Vivir en un mundo virtual ahora mismo no tiene por qué ser tan limitado. Si bien es cierto que muchos de nosotros nos aislamos y nos ponemos a trabajar usando una computadora portátil de negocios y un chat Zoom, hay formas de realizar un evento virtual para una reunión de negocios, una videoconferencia, una demostración de producto o incluso una fiesta de inauguración. Como líderes empresariales, no tenemos que preguntarnos si la gente se saltará del evento o incluso evitará asistir porque hay mejores opciones.
Afortunadamente, muchos de los principios y conceptos de un evento real en persona aún se aplican a la celebración de un evento virtual, hasta los refrigerios y el café y el tiempo para conocerse. Es una buena idea imitar un evento real tanto como sea posible para ayudar a las personas a sentirse cómodas y participar, y también para que se mantengan en el evento y no abandonen de repente.
Si bien puede haber algunos obstáculos técnicos, aún es posible interactuar con las masas de una manera que sea efectiva y productiva y conduzca al mismo nivel de éxito. La parte más importante de esto es ser intencional: darse cuenta de que las personas están preocupadas y estresadas por la pandemia mundial y que tienen muchas cosas compitiendo por su atención. Cuando hay un enfoque simplificado del evento, una comunicación constante y beneficios adicionales involucrados, descubrirá que las personas están igualmente interesadas y cautivas.
1. Comunica qué esperar
Uno de los pasos más importantes para cualquier evento es un remanente del mundo real. Cuanto más pueda comunicar sobre lo que puede esperar, utilizando una agenda, un sitio web con más detalles, correos electrónicos con actualizaciones sobre el horario y fotos de los que están hablando, mejor. Esto aprovecha la necesidad humana básica de estar "al tanto" de cualquier evento.
También ayuda a los participantes a saber si el evento será altamente estructurado y valdrá la pena, incluso si es "obligatorio" para ellos. (Evite el error de pensar que un evento obligatorio garantizará automáticamente el éxito). Un evento virtual ya se ve obstaculizado por el hecho de que un asistente puede tener un teléfono inteligente junto a él o incluso un televisor en casa y una consola de videojuegos. Si saben que habrá una discusión detallada y una toma de decisiones involucrada, dejarán el teléfono a un lado.
2. Utilice las funciones de eventos de Facebook
Hay algo casi mágico en el uso de las funciones de eventos de Facebook. Para empezar, en un entorno virtual donde todos están en una computadora portátil y usan Zoom para asistir, las características del evento en las redes sociales son oro puro. Hacen que todo parezca más oficial. Sin embargo, las características del evento también hacen mucho más que eso.
Debido a que todos estamos distraídos en estos días, con múltiples opciones en términos de cómo nos conectamos, las funciones del evento enviarán notificaciones como recordatorios y realizarán un seguimiento de quién asiste realmente y quién se salta. Estos datos pueden ayudarlo en cada reunión. Una vez que haya realizado un evento, podrá realizar un seguimiento del éxito y ponerse en contacto directamente con los que se saltaron. Y no subestime el valor de la presión de grupo. Las características del evento muestran a los asistentes potenciales quién más ha aceptado ser parte del evento.
3. Planifique un debate improvisado
Otra lección aprendida de los eventos del mundo real es permitir discusiones improvisadas. Existe la tentación de ponerse manos a la obra de inmediato, de meterse directamente en la agenda. Evite ese escenario. Nuevamente, estamos hablando de humanos distraídos que asisten en una computadora portátil. La mayoría de nosotros necesitamos un período de tiempo para adaptarnos a la extrañeza de asistir a un evento virtual, y nos gusta conocer a quienes asisten de una manera no estructurada.
Permita al menos 10 minutos o más para que las personas se pongan al día, conversen sobre el clima e incluso se desvíen hacia temas personales. A nadie le gusta asistir a una reunión donde hay una agenda fría y estéril y una cabeza parlante principal. Incluso en el mundo real, estos son eventos de los que las personas se saltan tan pronto como comienzan.
4. Haz tres veces más promoción
Para asegurarse de que un evento virtual sea un éxito, es importante recordárselo a los asistentes varias veces. Suponga que las personas están extremadamente distraídas, por lo que deberá promover el evento tres veces o más. Esto puede incluir el envío de correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de chat de redes sociales y otras invitaciones más allá de lo que normalmente haría. Comprender cómo las personas usan la comunicación digital, es decir, pasan rápidamente por encima de las cosas, significa que deberá comunicarse en exceso con ellos y tratar de captar su interés y atención.
Un consejo aquí es realizar un seguimiento del éxito de todas las invitaciones para cada evento. Si envía correos electrónicos, asegúrese de usar una herramienta que pueda rastrear si los asistentes potenciales abrieron y leyeron el mensaje. Si publica en las redes sociales, haga un seguimiento de los me gusta y las acciones. Esto le ayudará a mantenerse intencional sobre la frecuencia con la que se comunica sobre el evento y lo que ha funcionado o no en el pasado.
5. Fomente la hora del refrigerio y el café
¿Adivina qué? Una de las razones por las que asistimos a reuniones reales en persona es por los refrigerios gratuitos. Es la naturaleza humana. En un entorno virtual, esto puede ser un desafío, pero no imposible. Si decide celebrar una reunión de la empresa en unas pocas semanas y quiere que todos asistan, intente ofrecer incentivos similares. En el sitio web de gestión de eventos EventBrite, por ejemplo, puede crear una página de registro para sus empleados. Si lo completan y hacen clic en las opciones correctas durante el registro, ofrezca un código de promoción para una entrega gratuita de UberEats o un bagel gratis en un restaurante local, entregado para la reunión.
Supongamos que está planeando el lanzamiento de un nuevo producto: envíe a cada participante un código gratuito para un café en Starbucks que puedan usar para la reunión. Este concepto puede parecer de la vieja escuela y los empleados o asistentes pueden usar el código y no asistir a la reunión, pero al menos es un intento de imitar un incentivo del mundo real que realmente funciona.
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