Hoy en día, más personas trabajan desde casa que nunca, lo que significa que la importancia de un software de videoconferencia bueno y seguro se ha convertido en algo fundamental para el funcionamiento continuo de muchas empresas.
Con innumerables herramientas de videoconferencia para elegir (muchas de las cuales aparentemente aparecieron de la noche a la mañana), es sensato optar por un nombre confiable que tenga un historial probado en lo que respecta al software empresarial.
Si alguna vez ha trabajado de forma remota, es probable que haya oído hablar de LogMeIn. LogMeIn, uno de los nombres más confiables en software de acceso remoto, proporciona una variedad de herramientas basadas en la nube para conectividad remota, ofreciendo servicios de colaboración y administración de TI con control administrativo total.
Pero el acceso remoto a la computadora no es todo por lo que LogMeIn es conocido: la compañía con sede en Boston también es responsable de GoToMeeting, un paquete de software premium para organizar reuniones en línea, compartir escritorio y, por supuesto, videoconferencias.
Precios
Como GoToMeeting es un servicio premium, puede ofrecer a su empresa el tipo de seguridad y confiabilidad esenciales que quizás faltan en muchos otros servicios de videoconferencia gratuitos: ¡los invitados no invitados no deberían estar bombardeando su conferencia de GoToMeeting en el corto plazo!
Por supuesto, GoToMeeting ofrece una prueba gratuita de 14 días de sus servicios, lo que le permite experimentar lo que su software tiene para ofrecer sin tener que asumir ningún compromiso.
El plan Professional de GoToMeeting comienza en $ 12 / £ 9.50 / AU $ 17.33 por mes (con cargo anual) o puede pagar sobre la marcha mes a mes, aunque a un precio ligeramente más alto de $ 14 / £ 11 / AU $ 20.
El plan Profesional permite que un organizador organice reuniones con hasta 150 participantes. Los usuarios pueden unirse a una reunión desde su computadora o teléfono (ya sea a través de una aplicación dedicada o un navegador web) y no es necesario que tengan una cuenta de GoToMeeting propia.
El siguiente nivel es el plan de negocios, que simplemente aumenta la cantidad de participantes a 250 en total, con un precio anual que equivale a $ 16.00 / £ 12.67 / AU $ 23.08 por mes, o una tarifa mensual de pago por uso de $ 19 / £ 15 / AU $ 37.
Por supuesto, si su organización es más grande que eso, GoToMeeting también puede ofrecer un plan empresarial personalizado que permite hasta 3000 participantes, aunque tendrá que ponerse en contacto con el departamento de ventas de la empresa para obtener una cotización.
Entonces, sin más preámbulos, aquí está nuestra guía sobre cómo usar las videoconferencias de GoToMeeting.
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1. Conecte su cámara web
Si bien la gran mayoría de las computadoras portátiles tienen una cámara web incorporada, este no es el caso de la mayoría de las computadoras de escritorio (con la excepción de las PC todo en uno, como la iMac). Algunos monitores cuentan con cámaras integradas, pero es posible que necesite agregar una cámara web a su configuración. Afortunadamente, hay numerosas opciones disponibles, desde modelos de nivel de entrada más baratos hasta cámaras web de primer nivel que ofrecen una calidad de video fantástica. Para los propósitos de las videoconferencias relacionadas con la empresa, probablemente no necesitará nada demasiado sofisticado, solo una cámara compatible con Windows o Mac con una resolución razonable.
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2. Regístrese en GoToMeeting
Visite el sitio web de GoToMeeting y haga clic en el botón "Comenzar gratis" en la página de inicio para comenzar. Ingrese su nombre, dirección de correo electrónico comercial, cree una contraseña y luego haga una estimación del tamaño de su empresa (es decir, con cuántos participantes planea realizar una videoconferencia). Una vez que haya completado la información requerida y haga clic en 'Registrarse', simplemente debe esperar un momento para que llegue un correo electrónico de confirmación; debe hacer clic en el enlace de activación de la cuenta que contiene para comenzar su prueba.
3. Descargue el software GoToMeeting
Una vez que se haya registrado, se le pedirá que descargue el cliente de GoToMeeting. Para la versión de escritorio de la aplicación, diríjase al menú 'Recursos' en la parte superior de la página de inicio y haga clic en 'Descargar GoToMeeting'. Esto detectará automáticamente si eres un usuario de Windows o macOS y comenzará a descargar la versión adecuada. Alternativamente, también hay aplicaciones móviles para Android e iOS disponibles que usted o sus participantes pueden descargar desde la App Store de Apple o la Google Play Store.
4. Organiza una reunión
Una vez que haya completado la instalación de GoToMeeting, simplemente inicie el cliente e inicie sesión ingresando su dirección de correo electrónico y contraseña. El cliente de GoToMeeting le ofrecerá varias opciones de reunión. Primero está 'Reunirse ahora', que le permite crear instantáneamente una reunión a la que luego puede invitar a los participantes a unirse, lo que se puede hacer por correo electrónico o simplemente compartiendo la URL, la identificación o el nombre de la reunión de la sala de reuniones. Aparecerá una ventana de vista previa, que le permitirá ordenar y probar la configuración de su cámara, micrófono y altavoz antes de ingresar a una reunión. Si no desea compartir video o su voz, puede cambiar su cámara web y micrófono antes de ingresar a la conferencia. Cuando esté listo para comenzar su conferencia, haga clic en el botón 'Aceptar, estoy listo'.
5. Programe una reunión
Si bien la opción 'Reunirse ahora' es útil para ponerse al día rápidamente con una pequeña cantidad de miembros del equipo, es indudablemente preferible crear una reunión programada cuando se trata de grupos más grandes de participantes. Para hacer esto, abra el cliente de GoToMeeting y haga clic en 'Programar una reunión'. Desde aquí, puede establecer la hora y la fecha de su reunión, elegir si desea que la reunión sea un evento recurrente e incluso elegir coorganizadores de sus conferencias, que luego pueden invitar a sus propios participantes. Para mayor seguridad, también puede crear una contraseña para su reunión, que los participantes necesitarán para acceder a su videoconferencia. Alternativamente, también puede optar por programar sus reuniones a través de Outlook o Google Calendar, aunque es posible que no tenga tantas opciones de reuniones a su disposición.
6. Únase a una reunión
Hay varias formas de unirse a una reunión. Si recibe una invitación por correo electrónico o calendario a una reunión, solo debe hacer clic en el enlace que contiene para comenzar a participar. También puede ir al cliente de GoToMeeting y hacer clic en la opción 'Unirse' e ingresar el ID de la reunión o el nombre de la sala de reuniones que se ha compartido con usted. Puede elegir si desea conectarse mediante video, audio o ambos, al igual que cualquier otra persona involucrada en la reunión.
7. Charlando
Como muchas otras herramientas de videoconferencia, GoToMeeting presenta un chat que permite a los participantes enviar mensajes escritos. Simplemente haga clic en el icono de la burbuja de diálogo para acceder a la ventana de chat de su reunión. Aquí, puede elegir enviar mensajes a todo el grupo de participantes o enviar mensajes directos a usuarios individuales.
8. Grabación y uso compartido de pantalla
Si es el anfitrión de una reunión, puede hacer clic en el botón 'REC' en la parte superior de la ventana de GoToMeeting para grabar un video de la reunión. Otros participantes solo pueden iniciar la grabación con el permiso del anfitrión. Una vez que haya comenzado a grabar, GoToMeeting anunciará de manera audible a todos los participantes que la reunión se está grabando. Los anfitriones también pueden optar por compartir su pantalla completa o una aplicación con ventana específica con los participantes con fines de demostración haciendo clic en el botón "Pantalla" en la parte inferior de la pantalla de la reunión. Mientras está en el modo Compartir pantalla, GoToMeeting también permitirá que el anfitrión dibuje o anote en su pantalla.
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