¿Busca el mejor software de gestión de documentos para su empresa? Vale la pena echar un vistazo a la plataforma Content Central de Ademero, que ofrece escaneo avanzado de documentos, flujos de trabajo automatizados y toneladas de opciones de personalización. También admite la integración con software empresarial clave como Quickbooks y Salesforce.
Entonces, ¿Ademero Content Central es adecuado para usted? En nuestra revisión de Ademero, cubriremos todo lo que necesita saber.
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Ademero: planes y precios
Ademero Content Central cuesta $ 35 por usuario por mes si opta por una versión del software basada en la nube. Esto es competitivo con otras plataformas de gestión de documentos superiores.
Ademero también ofrece una instalación local de Content Central. Esto cuesta alrededor de $ 500 por usuario por adelantado, pero no requiere ninguna tarifa de suscripción posterior. No hay diferencias notables en las características entre la nube y las versiones locales de Content Central.
Ademero: Características
Ademero Content Central ofrece un puñado de características que ayudan a este software a destacarse en un campo abarrotado.
Content Central utiliza catálogos para organizar sus documentos. Básicamente, se trata de carpetas generales que dividen su negocio en divisiones o procesos. Por ejemplo, podría tener un catálogo para facturas, otro para RR.HH. y otro para adquisiciones.
Lo bueno de los catálogos en Content Central es que no es necesario que todos se diseñen de la misma manera. Para cualquier catálogo, puede definir qué datos importar desde formularios y cómo almacenarlos. También puede definir diferentes filtros para cada catálogo que se utilizarán durante las búsquedas de documentos.
El reconocimiento zonal es una característica interesante que no hemos visto en otras plataformas de gestión de documentos. Esta herramienta le permite definir un área rectangular en un formulario en el que aplicar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que reconoce el texto en las imágenes y lo convierte en texto digital para que se pueda buscar y editar.
Definir un área requiere que mida, en pulgadas, la ubicación exacta del área que desea registrar en la página en relación con las esquinas. Esto puede ser un poco complicado cuando configura el reconocimiento zonal por primera vez. Idealmente, nos gustaría que este proceso se vuelva digital para que pueda simplemente arrastrar un rectángulo en su pantalla después de escanear un formulario.
Ademero también hace un buen trabajo con la automatización del flujo de trabajo. Puede definir desencadenadores y acciones por separado, luego juntarlos en cualquier combinación usando reglas. Si bien esto dificulta el seguimiento de los flujos de trabajo individuales, también significa que puede crear una biblioteca básica de automatizaciones y luego combinarlas fácilmente o aplicarlas a nuevos tipos de documentos.
Una de las mejores cosas de Content Central es que se integra a la perfección con software empresarial popular como Quickbooks, Salesforce, Microsoft Office y más. Puede utilizar automatizaciones de flujo de trabajo para enviar facturas o documentos de pago a Quickbooks, por ejemplo, o enviar documentos enviados por clientes a Salesforce.
Ademero no proporciona una lista completa de las plataformas con las que se integra Content Central. Si tiene una integración específica en mente, deberá comunicarse con la empresa para averiguar si es compatible.
Ademero: Interfaz y en uso
La interfaz basada en web de Ademero parece obsoleta a primera vista. Sin embargo, descubrimos que funciona a la perfección y la pantalla anticuada no obstaculiza la funcionalidad en absoluto.
La plataforma está dividida en menús para búsqueda, captura de documentos y archivos actuales. Los filtros dentro del panel de búsqueda responden en función de los catálogos que desea buscar, que nos gustaron. Por ejemplo, si busca en un catálogo de contabilidad, solo verá filtros relacionados con los documentos de ese catálogo y no con toda su base de datos de documentos. También puede crear y eliminar filtros de búsqueda para cualquier catálogo con mucha facilidad.
Una cosa que no apreciamos tanto es que no puede personalizar las carpetas que aparecen debajo de los archivos actuales. Encontrarás carpetas útiles para mensajes, aprobaciones y documentos que estás editando actualmente. Pero no puede crear carpetas personalizadas para documentos a los que se accede con frecuencia o para proyectos específicos en los que está trabajando.
Ademero: Apoyo
Ademero ofrece soporte por teléfono, correo electrónico y chat en vivo. La asistencia por teléfono y correo electrónico solo está disponible los días de semana, pero el chat en vivo está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana. Además, la empresa tiene una base de conocimientos en línea muy completa con tutoriales paso a paso.
Ademero: Seguridad
Content Central se toma en serio la seguridad y ofrece una serie de herramientas para los administradores. Es sencillo definir grupos de usuarios y asignar permisos tanto a grupos como a usuarios individuales. Además, la plataforma registra automáticamente todas las actividades de los usuarios, incluidas las búsquedas, ediciones y conexiones de documentos, para que los administradores puedan realizar fácilmente una auditoría.
La competencia
Ademero hace muchas cosas bien, pero la interfaz de usuario obsoleta y la falta de personalización de la vista de carpetas son inconvenientes reales. Una alternativa que vale la pena considerar es DocuWare, que ofrece una plataforma basada en la nube más moderna y una gran flexibilidad.
Nos gusta que DocuWare incluya toneladas de plantillas e integraciones de documentos, además de que coincide con las capacidades de Ademero en lo que respecta a la automatización. El precio es solo por cotización, pero espere pagar un poco más por usuario que por Ademero.
Veredicto final
Ademero Content Central es un software de gestión de documentos capaz. La plataforma sobresale en la automatización de su flujo de trabajo de documentos, y nos gustó especialmente la función de reconocimiento zonal para agilizar la entrada de documentos. Las integraciones de la plataforma también son una ventaja si su empresa depende de software como Quickbooks o Salesforce. El mayor inconveniente de Ademero es que la interfaz de usuario está desactualizada, pero esto es algo con lo que podríamos vivir.
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