Smartsheet no es la típica plataforma de gestión de proyectos. En cambio, es un software de hoja de cálculo similar a Excel que permite presentaciones de datos complejas. Si bien la plataforma puede desbloquear una gran cantidad de flexibilidad para su negocio, se necesita un gerente que realmente ame las hojas de cálculo para aprovechar al máximo este software. Smartsheet no es especialmente fácil de usar y carece del diseño intuitivo de muchos de sus competidores dedicados a la gestión de proyectos.
Planes y precios
Smartsheet tiene dos niveles de planes para pequeñas empresas y dos opciones de planes personalizados para medianas y grandes empresas.
El plan individual cuesta $ 19 por usuario por mes o $ 168 por usuario por año si se paga anualmente. Esto incluye muchas de las funciones de Smartsheet, pero deja de lado la capacidad de realizar un seguimiento del progreso y administrar a los usuarios en un equipo.
El plan de negocios cuesta $ 32 por usuario por mes o $ 300 por usuario por año si se paga anualmente. Esto agrega la función Registro de actividad, administración de grupos, paneles personalizados e informes. Tenga en cuenta que el plan empresarial requiere que adquiera un mínimo de tres licencias.
Los planes Enterprise y Premier están diseñados para empresas más grandes que necesitan funciones avanzadas de administración y gestión de usuarios. El plan Premier incluye varias aplicaciones premium de Smartsheet, así como soporte para integrarse con Salesforce y Microsoft Dynamics. Deberá comunicarse con Smartsheet para obtener información sobre los precios de estos planes.
Características
Smartsheet se parece mucho más a Microsoft Excel en sus características e interfaz que a la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos dedicadas. Puede hacer casi cualquier cosa con Smartsheet que haría con una hoja de cálculo tradicional, incluido el seguimiento de gastos y presupuestos y la creación de formularios. La principal diferencia es que Smartsheet ofrece plantillas y una gran variedad de herramientas de formato para que la plataforma funcione mejor en un entorno empresarial.
Por ejemplo, Smartsheet le permite crear menús desplegables dentro de las celdas para que pueda acceder rápidamente a contactos, eventos del calendario, miembros del equipo o tareas activas. El uso de múltiples menús desplegables le permite crear rápida y simplemente una lista de verificación de tareas para un proyecto, asignar miembros del equipo a cada tarea y establecer fechas límite. La ventaja de Smartsheet sobre otras plataformas de administración de proyectos es que tiene un potencial esencialmente ilimitado para agregar campos personalizados a cada tarea.
Lo bueno de Smartsheet para la administración de tareas es que puede arrastrar tareas dentro de sus hojas de cálculo. Por lo tanto, puede crear una jerarquía de subtareas o mover elementos a una columna "Listo" según cómo prefiera organizar su flujo de trabajo. Además, el software le permite definir fácilmente el formato condicional, de modo que pueda, por ejemplo, resaltar cualquier tarea con una fecha límite en las próximas dos semanas.
La otra forma en que Smartsheet puede ser muy útil es si lo usa para crear hojas de cálculo híbridas. Smartsheet tiene plantillas para el presupuesto de proyectos, los gastos y el seguimiento del tiempo. Puede basarse en esas plantillas para ver qué miembros del equipo están asignados a qué proyecto dentro de una hoja de gastos. O integre un informe de gastos directamente en una hoja de cálculo del cronograma del proyecto.
Automatización del flujo de trabajo
Una de las características interesantes que ofrece Smartsheet son los flujos de trabajo, que le permiten automatizar algunas de sus hojas de cálculo. En particular, los flujos de trabajo le permiten utilizar datos para activar eventos adicionales en sus hojas. Por lo tanto, puede hacer que los nuevos usuarios se asignen automáticamente a un proyecto cuando una determinada tarea se marca como completada o activar alertas por correo electrónico cuando se alcanza un hito específico o un límite de gastos.
Integración de aplicaciones
Smartsheet tiene una gran capacidad para integrar software adicional. Como es de esperar, la plataforma funciona desde el primer momento con la mayoría de los principales proveedores de almacenamiento en la nube y Google Apps. También hay un mercado de aplicaciones de Smartsheet donde encontrará nuevas plantillas de hojas de cálculo, integraciones con un solo clic y complementos premium. Si no puede encontrar la integración que necesita, puede acceder a la API de Smartsheet para desarrollar nuevas capacidades.
Interfaz y en uso
No debería sorprendernos que Smartsheet no sea la herramienta de gestión de proyectos más sencilla del mundo; después de todo, se basa completamente en hojas de cálculo. Si es un genio de Excel, las hojas de cálculo serán mucho más fáciles de aprender que si normalmente evita las hojas de cálculo tanto como sea posible. Sin embargo, existen algunas diferencias en las fórmulas y los diseños de menús, por lo que el software requiere una curva de aprendizaje para casi todos.
En particular, cuando comience, deberá averiguar qué plantillas funcionarán para su negocio. Las plantillas de la plataforma se clasifican según el área de negocio (por ejemplo, gestión de proyectos, ventas, marketing, TI, etc.). Pero también hay más plantillas para explorar en la tienda de aplicaciones de Smartsheet.
Smartsheet también tiene algunas deficiencias después de que se haya adaptado al software. Una de las principales es que no existe una manera fácil para que los colaboradores vean quién está trabajando en qué documento. Por lo tanto, si está trabajando en equipo, deberá pensar en una estrategia para evitar sobrescribir el trabajo en una sola hoja de cálculo de administración de tareas.
Además, aunque Smartsheet es un software basado en la nube, carece de una función de guardado automático continuo. La plataforma guardará su trabajo en intervalos, pero si desea que un cambio se transmita instantáneamente a los colaboradores en una hoja de cálculo, debe presionar el botón "Guardar".
Apoyo
Smartsheet tiene una biblioteca masiva de tutoriales en video para ayudarlo a orientarse en el software. También hay mucha documentación en línea para resolver los problemas más comunes.
Sin embargo, Smartsheet no ofrece asistencia directa al cliente. Solo puede comunicarse con la empresa a través de un sistema de tickets de soporte por correo electrónico, por lo que puede tomar un día hábil completo o más para obtener respuestas a cualquier pregunta.
La competencia
Smartsheet es más similar a AirTable, que también utiliza hojas de cálculo avanzadas para organizar proyectos y todos los demás aspectos de su negocio. AirTable es un poco menos costoso y ofrece una interfaz más fácil de usar, pero carece de la profundidad de funcionalidad que ofrece Smartsheet. En particular, AirTable no tiene herramientas para la automatización del flujo de trabajo y es mucho más difícil crear hojas de cálculo híbridas.
Veredicto final
Smartsheet es una herramienta de hoja de cálculo muy avanzada, aunque está lejos de ser el software más fácil de usar si todo lo que desea es la administración de proyectos. Si puede superar la empinada curva de aprendizaje, Smartsheet es lo suficientemente versátil como para crear hojas de cálculo híbridas de datos cruzados y permite flujos de trabajo automatizados. Sin embargo, la plataforma aún carece de algunas funciones básicas de colaboración, como la actualización automática en la nube.
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