G Suite, el paquete de productividad basado en la nube que consta de aplicaciones como Google Docs y Google Slides, pasó a llamarse Google Workspace en octubre de 2022-2023. La plataforma ahora se ha modificado para incluir funciones como chat y videoconferencia en vista del trabajo cada vez más popular: cultura desde casa de 2022-2023. También es una promesa de más cambios que se implementarán en los próximos meses.
Para aquellos que no están familiarizados con G Suite, es un conjunto de herramientas basadas en la nube, que incluyen un procesador de texto y un administrador de hojas de cálculo, todo diseñado con el único propósito de ayudar a los empleadores (y a sus empleados) a aumentar la productividad en el lugar de trabajo.
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Aparte de las habituales campanas y silbidos que se han convertido en un sello distintivo de las mejores suites de software de oficina como esta, también viene con un amplio sistema de soporte y un entorno de trabajo basado en la nube. Si bien las herramientas que vienen con G Suite se pueden usar sin conexión si es necesario, su propósito principal es ayudar a los flujos de trabajo en línea.
Entonces, ¿en qué se diferencia Google Workspace de G Suite? Por ahora, se está utilizando como un término general para referirse a la antigua G Suite, así como a la recién integrada Google Meet. Cuenta con una nueva estructura de precios y promete más cambios en el futuro.
Características
Google Workspace es una plataforma de productividad todo en uno que alberga varias aplicaciones. Aquí, los examinamos uno por uno y discutimos sus diversas características.
Gmail, un servicio de correo electrónico rico en funciones envuelto en un elegante conjunto, es una herramienta de comunicación imprescindible tanto para consumidores como para empresas. ¿Sabía que lo utilizan 1.800 millones de personas en todo el mundo a partir de 2022-2023?
Más que un simple proveedor de servicios de correo electrónico, Gmail hace un uso inteligente de algoritmos e inteligencia artificial en su plataforma. Por ejemplo, la función de redacción inteligente hace sugerencias basadas en su estilo de escritura a medida que escribe, prediciendo lo que está a punto de escribir a continuación y agilizando el proceso de redacción de correos electrónicos.
Gmail también cuenta con filtros de spam avanzados que mantienen los correos basura lejos de su bandeja de entrada y emite recordatorios regulares llamados "empujones" para mantenerlo al tanto de sus conversaciones. Utiliza un algoritmo para clasificar automáticamente los correos electrónicos en diferentes categorías según su naturaleza.
Además, los usuarios pueden aprovechar la función de acceso sin conexión para acceder a sus correos electrónicos incluso sin una conexión a Internet. Gmail está disponible en una amplia gama de dispositivos, incluidos teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras.
Google Docs es una aplicación de procesamiento de texto basada en la nube para el trabajo. Cuenta con un editor de texto enriquecido estándar creado en un entorno en línea y un diseño minimalista centrado en la usabilidad y la facilidad de acceso. Si bien no es tan rico en funciones como Microsoft Word, aún se las arregla para hacerse un gran nicho gracias a sus capacidades de sincronización y uso compartido en la nube.
Se puede acceder a Google Docs como una aplicación basada en la web en computadoras y una aplicación descargable para teléfonos inteligentes y tabletas. Si bien sus capacidades de procesamiento de texto son en su mayoría corrientes, con opciones para hacer cosas como agregar imágenes, cambiar el tamaño de fuente e insertar tablas en su documento, el lugar donde realmente brilla es la capacidad de compartir sin problemas sus documentos con otros miembros de su equipo y colabore con ellos en tiempo real.
Un solo documento creado con Google Docs se puede compartir y acceder a hasta 100 usuarios a la vez. Cada vez que un usuario realiza algún cambio en el documento, el resto lo ve. Entre otras características notables, se encuentra una herramienta de traducción incorporada que puede convertir automáticamente su texto a un idioma diferente.
Google Sheets es una herramienta de gestión de hojas de cálculo, muy parecida a Microsoft Office Excel. Si bien este último es definitivamente más poderoso cuando se trata de una gran escala, con la capacidad de contener más celdas por hoja de cálculo y una función de acceso rápido muy útil, Google Sheets todavía se lleva la palma en la colaboración.
Aparte de las funciones estándar que ofrece cualquier otra aplicación de hoja de cálculo, Google Sheets ofrece una excelente capacidad para compartir. Al igual que Google Docs, se puede compartir con varios usuarios en la nube mediante un enlace común. Los usuarios que accedan al documento visitando ese enlace podrán colaborar y realizar cambios en el documento en tiempo real.
En comparación con Docs, cuesta un poco acostumbrarse a Hojas de cálculo, pero también a todas las aplicaciones de gestión de hojas de cálculo. Sin embargo, todavía presenta una interfaz simple y un diseño minimalista, y es claramente más fácil de navegar que Excel.
Google Slides es un creador de presentaciones en línea utilizado por empresas e instituciones educativas. Utiliza presentaciones de diapositivas en movimiento que contienen animaciones y contenido multimedia para contar historias y transmitir información. Si bien no es tan popular ni tan rico en funciones como Microsoft Powerpoint, Slides también se las arregla para ganar a la competencia dondequiera que esté involucrada la colaboración.
Presentaciones de Google presenta una interfaz de usuario a la que es bastante fácil acostumbrarse. En el centro de su pantalla está su diapositiva actual, indicada por un gran espacio en blanco al que puede hacer cambios y agregar elementos. Hacia el lado izquierdo de la pantalla está el resto de las diapositivas que se muestran en formato de miniatura en orden cronológico. Por encima de estos, la barra de herramientas se cuelga con amplias herramientas y opciones para ayudarlo a diseñar su presentación.
Al igual que cualquier otro software de presentación, Google Slides utiliza una combinación de imágenes, videos, animaciones, texto y gráficos vectoriales para contar una historia o transmitir información objetiva. Cuenta con una amplia variedad de plantillas prediseñadas para elegir. También puede agregar tablas y gráficos para personalizar aún más su presentación.
Una aplicación para tomar notas basada en la nube como Evernote y OneNote, Google Keep se puede usar en lugar de un cuaderno físico para anotar rápidamente información importante tanto en casa como en el trabajo. Es de uso gratuito, al igual que el resto de Google Workspace, pero hay planes pagos disponibles para aquellos que buscan más almacenamiento y soporte premium.
Google Keep, a diferencia de otras aplicaciones como Documentos y Presentaciones, no permite compartir enlaces. Sin embargo, aún puede compartir notas por correo electrónico y permitir que otros les realicen cambios cuando lo deseen. Las notas se pueden usar para recordarle tareas específicas e incluso configurarlas para que se repitan. También puede utilizar códigos de colores y etiquetas personalizadas para clasificar sus notas en categorías.
Simplemente haga clic en la opción que dice Tomar una nota para comenzar a tomar notas con Google Keep. La interfaz es muy fácil de usar y puede configurar recordatorios, agregar casillas de verificación e insertar imágenes con solo unos pocos clics. Si ha utilizado una aplicación para tomar notas como Evernote, no debería tener problemas para averiguar cómo utilizar Google Keep.
Google Drive es fundamental para el flujo de trabajo en línea de Google Workspace. Una solución de copia de seguridad y almacenamiento de archivos basada en la nube, es el destino final donde se almacenan todos sus documentos, archivos y carpetas con Google, incluidos los creados con aplicaciones como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
Drive utiliza una interfaz basada en web que puede utilizar para cargar archivos y carpetas directamente en la nube. Viene con 15 GB de almacenamiento gratuito para todos los usuarios, con almacenamiento adicional para aquellos que hayan comprado una suscripción a Workspace. Está construido para la eficiencia, y lo que le falta en campanas y silbatos, lo compensa con creces en velocidad y facilidad de uso.
Además de la versión basada en web, Drive viene con aplicaciones descargables para usuarios de Android e iOS. También ofrece clientes oficiales para computadoras de escritorio Windows y macOS, que se pueden usar para realizar copias de seguridad de los datos directamente desde una carpeta en el almacenamiento local de su computadora. En cuanto a las funciones adicionales, Google Drive también admite el control de versiones de archivos, la búsqueda avanzada, el acceso sin conexión y más.
Google Meet es una herramienta de videoconferencia para empresas modernas. Los empleados pueden utilizarlo en un entorno de trabajo remoto para mantener conversaciones cara a cara a cualquier distancia y, con ese fin, es casi impecable. Utiliza una interfaz elegante y moderna y es extremadamente fácil de usar, incluso para aquellos que son nuevos en las videoconferencias.
Google Meet admite videoconferencias con hasta 250 personas simultáneamente. También viene con capacidades para compartir archivos, imágenes y pantalla en tiempo real. También hay una función de encuesta en vivo y un sistema de mensajes de texto para mantener las conversaciones atractivas.
Iniciar una videoconferencia con Google Meet es tan fácil como iniciar la aplicación y compartir un enlace de acceso. Luego, los participantes pueden usar el enlace de acceso o el número de marcación para unirse a la conferencia. Como anfitrión, puede admitir participantes de forma selectiva en su reunión, rechazando solicitudes de usuarios no autorizados. El proceso es extremadamente sencillo.
Google Chat, anteriormente conocido como Google Hangouts Chat, no es una aplicación de chat normal. Más bien, es un servicio de mensajería basado en equipos diseñado para que los lugares de trabajo mantengan a los empleados conectados entre sí. La marca era ciertamente confusa antes debido a la coexistencia de la aplicación de chat habitual de la empresa, Google Hangouts.
Google Chat no está destinado a consumidores finales. Más bien, es una aplicación empresarial en la línea de Slack, Skype for Business y Microsoft Teams. Básicamente, está diseñado para mensajería 1: 1, pero también tiene funciones de conversación grupal disponibles para lugares de trabajo.
Google Chat funciona como cualquier otro servicio de chat. A la izquierda hay una barra lateral con una lista de canales de los que forma parte actualmente y las conversaciones directas que ha tenido. En el centro de la pantalla está el canal o la conversación que está actualmente enfocada. La característica destacada aquí es la forma en que Google Chat se integra con el resto de Google Workspace, lo que le permite compartir documentos y tener conversaciones en curso mientras accede a esos documentos.
Cuando Google+ todavía existía y funcionaba como una red social para los consumidores finales, Google Currents era una versión aislada de Google+ que las empresas podían usar para mantenerse conectadas internamente. Piense en ello como un conjunto de herramientas diseñadas para promover la interacción y el compromiso en el lugar de trabajo, algo así como una red social interna.
Google Currents está diseñado como un tablero de anuncios digital. En este tablero hay mensajes compartidos en toda la comunidad de su lugar de trabajo, que funciona como un centro para mensajes importantes, archivos compartidos y debates comunitarios. Hay corrientes que clasifican las diversas publicaciones en diferentes temas y comunidades que actúan como subgrupos dentro del lugar de trabajo. También consta de etiquetas y perfiles de usuario.
Currents se incluye como parte de su suscripción y se puede acceder a él visitando el sitio web. Cuenta con un diseño minimalista intuitivo y una interfaz simple con la que es fácil comenzar. Mientras que Google Chat es principalmente para mensajería 1: 1, Google Currents funciona como un centro de discusión general y administración de la comunidad.
Google Forms es un generador de formularios y una herramienta de encuestas gratuitos disponible para particulares y empresas. No impone límites al número máximo de preguntas, encuestas o participantes, incluso en una cuenta gratuita. Sin embargo, sufre el problema de la baja personalización, ya que solo hay un puñado de tipos de preguntas para elegir y no hay forma de acceder a los pagos a través de los formularios.
Google Forms permite agregar tres tipos de preguntas a su encuesta: opción múltiple, desplegable y respuesta corta. También puede permitir que los usuarios carguen archivos mientras participan en una encuesta. Sin embargo, no hay opciones para aceptar pagos o hacer preguntas basadas en imágenes o videos.
En el lado positivo, puede elegir qué tipo de respuestas son aceptables e incluso puntuar las respuestas automáticamente utilizando las funcionalidades integradas. Esto funciona muy bien si está intentando administrar un cuestionario en línea.
La lógica condicional y la colaboración fluida son dos características más destacadas de Google Forms. Logic le permite cambiar y adaptar partes de su encuesta en función de las respuestas de un participante. La colaboración le permite tener varios miembros del equipo trabajando juntos para diseñar un solo formulario. Forms también le permite visualizar los resultados de su encuesta en forma de gráfico circular para facilitar la recopilación de datos.
Google Sites es un creador de sitios web gratuito con funciones básicas. Es una herramienta lo suficientemente buena para crear sitios web de forma rápida y sencilla, pero carece de funciones avanzadas y personalización. No puede, por ejemplo, crear un blog o una tienda en línea. Hay un conjunto muy básico de plantillas gratuitas disponibles, aunque son receptivas. También puede insertar videos, formularios, botones y controles deslizantes para personalizar aún más su sitio web.
Google Apps Script es una plataforma de codificación que se puede utilizar para crear complementos para otros productos Workspace utilizando Javascript. Básicamente, ayuda a los desarrolladores a personalizar Google Workspace, haciendo que la experiencia sea más ágil para su negocio en particular. No hace falta decir que se requiere cierta cantidad de conocimientos de codificación para que funcione. Sin embargo, puede ser útil para llenar los vacíos de varios flujos de trabajo y personalizar aplicaciones como Google Docs y Gmail para que funcionen en casos de uso específicos.
Google Calendar es un calendario en línea gratuito que puede utilizar para realizar un seguimiento de los eventos y administrar itinerarios en su lugar de trabajo. Su equipo puede utilizarlo de forma colaborativa para gestionar eventos relacionados con el trabajo, como reuniones y conferencias. También está diseñado para funcionar en conjunto con el resto de Google Workspace y se puede utilizar para asignar tareas y horarios a los empleados.
Google Jamboard, por otro lado, es una pizarra en línea gratuita para particulares y empresas. Está representado por una pantalla blanca compartida en la que puede dibujar, insertar imágenes y agregar texto. Se puede utilizar para transmitir ideas e información rápidamente durante conferencias en línea y reuniones de la junta.
Google Vault te ayuda a recopilar, organizar, ver y exportar datos relacionados con el flujo de trabajo de tu organización en Google Workspace. Puede usarse para rastrear conversaciones, documentar eventos y supervisar todo el proceso de trabajo de su organización. Sin embargo, no sirve como una herramienta de respaldo alternativa para sus datos en Workspace.
Google Cloud Search es una tecnología de inteligencia artificial que lo ayuda a rastrear datos en todas sus aplicaciones en Workspace. Está disponible en forma de asistente digital y motor de búsqueda que puede identificar rápidamente la ubicación de sus datos buscados. Mientras que los administradores de la empresa utilizan Vault para eDiscovery, los empleados utilizan Google Cloud Search para encontrar y acceder rápidamente a información relacionada con la organización en todo Google Workspace.
Planes y precios
Durante mucho tiempo, G Suite for Business ofreció un plan de suscripción único por $ 12 al mes que brindaba a los usuarios acceso a todo el paquete de productividad de Google. Sin embargo, con el cambio de nombre de G Suite a Google Workspace, se han anunciado varios cambios, junto con nuevos planes de suscripción mensual para usuarios comerciales.
Google Workspace ofrece tres planes de suscripción de nivel empresarial y dos planes de nivel empresarial.
Business Starter, que cuesta $ 6 por usuario al mes, le brinda acceso a 30 GB de almacenamiento en la nube por usuario y permite videollamadas con hasta 100 participantes. También viene con controles de seguridad, soporte estándar y un correo electrónico comercial personalizado. Este precio incluye todas las aplicaciones de Google relacionadas con la productividad.
A continuación, se encuentra Business Standard, que cuesta $ 12 por usuario al mes y ofrece 2 TB de almacenamiento en la nube por usuario y videoconferencia de 150 participantes con funciones de grabación. El resto de funciones son prácticamente las mismas.
A continuación, tenemos Business Plus, que cuesta $ 18 por usuario por mes. Este plan permite 250 participantes por videollamada y 5 TB de almacenamiento por usuario. Este plan viene con todas las funciones incluidas en los planes Starter y Standard, junto con acceso a Google Vault para eDiscovery, que no está incluido en esos planes.
Los planes empresariales ofrecen aún más con usuarios ilimitados por cuenta y almacenamiento ilimitado por usuario, pero requieren que se comunique con el departamento de ventas de la empresa para obtener precios personalizados. Sin embargo, se espera que cueste alrededor de $ 20 por usuario por mes y $ 30 por usuario por mes para Enterprise Standard y Enterprise Plus respectivamente.
Apoyo
Google Workspace viene empaquetado con un plan de soporte gratuito que se puede actualizar para obtener aún más funciones. El plan gratuito ofrece soporte estándar para casos y teléfonos con un tiempo de respuesta promedio de hasta 24 horas.
El soporte premium está disponible para clientes comerciales y empresariales y viene con soporte crítico 24/7 y un tiempo de respuesta tan bajo como 15 minutos. Este plan también ofrece soporte personalizado y sensible al contexto y un administrador de cuentas técnico. Debe comunicarse con Ventas de Google para obtener precios personalizados.
Se puede contactar al Soporte de Google por teléfono, chat o correo electrónico. La asistencia telefónica está disponible en 14 idiomas diferentes. También hay un foro comunitario accesible para todos los usuarios pagos.
Seguridad
Google ha anunciado una gran cantidad de actualizaciones de seguridad para proteger a las organizaciones del robo de datos y el abuso en el lugar de trabajo. De hecho, Google Workspace es ahora el primer procesador de datos importante en recibir una certificación ISO / IEC 27701. En particular, se han realizado actualizaciones en Gmail, Chat, Meet y Vault para mejorar la seguridad y la privacidad de la organización.
Los registros de auditoría y la información sobre protección de datos han sido una parte importante de la actualización recibida por Gmail. Los administradores pueden ver informes y registros que ayudan a minimizar las amenazas internas y las violaciones de políticas. Por ejemplo, los administradores del espacio de trabajo tienen acceso a registros detallados que señalan cada vez que un usuario configura el reenvío automático de correo electrónico en su cuenta de lugar de trabajo. Gmail también viene con funciones avanzadas de filtrado de spam, detección de malware y anti-phishing.
Google Meet también está recibiendo actualizaciones relacionadas con el registro de auditoría y la detección de abusos para ayudar a reducir los incidentes de acoso en el lugar de trabajo durante las reuniones en línea. Los ejemplos incluyen una nueva función que clasifica a los infractores reincidentes y les impide automáticamente unirse a las reuniones.
Google Chat está recibiendo actualizaciones que brindan a los administradores acceso a registros de auditoría que detectan suplantación de identidad, infiltración de datos y abuso. Google está en proceso de clasificar ciertas salas de chat como abusivas según informes anteriores para evitar automáticamente que los empleados se unan a ellas.
Los usuarios y administradores que buscan seguridad adicional durante el proceso de inicio de sesión también pueden habilitar la autenticación de dos factores en sus cuentas. Esto les impide iniciar sesión en Google Workspace hasta que hayan verificado su solicitud de acceso mediante una contraseña de un solo uso enviada a su teléfono.
La competencia
El principal competidor de Google Workspace es la suite de productividad llamada Microsoft 365, anteriormente conocida como Office 365 o Microsoft Office. Microsoft 365 ofrece un conjunto de herramientas de productividad que, aunque no son tan variadas como Google Workspace, aún logra brillar con la gran cantidad de funciones incluidas por producto.
Microsoft Word, por ejemplo, es un procesador de texto más potente que Google Docs, aunque la mayoría de la gente parece preferir este último para la colaboración en línea. De manera similar, herramientas como Excel y Powerpoint son ofertas más ricas en funciones que Hojas de cálculo y Presentaciones. Si bien no es la primera opción para las empresas con lugares de trabajo remotos, Microsoft lanzó recientemente versiones en línea y gratuitas de sus herramientas de productividad de oficina e incluso habilitó funciones de colaboración en tiempo real para empresas.
Algunos otros ejemplos de suites de productividad de oficina decentes incluyen Zoho Workplace y WPS Office, que ofrecen versiones gratuitas de su software habilitadas para publicidad. Si bien no son necesariamente tan potentes como Google Workspace, ambos ofrecen alternativas decentes y rentables para quienes tienen poco presupuesto.
Veredicto final
Google Workspace es un potente paquete de productividad en línea que prioriza el uso compartido y la colaboración por encima de todo. Si bien no es tan robusto ni tan capaz como Microsoft 365, se las arregla para sobresalir de su competidor repleto de funciones cada vez que hay una llamada para que diferentes empleados de una organización trabajen juntos de forma remota. En general, es una oferta sólida con una estructura de precios transparente y un diseño que se centra en la simplicidad y la funcionalidad sobre los trucos sofisticados.
Gmail es el proveedor de correo electrónico más popular del mundo, con casi dos mil millones de usuarios en todo el mundo a partir de 2022-2023. También es el principal punto de venta de Google Workspace. Combinado con sus amplias capacidades de colaboración en tiempo real, Workspace constituye una oferta bastante sólida para una potente suite de productividad.
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