Beanworks es un paquete de software dirigido directamente a los propietarios de negocios que necesitan adoptar un enfoque más eficiente para las tareas de las cuentas por pagar. El software AP le permite centralizar sus actividades, hacer coincidir las órdenes de compra con las facturas y cobros, así como automatizar muchas de esas tareas diarias de las cuentas por pagar. Los usuarios pueden utilizar la opción automática para aprobar órdenes de compra, facturas y pagos, mientras que el sistema intuitivo permite a los administradores encontrar y rastrear todos y cada uno de los documentos AP.
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Los pagos de los proveedores también se pueden aprobar y liberar de manera similar, gracias al flujo de trabajo optimizado proporcionado por Beanworks. La empresa se anuncia a sí misma como una empresa construida por contadores para contadores y las herramientas de productividad que se encuentran dentro de Beanworks ciertamente deberían contribuir en gran medida a ahorrar costos a lo largo del tiempo.
Precios
Si bien no parece haber ninguna indicación obvia de precios para Beanworks, hay una manera de determinar qué tan beneficioso podría ser para su negocio. Si se dirige a la página de la calculadora de ROI e ingresa los datos relevantes, es posible tener una idea clara de qué tipo de retorno de la inversión puede esperar al comprar el software. Una vez que tenga una idea de los ahorros, vale la pena ponerse en contacto con el equipo de Beanworks, ya sea para una demostración inicial o para continuar con la suscripción al software.
Características
El objetivo principal del software Beanworks AP es ayudar a las empresas a abordar cuatro áreas centrales que incluyen órdenes de compra, facturas, pagos y gastos. El aspecto de la orden de compra tiene como objetivo mejorar el control y ofrecer mucho mejor detalle sobre su papeleo digital, lo que debería permitirle simplificar mucho más el proceso de la orden de compra. Es posible establecer y administrar límites de gastos, incluso por departamento, proyecto, proveedor, etc.
Beanworks también tiene la capacidad de hacer coincidir automáticamente las órdenes de compra con las facturas. Similarmente eficiente es la forma en que es posible crear solicitudes de compra dentro de Beanworks, lo que permite un proceso automatizado de aprobación de órdenes de compra. Los diseñadores de Beanworks también han trabajado para acelerar el procesamiento de facturas, nueve veces más rápido, dicen, con poderosas herramientas de búsqueda que le permiten rastrear facturas por proveedor, código GL, monto o cualquier otra información relacionada con el documento que busca.
De manera útil, Beanworks también se puede configurar para tener canales de aprobación personalizados que reducen el riesgo de errores. Mientras tanto, la codificación inteligente GL ayuda a minimizar la cantidad de entrada de datos manual requerida. El proceso de pago también se ha rediseñado, con mucha más capacidad para configurar pagos sólidos a proveedores. Un proceso de sincronización bidireccional, por ejemplo, ayuda a reducir la posibilidad de pagos duplicados, mientras que también es fácil enviar pagos por lotes para su aprobación. Además, el sistema permite configurar su método de pago preferido, incluido cheque, ACH, e-check o tarjeta de crédito virtual.
Actuación
Además del atractivo está el hecho de que Beanworks también ha sido diseñado para ser compatible con dispositivos móviles. Esto significa que es posible acceder y aprobar facturas en dispositivos iOS y Android, lo que podría ser una verdadera bendición para los propietarios y administradores de empresas que no necesariamente se basan en un escritorio o una oficina.
Beanworks también afirma que es posible implementar su sistema de cuentas por pagar totalmente automatizado en menos de seis horas. Ofrecer un valor adicional al atractivo de rendimiento general de Beanworks es la forma en que se puede conectar a los paquetes de software de contabilidad más populares. Esto incluye jugadores clave como Intuit QuickBooks, Sage, Sage Intacct y Oracle NetSuite.
Facilidad de uso
Beanworks es muy elogiado por su interfaz fácil de usar y muy intuitiva. Teniendo en cuenta la cantidad de tareas que puede manejar, el software es ciertamente poderoso y se mejora aún más por su nivel de automatización. El área del tablero principal es un excelente ejemplo de esto, con un diseño claro y conciso que puede parecer bastante minimalista pero que contiene todas las herramientas necesarias para hacer el trabajo.
También hay muchas herramientas de productividad útiles dentro del sistema, por ejemplo, la capacidad de estar al tanto de los pagos atrasados gracias a la opción de crear un informe de antigüedad a pedido.
De manera similar, poder automatizar el proceso de aprobación significa que puede liberar los pagos rápida y fácilmente. La otra ventaja aquí es que Beanworks se puede integrar para trabajar junto con su software de contabilidad, lo que significa que también puede exportar datos de pago por lotes con muy poco trabajo. De hecho, Beanworks describe esto como una operación de dos clics.
Apoyo
Teniendo en cuenta lo potente que es Beanworks, en realidad ha sido muy bien diseñado y, por lo tanto, proporciona una curva de aprendizaje bastante suave para los propietarios de negocios y sus administradores. Sin embargo, si alguien se empantana en el camino, Beanworks viene con una estructura de soporte completa, junto con un centro de ayuda en el sitio web que detalla todas las características y funciones principales con más detalle.
También hay una sección de recursos muy sólida en el sitio, que contiene todo tipo de informes técnicos, infografías y estudios de casos que se centran en muchas áreas clave de la automatización de AP. Es un excelente complemento al resto del soporte ofrecido por Beanworks. Si desea obtener más información sobre AP, también hay un blog de Beanworks.
Veredicto final
Beanworks proporciona una solución completa para cualquier empresa que necesite dominar firmemente sus procedimientos de AP. Tener una gran cantidad de herramientas a su disposición que incluyen áreas clave como órdenes de compra, facturas, pagos y gastos es una cosa. Sin embargo, agregar un poco de automatización significa que Beanworks debería resultar rentable con el tiempo.
El uso de la herramienta de retorno de la inversión en el sitio web de Beanworks lo ayudará a ver cuáles son las posibilidades. Si bien parece difícil criticar el conjunto de características y el diseño general y la facilidad de uso de este software, quizás sería beneficioso algún precio estándar más obvio. Sin embargo, hay mucho aquí para hacer que investigue si siente la necesidad de aprovechar mejor su tiempo al lidiar con tareas AP.
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