GoToMeeting es una de las muchas herramientas comerciales estratégicas que intentan capturar lo que se ha convertido en la tecnología esencial para quienes trabajan separados.
Desarrollada por LogMeIn a partir de soluciones anteriores GoToMyPC y GoToAssist, esta herramienta de videoconferencia es mejor conocida por los altos niveles de cifrado que ofrece y su capacidad para funcionar detrás de firewalls.
Aquellos que deseen experimentar una prueba de 14 días pueden registrarse en https://www.gotomeeting.com/
En esta función, lo guiaremos a lo largo de su primer día de uso de GoToMeeting y describiremos qué esperar. Comencemos a usar GoToMeeting y proporcionemos la información crítica que necesita para aprovecharla al máximo.
- Lea nuestra revisión completa de GoToMeeting aquí
1. El Hub
Cuando se registra en GoToMeeting, primero llega a la interfaz web o 'Hub', como se llama, y en algunas aplicaciones de conferencias, eso es todo lo que necesita. Y puede hacer muchas cosas aquí, pero lo que no puede hacer de inmediato es organizar una reunión.
Pronto cubriremos qué paso adicional debe realizar. Pero primero, veamos la interfaz web del Hub y organicemos nuestro espacio para reuniones.
Como anfitrión de una reunión, puede definir el nombre de la sala en la que se llevará a cabo, invitar a personas a unirse a usted y programar el evento (o reprogramarlo si es necesario).
Pero configurar la sala es la primera tarea que debe realizar. Hagámoslo ahora haciendo clic en el botón "Configure su habitación".
2. Configura tu habitación
El primer requisito para cada sala es que tenga un nombre único, y lo mejor es elegir algo con lo que los asistentes puedan identificarse fácilmente. Recomendamos tener una estructura estándar para las salas de nomenclatura y las reuniones, ya que será menos probable que la gente se olvide de presentarse.
Llamamos a nuestra habitación, imaginativamente pensamos, Pro.
Puede darle a la habitación un color específico e incluso un tema si desea algo un poco distintivo.
3. Crea una reunión
Una vez que hemos creado una Sala, podemos usar esa ubicación virtual para tener una reunión. El Hub tiene un gran botón azul para hacer eso, y eso activa un asistente que hace muchas preguntas.
Estos incluyen en la primera página cómo se llamará la reunión, cuándo tendrá lugar y si es un evento único o un lugar habitual.
Hay tres páginas adicionales de la definición de la reunión, la segunda permite definir cómo se manejará el audio, la tercera es para la personalización y la cuarta permite definir un coorganizador y crear una contraseña que controle el acceso.
La capacidad de tener un coorganizador es una característica especialmente útil. Porque permite que otra persona organice la reunión si el creador no está disponible.
4. Invitaciones
Una vez que se ha definido una reunión, aparece en el Hub, y desde aquí puede copiar la invitación a todas las personas a las que quiera asistir.
Si permite que los teléfonos suenen en un número y contribuyan únicamente con audio, aquí también se muestran los números de teléfono localizados.
Puede pensar que ahora está listo para tener una reunión, pero hay un paso adicional que debe realizar antes de estar listo para ser anfitrión o unirse. En cada computadora, deberá instalar la aplicación de escritorio.
5. Instale la aplicación de escritorio
Si hace clic en el botón "Iniciar" para una reunión y no ha instalado la aplicación de escritorio, se le llevará inmediatamente a una pantalla donde puede descargar e instalar la aplicación. No hace falta decir que si los usuarios comunes de su empresa no están autorizados a instalar aplicaciones, entonces podría ser necesario algún enlace con los de su departamento de SI o TI para que esto sea posible.
Una vez que la aplicación se haya instalado correctamente, se iniciará cuando haga clic en "Iniciar" y le preguntará cómo le gustaría unirse a la reunión.
Con eso fuera del camino, la reunión ha comenzado efectivamente, aunque de manera predeterminada, las transmisiones de video y audio están deshabilitadas de manera predeterminada. Esto no es algo malo, ya que le da la oportunidad de asegurarse de que su apariencia sea aceptable, de que la iluminación sea suficiente para que los demás lo vean y de que haya conectado un micrófono si es necesario.
6. Controles de la aplicación
La aplicación GoToMeeting tiene algunos controles simples en la parte inferior que permiten a los usuarios deshabilitar y habilitar video y sonido, compartir su escritorio y salir de la reunión.
La única diferencia que notarán los usuarios de plataformas móviles es que no tienen la opción de compartir su escritorio, pero en otros aspectos es idéntico. Si el video está habilitado, verá un pequeño panel que muestra cómo se ve su video, para que comprenda lo que otros ven.
Otra característica interesante se encuentra en la parte superior izquierda, donde puede ver un botón de grabación "REC". Esto grabará la reunión para referencia futura.
En la parte superior derecha hay cuatro íconos que muestran el panel de participantes, acceden a las funciones de chat incorporadas, configuraciones de audio y video y una sección de información que también incluye algunos enlaces de soporte.
Y, finalmente, en la parte inferior izquierda hay un icono de preferencias donde puede configurar todos los valores predeterminados. Estos incluyen los altavoces y el micrófono preferidos, y las integraciones de aplicaciones, y dónde se almacenarán localmente los documentos relacionados con la reunión.
7. Administrar una habitación
Administrar una sala es muy sencillo. A medida que llegan los invitados, aparecen en un panel en el lado derecho de la aplicación, donde puede verlos.
Técnicamente, GoToMeeting puede tener hasta 251 personas en la misma reunión al mismo tiempo, incluido el anfitrión, y le muestra cuántas están participando actualmente.
Como anfitrión, puede silenciar el audio de un participante, invitar a nuevas personas, bloquear la reunión para que no pueda entrar cualquiera que llegue tarde y ceder el control del sistema de alojamiento con el teclado y el mouse a otro usuario.
Y, si el anfitrión necesita irse, tal vez para otra reunión, incluso puede hacer que cualquier asistente sea el presentador u organizador. Muchas de estas funciones están en un menú desplegable que aparece si hace clic en el cheurón a la derecha del ícono de audio de los participantes.
8. Demasiadas personas
Con la capacidad de manejar a tantos participantes, puede ser difícil hacer un seguimiento de quién está hablando.
Afortunadamente, los desarrolladores de GoToMeeting los de eso y puedes filtrar quién aparece en el panel principal de la aplicación.
De forma predeterminada, la aplicación tendrá Ver todos configurados, y puede ver eso en el centro de la barra a lo largo de la parte superior con dos galones a su lado. Al hacer clic en esto, se mostrará un menú donde puede cambiar para mostrar solo a los participantes que hablan activamente, aquellos con cámaras activas u ocultar a todos.
En nuestro ejemplo, todas las cámaras se desactivaron, por lo que esa opción está atenuada.
Hay muchos otros trucos y funciones de GoToMeeting, pero es de esperar que algunos de estos consejos le ayuden a empezar.
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