Envoy indica que tiene "la misión de crear la oficina del futuro" mediante el uso de la automatización para que pueda trabajar de forma más inteligente. Es una empresa con sede en Estados Unidos, con oficinas en San Francisco y Kansas City. Cuenta entre sus clientes con varias firmas notables, incluidas Salvation Army, Mazda, Pinterest y Hulu.
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Características
Envoy organiza sus funciones en una serie de tres módulos, que se denominan Visitantes, Entregas y Habitaciones.
El primer módulo, Visitantes, se centra en controlar el acceso a la oficina. En lugar de esperar a que haya gente en la puerta de la oficina, el control del acceso comienza con la invitación para un visitante, con el objetivo de identificar los riesgos de seguridad antes de su llegada a través de listas de visitantes bloqueados. Aquellos que deseen visitar pueden ser contactados con anticipación, para preguntas de seguridad para una evaluación previa a la visita, o para que firmen un documento legal como un NDA. También se puede solicitar a los visitantes que proporcionen su identificación con foto antes de la llegada.
Rooms es una herramienta de reserva de salas de conferencias para compartir de forma más eficiente el espacio entre los empleados. A través de Envoy Rooms, sus empleados pueden ubicar una sala para una reunión y también se pueden analizar los datos sobre el uso de la sala. Incluso se puede sugerir la disponibilidad de habitaciones cercanas a través de Envoy Mobile.
Envoy Deliveries puede crear una sala de correo virtual más eficiente. Atrás quedaron los días en que los paquetes y los sobres se amontonaban en la sala de correo, esperando ser clasificados y entregados internamente. Por el contrario, esto se reemplaza con un sistema para rastrear los paquetes a su llegada a la instalación y luego notificar a los destinatarios que recojan sus paquetes a su conveniencia. Envoy hace el trabajo pesado, enviando notificaciones útiles y recordatorios para que los paquetes lleguen a los destinatarios previstos. Este enfoque de la gestión de la entrega puede eliminar gran parte del trabajo manual para la entrega de correo.
Un cuarto módulo, Protect, está en versión beta y se enfoca en mantener a los empleados seguros y saludables.
Requisitos de hardware
El hardware necesario para ejecutar Envoy es bastante común, aunque está basado en Apple. Para los visitantes, esto se ejecuta en un iPad que ejecute iOS 10+, y para las habitaciones, el requisito es un iPad que ejecute iOS 12+. Para las entregas, el único requisito es un iPhone para escanear las entregas entrantes. Se recomienda tener el iPad en un stand para los visitantes, y se puede usar una impresora de credenciales para imprimir pases de visitantes.
No hay soporte para Windows ni Android.
Apoyo
El apoyo a Envoy es bastante limitado. Dirigirse al Centro de ayuda de Envoy no reveló muchas opciones.
Había una opción de búsqueda, que era una forma de buscar temas predone en una FAQ. La información está agrupada por categoría, como "Dispositivos y accesorios", "Introducción a Envoy" y "Gestión de visitantes", entre otros.
La opción alternativa es "Iniciar una conversación" con la función de chat en el lado derecho de la pantalla. Desafortunadamente, no estaba disponible en las horas de la noche y, además, el horario de atención no estaba disponible más que la declaración genérica de que "volveremos a estar en línea más tarde hoy".
No había un número de teléfono directo ni una dirección de correo electrónico para un contacto más directo. Consideramos que es una deficiencia considerable, ya que dificulta la obtención de ayuda específica en situaciones en las que las FAQ de predone no cubren el tema.
Precios
En un segmento de productos que con demasiada frecuencia tiene precios opacos, creemos que es genial que Envoy publique la mayor parte de sus precios en su sitio web y sea mucho más transparente que la mayoría de la competencia. Esto hace que sea mucho más sencillo tener una idea de cuáles son los niveles y los descuentos disponibles antes de tratar con los vendedores.
En el nivel más bajo, en realidad hay un nivel gratuito, aunque es limitado. Solo puede admitir una única ubicación y hasta 50 empleados, pero aún puede establecer reglas para denegar una entrada y crear cuestionarios de salud para que tenga alguna funcionalidad decente.
Subir un nivel es el estándar, que tiene un costo de $ 119 (£ 91) por mes para cada ubicación, con un descuento que lo reduce a $ 99 (£ 76) por mes por ubicación cuando se paga anualmente. Este plan es más sólido, ya que puede admitir hasta 5 ubicaciones, con hasta 50 empleados en cada ubicación. No solo ofrece las funciones del nivel inferior, sino que también permite que los visitantes firmen documentos legales.
Designado como el plan más popular es el Plan Premium. Esto tiene un costo de $ 359 (£ 275) por ubicación mensual, que se descuenta a $ 299 (£ 229) mensuales para cada ubicación cuando se paga anualmente. Este plan es más flexible, ya que puede admitir tanto un número ilimitado de ubicaciones como también un número ilimitado de empleados. Tiene funciones adicionales, que incluyen administrar la capacidad del lugar de trabajo, realizar el seguimiento de contactos y personalizar el flujo de inicio de sesión por tipo de visitante.
En la parte superior de los niveles se encuentra el plan Enterprise, diseñado para satisfacer las necesidades más complejas de las instalaciones más grandes con problemas de seguridad junto con el cumplimiento. A diferencia de los tres planes inferiores, en este nivel, el contacto con la empresa es un requisito para una cotización personalizada. Incluye todas las características de los planes inferiores y agrega funciones avanzadas como controles de temperatura integrados, creación de listas de bloqueo internas y la capacidad de escanear ID y registrar comprobaciones de ID.
Veredicto final
Envoy ofrece una oferta centrada en Apple para el control de acceso, y apreciamos los precios en su mayoría transparentes, el nivel gratuito, aunque limitado, y el enfoque novedoso para la gestión de entrega de la sala de correo. Las deficiencias incluyen el módulo de seguridad, Protect, que permanece en beta, la falta de precios en el plan de nivel superior y las opciones de soporte limitadas. En general, para una empresa más pequeña, Envoy es un caso convincente para sí mismo.
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