Con los ataques cibernéticos en aumento en todos los ámbitos, todos debemos estar cada vez más atentos a la protección de nuestros datos. Si dirige una empresa de impuestos, la responsabilidad de salvaguardar los datos de los contribuyentes del cliente también es de suma importancia. Durante la temporada de impuestos, los riesgos aumentan aún más a medida que las empresas y las empresas de impuestos comparten información mientras trabajan para lograr el tiempo de presentación de impuestos.
Esto, naturalmente, es de gran interés para los ciberdelincuentes a quienes les encantaría tener la oportunidad de obtener acceso tanto a los datos de su empresa de impuestos como a la información que tienen los clientes. Si logran infiltrarse en estos datos de los contribuyentes, pueden usarlos para presentar declaraciones de impuestos fraudulentas, además de causar serios efectos colaterales a su empresa tributaria y a su base de datos de clientes.
Por lo tanto, es fundamental garantizar que tanto las personas físicas como las empresas tributarias tengan medidas para ayudar a reducir la amenaza de los ciberdelincuentes. Para las personas, un paquete de protección contra el robo de identidad es una gran idea.
Para las empresas de impuestos, hay algunos pasos que se pueden tomar, muchos de los cuales son relativamente sencillos y no involucran más que cantidades liberales de sentido común. Sin embargo, para un conjunto más sólido de medidas preventivas, querrá contar con la ayuda de una solución más completa, cuyas opciones exploraremos a continuación.
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Amenazas de piratería
Cualquiera puede ser víctima de un delito cibernético y eso no solo incluye a las personas en casa que presentan declaraciones de impuestos electrónicamente en sus computadoras portátiles, computadoras o teléfonos inteligentes. Las noticias llevan titulares regulares sobre violaciones de seguridad en las grandes empresas, a menudo con el resultado de que los datos de los clientes se ponen en riesgo. Podría ser simplemente una dirección de correo electrónico que se pierde, aunque las infracciones más graves pueden involucrar cosas como detalles de la dirección, números de tarjetas de crédito y, peor aún, números de Seguro Social comprometidos.
Si dirige una empresa de impuestos, la responsabilidad es considerable, lo que significa que debe asegurarse de tener todas las medidas establecidas para proteger los datos del cliente. Existe documentación útil proporcionada por el IRS que puede ayudar a delinear las responsabilidades clave y las salvaguardas que se deben implementar para ayudar a combatir este problema. Con el título Safeguarding Taxpayer Data, es una guía práctica que describe las medidas que debe tomar su empresa de impuestos.
Si su empresa maneja una gran cantidad de trabajo de presentación electrónica cuando se trata de declaraciones de impuestos sobre la renta de las personas físicas, esta es una buena lectura. Elaborar un plan de acción y las mejores medidas preventivas a tomar sin duda ayudará a su empresa tributaria a proteger los datos de los clientes de manera más efectiva.
Software de seguridad
No importa qué tan bueno sea el software de seguridad, hay ciberdelincuentes que parecen capaces de ir un paso por delante del juego. Sin embargo, si dirige una empresa de impuestos, ignorar la amenaza y no preocuparse en absoluto por el software de seguridad no es una gran idea. Si invierte en software antivirus y cortafuegos, definitivamente estará en un lugar mejor que no tener nada en absoluto.
Los paquetes de seguridad basados en suscripción también se actualizan constantemente, lo que significa que es de esperar que cualquier nueva amenaza se detenga antes de que los ciberdelincuentes puedan acceder a los datos de sus clientes. Tener tantos obstáculos para detener a los ciberdelincuentes y evitar que los estafadores de robo de identidad se apoderen de los detalles de los clientes, que pueden incluir su importante número de Seguro Social, es vital, por lo que es prudente elegir el mejor disponible.
Si bien muchos paquetes de software de seguridad y firewall se actualizan dinámicamente, vale la pena estar al tanto de lo que hace su suscripción. También asegúrese de evitar que todo caduque, como el vencimiento de una cuenta de suscripción. Mientras revisa la configuración de su software de seguridad, también es una buena medida intentar obtener un mejor software de cifrado de unidades, si aún no lo tiene, para cubrir otras bases en los arreglos de red de su firma de impuestos.
Protección de Datos
Si está dirigiendo una empresa de impuestos, es muy probable que necesite tener una cantidad considerable de datos almacenados dentro de la empresa. Como a menudo también se informa con frecuencia, los casos en que los datos almacenados se ven comprometidos son bastante comunes, con muchos sistemas pirateados por fuentes externas. Eso significa que debe tomar medidas para asegurarse de que todos los datos de sus clientes, así como también la información interna de la firma de impuestos, estén encriptados.
Cada vez más, las empresas están haciendo uso de las diferentes opciones que ofrecen los servidores externos y los sistemas de respaldo basados en la nube. Muchos de ellos tienen medidas de seguridad mucho mejores que las que quizás pueda esperar tener una empresa independiente. Vale la pena revisar sus opciones cuando se trata de uno de los mejores sistemas de respaldo basados en la nube, ya que a menudo son sorprendentemente asequibles.
Si se cambia a una configuración basada en la nube, asegúrese de ser sensato cuando se trata de retirar unidades antiguas. Cualquier hardware que se haya utilizado dentro de su empresa de impuestos deberá limpiarse; asegúrese de que se haya realizado una copia de seguridad de los datos almacenados en las unidades de antemano. Si bien una pieza de hardware obsoleta como una unidad antigua puede no parecer de gran interés para nadie, los ciberdelincuentes pueden encontrarla extremadamente útil. Así que asegúrese de dedicar tiempo a hacer ilegibles estas unidades antiguas.
Monitorear el movimiento
No importa cuán grande o pequeña sea su empresa de impuestos, existe una necesidad constante de monitorear la actividad dentro de las cuentas de sus clientes. Mantener un control sobre cualquier cosa que no se vea o no parezca correcta es vital. Una de las ayudas más útiles para hacer esto es hacer uso del número de identificación de presentación electrónica, o EFIN, que el IRS emite a las personas y empresas que han sido aprobadas como proveedores autorizados de archivos electrónicos por el servicio de impuestos internos.
Deberá proteger de cerca la cantidad de declaraciones de impuestos que se presentan dentro de su empresa, lo que se puede hacer con la ayuda de EFIN. Esto debería permitir un monitoreo mucho más fácil y permitirle detectar cualquier actividad de devolución fraudulenta porque debe incluirse con todo el material de devolución electrónica que se proporciona al IRS.
Sin embargo, si bien el sistema que tiene el IRS es bueno, puede ayudar a la causa siendo diligente y asegurándose de que su firma de impuestos esté haciendo todo lo posible para proteger los datos de los clientes. Esté atento a los signos reveladores de actividad fraudulenta y amenazas de los ciberdelincuentes, como devoluciones rechazadas, avisos relacionados con devoluciones de clientes que aún no se han presentado u otras irregularidades que podrían y deberían hacer sonar esas alarmas.
Denuncia de fraude
Si encuentra algo desagradable o descubre algo que es descaradamente fraudulento, el siguiente paso es actuar lo más rápido posible. Para los gustos de infracciones relacionadas con los impuestos, querrá ponerse en contacto con el IRS de inmediato, haciéndoles saber los detalles. Si utiliza los servicios de otras empresas para ayudar a proteger los datos de sus clientes, también querrá hacérselo saber.
Sin embargo, mientras todo esto está sucediendo, también es vital recordar cómo proteger la información confidencial de su cliente, así que asegúrese de no compartir nada con nadie más que con el IRS. Incluso si utiliza la ayuda de profesionales de seguridad y TI externos, es aconsejable mantener el círculo de personas involucradas en cualquier investigación lo más pequeño posible.
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