Cualquiera que haya trabajado en una oficina probablemente haya interactuado con una herramienta de Adobe. Lo más probable es que haya abierto un PDF con Adobe Acrobat Reader y se haya preguntado cómo, dónde y por qué ese documento se convirtió en PDF. Esto se debe a que durante más de 20 años los creadores de documentos utilizaron principalmente archivos PDF para difundir una combinación de imágenes y texto a terceros para su visualización pasiva.
Hoy en día, gracias a las herramientas de colaboración en la nube como Google Docs y Microsoft OneDrive, es más probable que nunca que los usuarios comerciales tengan acceso administrativo a los documentos en los que deben proporcionar información, ediciones y firmas.
Hasta hace poco, realizar estos cambios en las herramientas de Adobe requería una suscripción a Acrobat, desde la cual descargaba un documento a su unidad local en un escritorio, donde realizaba cambios. Luego, se le pedirá que envíe por correo electrónico la versión editada del documento a sus colegas. Olvídese de realizar ediciones o crear documentos en dispositivos móviles.
La herramienta más nueva de Adobe, Adobe Document Cloud (gratis con su suscripción mensual de Acrobat de $ 14.99, £ 13.33, AU $ 14.99), resuelve estos problemas y más. Document Cloud le permite tomar una foto de un documento, guardarlo en la nube como PDF, editarlo, firmarlo y protegerlo con contraseña, todo desde un dispositivo móvil. Construido con una interfaz de usuario táctil, herramientas de imágenes de Photoshop, un Adobe Acrobat renovado y tecnología Adobe eSign, Document Cloud es un sueño hecho realidad para los usuarios comerciales. Como la mayoría de las herramientas de Adobe, está disponible en una versión gratuita de Reader, una versión estándar y una versión Pro que puede actualizar por $ 9.99 adicionales (aproximadamente £ 6.33, AU $ 13.08) por mes.
- Descubra el mejor software de gestión de documentos
Diseño
Si está buscando una interfaz de usuario de vanguardia, ha venido al lugar equivocado. Adobe Document Cloud es tan aburrido como puede ser una arquitectura de pantalla táctil. Diseñado con un fondo blanco y botones de colores pastel, Document Cloud no aparece de ninguna manera. Esto es cierto en entornos móviles y de escritorio.
No se preocupe. A pesar de su diseño poco atractivo, es un placer utilizar Document Cloud. En la pantalla de inicio del escritorio, se le proporciona una lista de documentos guardados en la aplicación. Una vez que haya seleccionado el documento con el que desea trabajar, se lo llevará a una pantalla que le brinda una vista de gran formato del documento en sí, y una barra de herramientas con opciones que incluyen convertir el documento en PDF, editar, exportar, comentar y firmar electrónicamente. Cada opción viene con su propio ícono colorido y una etiqueta de texto, por lo que no es tan confuso como Photoshop, en el que debe pasar el cursor sobre íconos abstractos para determinar en qué está a punto de hacer clic.
En la parte superior de la página, se le proporciona un botón de texto que le permite regresar a la página de inicio o ingresar al tesoro de herramientas de Adobe. También se le proporcionan botones de íconos grises y blancos que le permiten guardar el documento (localmente o en la nube), imprimir o buscar dentro.
Si hace clic en el botón de la herramienta, lo llevará a una página que presenta 27 opciones de íconos de texto e imagen: la veta madre de las herramientas de Document Cloud. Solo podrá acceder a los 27 si tiene una cuenta Pro, pero una cuenta estándar le permitirá editar y firmar, entre otras funciones básicas.
Una pequeña característica agradable que Adobe agregó a esta página es la capacidad de buscar dentro del conjunto de herramientas para encontrar opciones que lo ayuden a realizar una tarea determinada; por ejemplo, cuando escribo la palabra "texto", se me muestran las 11 herramientas que tienen la función de agregar y editar texto. Cuando escribo la palabra "firmar", se me muestran las tres herramientas que me permiten agregar o editar firmas.
El entorno móvil es mucho más básico. En la página de inicio, se muestra una lista de documentos disponibles, así como un cuadro de búsqueda donde puedo buscar dentro de los documentos para encontrar una frase determinada, y un icono de inicio rojo. Cuando hago clic en el ícono de inicio, tengo las siguientes opciones: comentar, crear PDF, exportar PDF, cámara a PDF y organizar páginas. También se me proporcionan botones de texto para acceder a mi cuenta o solicitar asistencia técnica.
