese momento es el único que asiste.
Con la Reunión en marcha, debería poder verse a sí mismo, y también ver un pequeño panel de control que le permite silenciar el sonido, deshabilitar el video, distribuir archivos a los asistentes, mostrar el chat y también ver quién asiste.
También puede compartir su escritorio o usar una función de pizarra para anotar una imagen o presentación que podría estar discutiendo.
7. Gestión de canales
Si se une a un canal y, por cualquier motivo, decide que no contiene nada relevante para usted, puede eliminar el canal. Pero tenga en cuenta que se eliminarán todas las conversaciones, registros de reuniones y cualquier otra cosa que tenga que ver con ese canal, y usted cambia de opinión y lo recupera.
La única excepción para borrar es que cualquier archivo adjunto se conservará en Sharepoint, incluso después de que se haya eliminado el canal.
Obviamente, si elimina un canal creado para una reunión que no sucedió o un proyecto que nunca comenzó, está bien. Pero tenga cuidado al eliminar los canales que pueda necesitar en algún momento, incluso si no es de inmediato.
8. Añadiendo más funciones
La versión de Teams que presentamos es la funcionalidad principal de este producto, pero puede agregar todo tipo de funciones e integraciones a Teams según los productos que utilice en el lugar de trabajo.
Un buen ejemplo de esta extensibilidad es que muchas empresas ejecutarán Office 365 con un calendario basado en la nube, y las que lo hagan verán un icono adicional a la izquierda "Reuniones". Esto permite programar reuniones en el futuro y mantiene a todos informados si el evento se mueve o se cancela posteriormente.
Microsoft Teams también proporciona conexiones a una amplia gama de productos comerciales de terceros como KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote y muchos más. Si se toma en serio el uso de Teams, vale la pena hablar con su personal de TI sobre las funciones adicionales que puede habilitar con Microsoft Teams.
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