El mejor software de edición y gestión de documentos puede simplificar y facilitar la gestión de sus documentos en un entorno de equipo.
Las mejores aplicaciones de edición de documentos1. Microsoft 365
2. Evernote
3. Oficina de WPS
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
El software de gestión y edición de documentos se ha vuelto cada vez más común a medida que las empresas continúan promoviendo el trabajo desde casa. Esto significa que los empleados pueden trabajar de forma remota al mismo tiempo que pueden colaborar y guardar los mismos documentos en los que están trabajando.
Si bien hay varias suites ofimáticas y opciones de almacenamiento de documentos disponibles, no todas funcionan bien cuando se trata de colaboración. No se trata simplemente de que los empleados necesiten poder compartir archivos tanto como trabajar en los mismos archivos en tiempo real, como hojas de cálculo y documentos.
Esto significa que el mejor software de edición y gestión de documentos debe ser capaz de dar cuenta de esto y, al mismo tiempo, mantener un sistema adecuado de archivo y archivo, y al mismo tiempo mantener dichos archivos disponibles para la edición del equipo según sea necesario. A menudo, esto implicará que se incorporen servicios de almacenamiento de documentos en la nube en el software, o al menos estén disponibles como una opción.
Por lo tanto, presentaremos el mejor software de edición y administración de documentos a continuación, que no solo facilita el trabajo de los equipos, sino que también garantiza el almacenamiento seguro de los documentos.
- Hemos presentado el mejor almacenamiento en la nube.
1. Microsoft 365
El paquete de productividad de oficina original y mejor
Razones para comprar
+ Líder del mercado + Herramientas de oficina esenciales + Basado en la nubeMicrosoft Office es probablemente la plataforma en la que la mayoría de la gente piensa primero cuando se trata de suites de productividad de oficina, siendo Microsoft 365 basado en la nube (anteriormente llamado Office 365) la última encarnación.
Lo que aseguró que Office se convirtiera en un líder del mercado es la forma integral en que los datos pueden ser cubiertos por diferentes aplicaciones y movidos entre ellas, haciendo que el trabajo sea más eficiente y sin complicaciones. Con Word, Excel, PowerPoint y Outlook formando los programas principales, estos cubren todo, desde documentos, hojas de cálculo, presentaciones y correos electrónicos, cubriendo de hecho la mayoría de las necesidades esenciales de la oficina. Además de eso, OneDrive ofrece copias de seguridad y guardado en línea para mantener sus archivos seguros.
Si bien existen alternativas a Microsoft 365, la mayoría de los rivales intentan ponerse al día con Microsoft en lugar de ofrecer funciones nuevas e innovadoras, y Microsoft 365 sigue siendo la suite ofimática con la gama de funciones más completa. E incluso si usa una de estas alternativas, es probable que esté trabajando con formatos de documentos creados específicamente para MS Office y maneje datos de clientes y proveedores que estén usando la plataforma de MS Office.
Si bien Microsoft 365 tiene sus críticos, la conclusión es que nadie hace la productividad de la oficina mejor que Microsoft, y las aplicaciones principales de Office aún no han sido mejoradas.
2. Evernote
Rey de la toma de notas
Razones para comprar
+ Procesa notas escritas a mano + Fácil colaboración + Buena variedad de integraciones de aplicacionesReduciendo un poco el sondeo, Evernote, como su nombre indica, se especializa en tomar, archivar y compartir notas, y ha sido ampliamente adoptado en el lugar de trabajo (y por las personas) durante varios años.
A pesar de su composición digital, puede procesar notas escritas a mano, así como recibos y archivos de audio, y hace que todo sea accesible tanto en dispositivos de escritorio como móviles. También tiene el factor de colaboración, con usuarios capaces de trabajar en cuadernos compartidos que se actualizan instantáneamente al editar.
Evernote está disponible para empresas con modelos básicos, plus y premium. Esto amplía el almacenamiento en la oferta gratuita y facilita compartir contenido, digitalizar documentos importantes, capturar lluvias de ideas centradas en imágenes y realizar un seguimiento de las finanzas.
Es posible que esté pensando que Evernote funcionaría bien como complemento, en lugar de en lugar de, a sus herramientas actuales de procesamiento de texto y productividad. Se ha notado tal demanda - juego de palabras - y el servicio se puede integrar completamente con Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce y otros.
3. Oficina de WPS
Una potente suite de oficina móvil gratuita
Razones para comprar
+ Potente gama de funciones + Admite una amplia gama de tipos de archivos + Administrador de PDF + Uso gratuitoWPS Office es una suite de productividad de oficina todo en uno con una gama completa de funciones de edición y administración de documentos.
Aunque está disponible para descargar en PC con Windows, ha tenido un éxito particular como una suite de oficina móvil para iOS y Android.
Si bien la versión para PC tiene una versión básica gratuita y una versión paga más avanzada, la versión móvil de WPS Office es gratuita y está respaldada por anuncios no intrusivos, aunque puede pagar una suscripción para eliminarlos.
Donde WPS Office se destaca es la gran cantidad de tipos de archivos diferentes que se pueden editar o administrar, desde la amplia gama de tipos de documentos hasta formatos de archivo adicionales como PDF y XML, así como varios tipos de archivos de programación.
Es fácil convertir archivos de Office entre tipos, ya sea relacionados con documentos, hojas de cálculo o presentaciones, y hay un editor y administrador de PDF completamente funcional incluido de forma gratuita.
Los archivos se pueden guardar automáticamente en la nube a través de varios servicios, entre ellos Google Drive, DropBox y OneDrive.
- Lea nuestra revisión completa de WPS Office.
4. PandaDoc
Gestión de documentos para mejorar sus resultados
Razones para comprar
+ Funciones especiales para negocios y ventas + Fácil de administrar, organizar y reutilizar activosRazones para evitar
-No hay opción de colaboración en vivo en documentosPandaDoc, el gestor de documentos centrado en las ventas, se describe a sí mismo como "el futuro de los documentos", e informa estadísticas que aparentemente muestran la diferencia que hace en los resultados de su negocio. Según el servicio, los clientes reportan un 50% menos de papeleo, un 30% más de tasas de cierre y un 15% más de valor por tasa de cierre gracias a PandaDoc.
Su equipo de ventas está salivando, pero ¿qué hace exactamente el programa? Bueno, las características incluyen un editor de documentos que viene con plantillas temáticas para una marca consistente, bibliotecas de contenido e imágenes para almacenar activos reutilizables, calculadoras de costos y márgenes, análisis de documentos para mostrar cuánto tiempo la gente gasta en cada artículo, una configuración, precio y cotización (CPQ ) herramienta y muchos más.
Si bien los espacios de trabajo están disponibles para la colaboración, varios usuarios no pueden acceder y trabajar en un documento al mismo tiempo, lo que parece un inconveniente. Sin embargo, el enfoque empresarial de PandaDoc atraerá a aquellos que quieran administrar específicamente las ventas y las finanzas a través de su administrador de documentos, algo que los otros servicios que hemos cubierto no ofrecen.
5. Adobe Document Cloud
Para una gestión integral de PDF
Razones para comprar
+ Editar y administrar archivos PDF + opción de firma electrónica + Combinar archivosRazones para evitar
-Limitado a archivos PDFAdobe Document Cloud funciona con el archivo PDF propietario, en lugar de una variedad de tipos de archivos comunes, como lo hacen algunos de los software mencionados anteriormente. Sin embargo, en los negocios, los archivos PDF son omnipresentes, por lo que tiene sentido tener un paquete de software dedicado que no solo funcione con estos, sino que también permita la más amplia gama de funciones de edición.
Si bien muchas personas estarán familiarizadas con el archivo PDF de solo lectura, Adobe Document Cloud permite la gama completa de creación y edición, incluso con archivos PDF existentes. También hay características adicionales como la capacidad de fusionar archivos PDF, proteger con contraseña, así como diseñar focuments PDF para acuerdos de devolución.
Esto hace que Adobe Document Cloud sea increíblemente versátil y útil como plataforma de gestión y edición de documentos, lo que permite un control total de sus archivos de formas que los formatos de documentos comunes no son compatibles.
Además, debido a que muchas empresas escanean documentos en formato PDF para sus archivos digitales, esto hace que Adobe Document Cloud sea una parte aún más esencial de su gama de software de oficina, incluso si también usa otros programas para diferentes tareas.
Y como los documentos se pueden exportar comúnmente a formato PDF mediante otro software de oficina, esto puede convertir a Adobe Document Cloud en algo así como un controlador maestro para toda la edición y el almacenamiento de sus documentos.
- Lea nuestra revisión completa de Adobe Document Cloud.
Considere también estos editores de documentos
¿Sobrecarga de documentos en su negocio? eFileCabinet está aquí para ayudar, capturando, almacenando, administrando y compartiendo archivos. También viene como una aplicación móvil, lo que permite a los usuarios hacer clic y cargar imágenes de documentos que luego pueden procesarse y archivarse.
Microsoft quiere cuidar sus garabatos y textos más cortos, así como sus documentos más largos, con Una nota asumiendo Evernote en el mundo de la edición y gestión de notas. Aquellos que ya están bien integrados en el ecosistema de Office pueden optar por la versión de Microsoft.
Puede pensar que ya hemos cubierto todo lo que puede hacer con un documento, pero no. Ingrese especialista en firma electrónica DocuSign, que permite a las empresas y sus clientes firmar rápida y fácilmente una amplia gama de documentos y formularios en línea sin la molestia de la formación o la instalación de software adicional.
