Regístrese en G Suite para su empresa y es probable que haga un uso extensivo de Documentos (procesamiento de texto), Hojas de cálculo (hojas de cálculo), Diapositivas (presentaciones) y otras aplicaciones web que ofrece Google. Aquí veremos cómo encajan en G Suite y cuán útiles serán para usted y sus colegas.
Las aplicaciones en línea no difieren de las versiones que podría haber usado con su cuenta personal de Google: funcionan sin problemas y de manera confiable en el navegador, y son particularmente hábiles para permitir que varios usuarios trabajen en el mismo archivo. No ofrecen las mismas funciones de potencia o controles avanzados que los equivalentes de escritorio de Microsoft, pero para muchos propietarios y empleados de pequeñas empresas, serán más que suficientes.
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Google Docs para G Suite: interfaz
Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y otras aplicaciones de oficina disponibles dentro de G Suite siguen los principios de Material Design establecidos por Google: mucho espacio en blanco, elementos de página claros y redondeados y colores llamativos. Todo es fácil de navegar y operar: literalmente, puede crear documentos u hojas de cálculo en minutos, y los elementos adicionales como comentarios y anotaciones están diseñados de manera inteligente.
Más recientemente, Google agregó el mismo panel lateral derecho a Google Docs que ahora aparece en Gmail: con Google Calendar, Google Keep y Google Tasks, permite un acceso más conveniente a otras partes de G Suite. Saltar entre diferentes aplicaciones también es fácil, se maneja a través de íconos y menús en la esquina superior izquierda, y debido a que todo se ejecuta en la web, puede tener fácilmente múltiples documentos abiertos en múltiples pestañas.
Las aplicaciones móviles de Android e iOS para todas las herramientas de G Suite también son muy pulidas y fáciles de usar (aunque obviamente no son tan sencillas como lo son con un mouse y un teclado). Google ha tardado un tiempo en poner a punto estas aplicaciones móviles e incluir un nivel decente de flexibilidad de edición, pero ahora son lo suficientemente buenas como para ser viables de usar sobre la marcha para realizar un trabajo serio.
Google Docs para G Suite: aplicaciones y funciones
A menos que su empresa se base en hojas de cálculo o bases de datos complejas, Google Docs puede tener todo lo que necesita. La aplicación de hoja de cálculo Sheets, por ejemplo, admite cientos de funciones avanzadas, herramientas complejas como tablas dinámicas, una variedad de estilos de gráficos incrustados, filtros de datos para filas y columnas y una gran cantidad de complementos y complementos, algunos de los cuales pueden conectar otros servicios como BigQuery.
Para el procesamiento de textos, Google Docs puede incrustar imágenes y enlaces, formatear su texto de muchas formas diferentes, importar y exportar archivos usando el tipo de archivo Microsoft Word, traducir documentos y mucho más. Herramientas como Documentos y Presentaciones no le brindan el tipo de control detallado y granular sobre los diseños que obtiene con Word y PowerPoint, pero cuentan con todos los conceptos básicos y más.
Donde realmente sobresalen Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones es en las funciones de colaboración, que probablemente sean cruciales para muchas empresas modernas. Google tardó un tiempo en descubrir cómo permitir que varios usuarios editaran un documento (o una hoja de cálculo o una presentación) al mismo tiempo, pero ahora funciona perfectamente: cada edición está inteligentemente etiquetada, para que pueda ver quién es responsable. para qué, y ya no tendrá que preocuparse por guardar documentos o desbloquearlos para que otras personas trabajen en ellos. Bienvenido al futuro.
Otras características, como comentarios y revisiones, son un testimonio de lo lejos que ha llegado el conjunto de herramientas de Google Docs en los últimos años. Como usuario de G Suite, puede revertir archivos sin límite, hasta el momento en que se crearon, si lo desea. Los comentarios son intuitivos y fáciles de seguir, y si no son suficientes para su equipo, puede cambiar a una ventana de chat incorporada.
Compartir archivos con otras personas solo requiere unos pocos clics y usted obtiene un control total sobre quién puede ver y quién puede editar los archivos que ha creado. Todas estas funciones funcionan en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones y, como es de esperar, las tres aplicaciones también funcionan bien juntas (por lo que puede copiar un gráfico de una hoja de cálculo y pegarlo en un documento, por ejemplo).
También hay más en el conjunto de herramientas de Google Docs. Existe Google Forms, que es más avanzado y capaz de lo que su interfaz básica podría sugerir; de hecho, puede armar algunos formularios bastante complejos en línea, formularios que son fáciles de compartir a través de URL personalizables y que enviarán las respuestas a una hoja de cálculo automáticamente para usted. .
Obtiene una gran cantidad de diferentes tipos de entrada para elegir, que cubren opciones múltiples, casillas de verificación, fechas, etc. Las opciones de diseño para su formulario son relativamente limitadas, pero aún puede marcar y personalizar sus formularios con una cierta cantidad de color e imágenes, si es necesario. Si necesita respuestas de clientes a través de la web, es posible que pueda usar Formularios sin pagar por una solución separada.
Luego está la aplicación para tomar notas Google Keep: se apega a lo básico, pero brinda a los usuarios acceso a varias anotaciones, imágenes y enlaces en múltiples dispositivos. Todo se mantiene simple y mínimo, pero hay algunas características útiles aquí que funcionan bien: opciones para colaborar con otros usuarios en notas, convertir notas en recordatorios y etiquetar notas con etiquetas personalizadas y colores.
Google Docs para G Suite: precios y veredicto
G Suite está disponible en tres planes diferentes para elegir: Básico ($ 5 / £ 3.30 por usuario por mes), Business ($ 10 / £ 6.60 por usuario por mes) y Enterprise ($ 25 / £ 20 por usuario por mes). Las diferencias incluyen la cantidad de almacenamiento de archivos por usuario y varios controles de administración avanzados; el precio realmente no afecta a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
Hay áreas en las que Google Docs y las otras aplicaciones de G Suite no pueden competir con Microsoft Office: las aplicaciones web simplemente no pueden igualar la complejidad de los programas de escritorio, por lo que Excel tiene cálculos y visualizaciones más avanzados disponibles, por ejemplo, y puede profundizar más con su procesamiento de números (tiene más funciones, más fórmulas y más tipos de gráficos). Hay más animaciones y transiciones disponibles en PowerPoint que en Presentaciones de Google, y una mayor cantidad de plantillas para todas las aplicaciones disponibles en Microsoft Office en comparación con G Suite.
Si puede vivir con esas deficiencias, G Suite tiene muchos beneficios: aplicaciones en línea ingeniosas que siempre están actualizadas y mantienen sus archivos constantemente respaldados, y herramientas de colaboración que son un sueño de usar. Se siente como el futuro del software, por lo que Microsoft ahora también hace que sus programas de Office estén disponibles en el navegador.
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