Como puede decirle cualquier empresa que gestione varios vehículos, la gestión de flotas puede ser compleja y llevar mucho tiempo. Afortunadamente, tiene varias opciones cuando se trata de software de gestión de flotas (FMS), que pueden facilitar enormemente la tarea.
El software de administración de flotas está diseñado para ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia, reducir costos, administrar activos móviles en cualquier lugar y en cualquier momento, responder rápidamente a la demanda de los clientes y comprender mejor las tendencias comerciales. Para cumplir con estos objetivos, el mejor software de gestión de flotas realiza una variedad de funciones, incluido el rastreo por GPS y la adición y organización de activos de flotas.
El software de gestión de flotas adecuado también puede mejorar significativamente las operaciones diarias y el éxito financiero de su negocio. De hecho, según una encuesta del proveedor de FMS Teletrac, el 55% de los encuestados pudieron reducir costos y mantener los activos y los conductores más seguros gracias al monitoreo del conductor (32%), prevención de velocidad (26%) y monitoreo de fatiga (30%). ), todas las características comunes del software de gestión de flotas.
Si está buscando el mejor FMS para administrar sus activos móviles, nuestra guía completa lo ayudará a comprender mejor las funciones principales y a encontrar el proveedor y el plan que mejor se adapte a sus necesidades.
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¿Qué es el software de gestión de flotas?
Gestión de flotas: lo que necesita saber
El software de gestión de flotas (FMS) permite a las empresas gestionar, organizar y coordinar vehículos y otros activos móviles, como grúas o contenedores de carga. Esto es posible gracias a los rastreadores GPS, que se instalan en los vehículos y transmiten información de ubicación y otras métricas como la velocidad y el estado del motor.
FMS recopila y muestra esta información, lo que brinda a las empresas una imagen más clara de sus operaciones. Por lo tanto, las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre la mejor manera de enviar vehículos, organizar rutas, distribuir cargas, programar el mantenimiento y garantizar la seguridad del conductor.
FMS se utiliza en una amplia gama de industrias. Por ejemplo, ayuda a las aerolíneas a coordinar vuelos, a las empresas de taxis a despachar automóviles, a las empresas de construcción a realizar un seguimiento de los camiones, plataformas y grúas, a las empresas de alimentos y bebidas a trasladar alimentos de forma segura y rápida, a los gobiernos y a las escuelas a gestionar los autobuses y el transporte público. Si su empresa utiliza vehículos o activos móviles, es probable que sus operaciones se beneficien de utilizar el FMS adecuado.
¿Cuántos vehículos necesito tener antes de considerar FMS?
Las empresas con tan solo uno o dos vehículos han encontrado que FMS es útil, pero es muy probable que cualquier empresa con tres o más activos móviles obtenga beneficios. Esto se debe a que, a medida que aumenta el número de vehículos o activos, se vuelve exponencialmente más difícil coordinar una flota.
Si bien existe un costo asociado con FMS, también presenta una oportunidad importante para disminuir los gastos generales, aumentar la eficiencia y brindar un mejor servicio general a los clientes. La mayoría de los clientes de FMS descubren que los ahorros superan con creces el costo.
FMS también puede ayudarlo a garantizar que sus operaciones sean totalmente legales y cumplan con las regulaciones estatales y federales para la seguridad del conductor (ver más abajo).
Por último, invertir en FMS ahora facilitará la ampliación de sus operaciones en el futuro. Si el crecimiento es su objetivo y planea agregar más vehículos a su flota, se beneficiará de comenzar temprano con un buen FMS. Esto le permitirá implementar políticas desde el principio y comenzar a organizar sus operaciones en función de los datos de la flota.
Si obtengo FMS, ¿cumplo automáticamente con ELD?
Muchas soluciones FMS tienen funciones de cumplimiento de dispositivos de registro electrónico (ELD) incorporadas, pero eso no significa que todas sus operaciones satisfagan automáticamente las demandas del mandato más reciente de 2017. FMS puede ayudarlo a mantener, organizar y compartir registros de estado de servicio (RODS), pero también existen otras obligaciones. Por ejemplo, aún debe asegurarse de que las políticas se basen en la información de ELD y que tanto el personal como los gerentes las cumplan.
¿Qué rastreador GPS es el adecuado para mí?
La mayoría de los proveedores de FMS ofrecen una variedad de rastreadores. Los rastreadores de bajo costo transmitirán con menos frecuencia y son adecuados para vehículos que tienden a permanecer en un sitio determinado durante largos períodos de tiempo, como equipos de construcción, aunque estos vehículos también pueden beneficiarse de una carcasa más resistente e impermeabilización.
Los modelos más avanzados tendrán geofencing integrado y notificaciones de velocidad, útiles para empresas de taxis y reparto.
Aunque los rastreadores inalámbricos y que funcionan con baterías tienden a ser más costosos, son una buena opción para empresas con varios tipos de vehículos, ya que brindan una fácil interoperabilidad.
Costos de gestión de flotas
¿Cuánto cuesta el software de gestión de flotas?
Por lo general, paga el hardware por adelantado y el software mensualmente, aunque hay excepciones. Por ejemplo, algunos rastreadores GPS vienen gratis con una suscripción de un año.
Los rastreadores GPS generalmente comienzan en alrededor de $ 99 y suben hasta $ 399, según el proveedor. Por supuesto, no es necesario que obtenga el mismo rastreador para cada vehículo que posee, por lo que puede obtener una gama de rastreadores a diferentes costos para adaptarse a su flota y necesidades de rastreo.
En términos de software, debido a la complejidad de la gestión de flotas y los muchos elementos diferentes que se ofrecen, no es inusual que se le solicite ponerse en contacto con un representante para solicitar un presupuesto. Este es el caso de tres de los cinco proveedores siguientes, siendo las excepciones el seguimiento de flotas de EE. UU. Y el GPS Trackit.
Como regla general, FMS cuesta entre $ 20 y $ 30 por vehículo por mes, aunque hay algunos valores atípicos y los proveedores pueden estar abiertos a la negociación.
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Nuestro proceso de revisión
Cómo revisamos el software de gestión de flotas
Varios factores clave influyeron en nuestra decisión sobre qué proveedores de gestión de flotas incluir. Primero, analizamos los precios para tener una idea de qué proveedores son los mejores para qué presupuestos, según las diferentes funciones y rastreadores. Esto nos ayuda a brindarle el mejor ajuste posible para sus necesidades, sin romper el banco.
A continuación, comparamos características clave como optimización de rutas, perfiles de conductores y características de seguridad, pero también extras únicos y útiles, como la integración de la cámara del tablero, la geovalla y la administración del tiempo de los empleados para facilitar el procesamiento de la nómina.
Finalmente, analizamos qué tipo de soporte y servicio al cliente están disponibles. Esto incluyó ponerse en contacto de forma anónima con el soporte al usuario para tener una mejor idea del conocimiento, la rapidez y la amabilidad de los agentes de soporte al cliente.
Software de gestión de flotas de un vistazo
Tabla comparativa de software de gestión de flotas
En esta tabla comparamos las mejores soluciones de gestión de flotas en cinco áreas clave.
| Servicio de gestión de flotas | Costo de hardware | Costo del software | Basado en la nube | Velocidad de seguimiento | Apoyo |
|---|---|---|---|---|---|
| Samsara | $120+ | Proveedor de contacto | sí | 1 s | Teléfono y chat 24 horas al día, 7 días a la semana |
| Advanced Tracking Technologies, Inc. | Proveedor de contacto | Proveedor de contacto | No | 10 s | Teléfono: de lunes a viernes, de 8 a. M. A 5 p. M. (CST) |
| Seguimiento de la flota de EE. UU. | $0+ | $ 29.95 + por mes | sí | 5 o 10 | Teléfono y chat: de lunes a viernes de 7 a. M. A 7 p. M., Sáb. De 9 a. M. A 4 p. M. |
| Geotab | Proveedor de contacto | Proveedor de contacto | sí | 30 o 60 años | Basado en proveedores |
| Trackit GPS | Proveedor de contacto | $ 23.95 + por mes | sí | 1 s | Teléfono: 8 a. M. - 8 p. M., Los 7 días |
Revisiones de software de gestión de flotas
Mini revisiones de gestión de flotas
Samsara: lo mejor para integraciones
Basado en la nube: Sí | Velocidad de seguimiento: 1 s | Soporte: chat y teléfono 24 horas al día, 7 días a la semana
Desde su lanzamiento en 2015, Samsara se ha convertido rápidamente en un líder mundial en gestión de flotas, con más de 15.000 clientes. ¿Por qué? Una gama de rastreadores de alta calidad combinados con software mejorado por IA permite a los usuarios de Samsara el monitoreo de vehículos en tiempo real para mejorar la eficiencia de la ruta y análisis de seguimiento avanzados. Estas herramientas ayudan a los administradores de flotas a reducir todo, desde los costos hasta el tiempo de inactividad, mientras administran el estado y las operaciones de la flota.
El hardware varía entre $ 129 y $ 399, mientras que el software, aunque no se divulga en el sitio web, se ha informado que varía entre $ 13 y $ 30 por mes por parte de los clientes. Para comprender mejor cómo Samsara puede reducir sus costos, el sitio web ofrece una calculadora de ROI.
Los conductores se benefician de las sugerencias de rutas mejoradas, mientras que los administradores pueden monitorear fácilmente el comportamiento del conductor para minimizar las paradas no programadas, reducir el exceso de velocidad, coordinar la ayuda en caso de accidente o avería e incluso controlar el desperdicio de combustible. Todo esto es posible gracias a los extensos diagnósticos del vehículo en tiempo real.
Una de las mayores ventajas de Samsara es la gran cantidad de integraciones disponibles con hardware, que incluyen: dashcams, sensores inalámbricos y software de terceros. Elija entre nómina, gestión de relaciones con el cliente (CRM), software de gestión de transporte (TMS), planificación de rutas, software de gestión de inventario, tarjetas de combustible y más integraciones.
El soporte al cliente altamente calificado de Samsara está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por teléfono y chat en línea. Una base de conocimientos y preguntas frecuentes con videos aconseja consultas básicas para ayudarlo a comenzar.
Pros: Informes completos; Soluciones de seguimiento personalizables
Contras: Largos contratos de duración; Puede ser más caro que la competencia
Lea nuestra revisión completa de Samsara.
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Advanced Tracking Technologies, Inc.: lo mejor para empresas pequeñas y en crecimiento
Basado en la nube: No | Velocidad de seguimiento: 10 s | Soporte: de lunes a viernes de 8 a. M. A 5 p. M. (CST)
ATTI ofrece seguimiento de flotas por GPS estándar, con rastreadores tanto para vehículos comerciales como para activos móviles no tripulados como contenedores de envío. Se pueden generar varios informes utilizando el software intuitivo, lo que ayuda a reducir los costos de la flota y el consumo de combustible, mejorar la productividad y el enrutamiento, reducir las horas extraordinarias y administrar los programas de mantenimiento.
La unidad GPS Shadow Tracker® Vision III es relativamente fácil de instalar (aunque menos que los rastreadores inalámbricos de algunos competidores) e incluye actualizaciones de 10 segundos, batería interna y respaldo celular, y monitoreo integrado de la toma de fuerza (PTO) , lo que lo convierte en un excelente rastreador para activos móviles con sistemas hidráulicos u otras partes móviles.
De particular interés es la función Geofence, que permite a los usuarios designar un área de uso permitido y recibir alertas cuando los vehículos cruzan la cerca. Los administradores pueden dar un radio general o especificar formas para abarcar rutas de carreteras, puentes y más.
El soporte está disponible por teléfono o correo electrónico, de lunes a viernes de 8:00 a. M. A 5:00 p. M. (CST), aunque no existe una base de conocimientos o preguntas frecuentes en el sitio web.
Pros: Precios escalables por vehículo; Cercas geográficas dinámicas
Contras: Contratos largos; El servicio de atención al cliente ha recibido algunas críticas negativas
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Seguimiento de flotas de EE. UU.: Lo mejor para diversos activos de flotas
Basado en la nube: Sí | Velocidad de seguimiento: 5 o 10 segundos | Soporte: de lunes a viernes de 7 a. M. A 7 p. M.; Sábados de 9 a. M. A 4 p. M.
US Fleet Tracking opera en más de 150 países de todo el mundo, lo que la convierte en una solución ideal para empresas con activos móviles en varios países. Dicho esto, el esquema de precios es sencillo y asequible, por lo que las empresas pequeñas e incluso de un solo vehículo pueden encontrar la solución que buscan.
Los planes no tienen contrato, lo cual es una ventaja inusual en comparación con la competencia, mientras que el hardware comienza en solo $ 99 (aunque en el momento de escribir este artículo, un dispositivo estaba a la venta por $ 0 con un contrato de servicio de 12 meses). US Fleet Tracking ofrece una amplia gama de rastreadores GPS para todo tipo de vehículos, incluida la carcasa resistente e impermeable, con cable o inalámbrica, y más.
US Fleet Tracking no es FMS per se. Para mantener sus tarifas bajas y su producto simple y directo, no proporciona análisis avanzados como los que ofrecen los competidores. No obstante, hay algunas características prácticas: encendido, alertas de velocidad e inactividad, geofencing y notificaciones de mantenimiento.
El soporte está disponible de lunes a viernes de 7 a. M. A 7 p. M. Y los sábados de 9 a. M. A 4 p. M. Sin embargo, el sitio web tiene una base de conocimientos completa, preguntas frecuentes y manuales de usuario, por lo que se pueden abordar muchas consultas básicas sin tener que llamar o chatear en línea.
Pros: Seguimiento de tráfico y clima; Amplia selección de rastreadores
Contras: Faltan algunas funciones avanzadas
Lea nuestra revisión completa de seguimiento de flotas de EE. UU.
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Geotab: lo mejor para análisis y flexibilidad
Basado en la nube: Sí | Velocidad de seguimiento: 30 o 60 segundos | Soporte: basado en proveedores
Geotab es una de las empresas de rastreo más grandes del mundo, con más de dos millones de activos conectados. El precio se fija a través de los proveedores, por lo que deberá comunicarse con un revendedor autorizado. Afortunadamente, con cuatro planes disponibles, seguramente encontrará uno que se ajuste a su presupuesto.
El plan básico incluye rastreo por GPS, VIN, identificación del conductor y redes IOX. Un plan reglamentario agrega todo lo que necesita para cumplir con los controladores, incluidas las horas de servicio y los datos de IFTA. Mientras tanto, los planes Pro y Pro Plus agregan datos del motor, además de seguimiento activo (1s), garantías de por vida y soporte avanzado.
El propio FMS, Mygeotab, está basado en la nube y, por lo tanto, se puede acceder a él desde cualquier navegador web, independientemente del dispositivo o sistema operativo. El tablero combina toda la información disponible en una interfaz fácil de usar: posición del vehículo, velocidad, consumo de combustible, tarjetas de puntuación del conductor, productividad y más. Puede organizar los elementos como desee.
Una de las características más ventajosas de Geotab es su mercado, con cientos de aplicaciones y extensiones de terceros para aprovechar al máximo su hardware y FMS de Geotab. Agregue extensiones de las marcas de motores y vehículos para la integración más útil, aproveche los análisis avanzados y las tablas de puntuación de los conductores, agregue inteligencia artificial y aprendizaje automático a las cámaras del tablero, y mucho más.
Dado que los productos y servicios de Geotab se proporcionan a través de revendedores, la asistencia directa al usuario no está disponible. En cambio, dependerá de su proveedor, así que asegúrese de verificar que su servicio de atención al cliente se adapte a sus necesidades.
Pros: Muy flexible con complementos del mercado; Panel de control e informes intuitivos
Contras: Los precios y el servicio al cliente dependen de los proveedores
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GPS Trackit: lo mejor para los usuarios de FMS por primera vez
Basado en la nube: Sí | Velocidad de seguimiento: 1 s | Soporte: 8 a. M. - 8 p. M., Los 7 días
GPSTrackit es una empresa de rastreo grande y veterana, que ha prestado servicios a más de 12.000 flotas hasta la fecha. A pesar de su bajo costo y su estructura de pago simple, la compañía tiene mucho que ofrecer en términos de administración de flotas, incluido el cumplimiento de ELD, características de seguridad y diagnóstico de vehículos, además de capacitación y hardware gratuitos. Es fácil ver por qué este es uno de los productos FMS más populares del mercado.
Varias características excelentes vienen con su software basado en la nube, incluida la planificación de rutas, el seguimiento y la optimización, la comunicación bidireccional y la creación de formularios y la recopilación de datos para reducir el papeleo. Las empresas pueden reducir los costos de combustible, acortar los períodos de inactividad e incluso aumentar la vida útil del vehículo. La velocidad de seguimiento es notablemente más lenta que la de la competencia, a los 30 o 60 segundos, pero incluye alertas basadas en la velocidad, frenadas bruscas, geovallas y uso no autorizado.
A $ 23.95 por mes, esta es una de las opciones más asequibles y sencillas que existen, sin recortes en términos de análisis e informes.
El soporte incluye un impresionante servicio de capacitación gratuito e ilimitado, además de atención telefónica al cliente de lunes a viernes, de 8 a. M. A 8 p. M. (ET), con soporte técnico disponible de 6 a. M. A 5:30 p. M., E incluso los sábados y domingos (de 7 a. M. A 3:30 p. M.).
Pros: Formación y hardware gratuitos; Bajo costo y sin contratos
Contras: Costo adicional para el cumplimiento de ELD
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Sistemas de gestión de flotas: las 10 mejores características y beneficios
Seguimiento GPS de vehículos
Una característica esencial de cualquier FMS. Los mejores rastreadores GPS permiten a los usuarios ver dónde están los activos móviles en cualquier momento y en cualquier lugar del mundo. Las velocidades de actualización más rápidas permiten realizar análisis más potentes, mientras que el GPS satelital, aunque más lento que el celular, es más confiable en las áreas rurales.
Seguimiento de conductores
Los recursos humanos son a menudo la mayor responsabilidad de una empresa. Realice un seguimiento de la conducción agresiva, el tiempo de inactividad o las paradas innecesarias, las distracciones recurrentes y más con las identificaciones y el seguimiento del conductor. Esto también le ayuda a garantizar que todas las licencias de conducir sean válidas, conformes y correctas para el tipo de vehículo.
Notificaciones en tiempo real
Las alertas de exceso de velocidad, accidentes, problemas del motor, divergencia de rutas, geovallas y más pueden ayudarlo a manejar un barco más ajustado, reducir costos y mejorar el comportamiento del conductor.
Optimización de ruta
Una de las mejores formas de mejorar la eficiencia y reducir los costos, la optimización de rutas reduce el tiempo de viaje, el ralentí e incluso las horas extraordinarias al encontrar las mejores rutas basadas en múltiples ubicaciones de vehículos.
Despacho
Comuníquese de manera instantánea y efectiva con los conductores, enviando nueva información de trabajo, programación, ubicaciones de recogida o entrega, actualizaciones de geovallas y más, para atender a más clientes en menos tiempo.
Reportando
Los informes impulsan el crecimiento y las mejoras en la gestión de flotas. Genere informes de uso de combustible por conductor, administre riesgos y evalúe patrones de seguridad, monitoree el rendimiento del motor y del vehículo a lo largo del tiempo, y más.
Eficiencia de combustible
Los rastreadores que se vinculan con vehículos de forma inalámbrica o mediante una conexión OBDII pueden brindarle información sobre la presión de los neumáticos, la eficiencia del motor y más, para reducir los costos de combustible.
Cumplimiento de ELD
El cumplimiento de los dispositivos de registro electrónico (ELD) es un estándar obligatorio que facilita el seguimiento, la gestión y el intercambio de registros de estado polvoriento (RODS) de los conductores y, en última instancia, crea un entorno de trabajo más seguro para los conductores.
Mantenimiento del coche
Minimice los riesgos de tener dos o más vehículos para mantenimiento al mismo tiempo, y supervise el mantenimiento inesperado y repetido a medida que los activos envejecen para evitar averías o accidentes.
Seguridad del conductor
Responda rápida y adecuadamente a averías y accidentes, en cualquier parte del mundo. Comuníquese con los equipos de emergencia, envíe vehículos de rescate y asegúrese de informar adecuadamente los incidentes para las reclamaciones de seguros.
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