eFileCabinet es simplemente una de las mejores plataformas de software de gestión de documentos. eFileCabinet ofrece control granular sobre seguridad, uso compartido de archivos, control de versiones y más. Las funciones de IA lo ayudan a clasificar automáticamente sus archivos, y el reconocimiento óptico de caracteres le permite buscar cualquier dato dentro de los archivos escaneados. El único inconveniente de eFileCabinet es que puede ser costoso, especialmente si tiene muchos usuarios o necesita complementos de integración.
En nuestra revisión de eFileCabinet, lo ayudaremos a decidir si esta plataforma de administración de documentos es adecuada para su negocio.
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Planes y precios
eFileCabinet ofrece tres opciones de precios. El plan Advantage cuesta $ 55 por usuario por mes si se factura anualmente e incluye 1 TB de almacenamiento junto con todas las funciones esenciales de eFileCabinet. Sin embargo, está limitado en los complementos que puede comprar, por lo que eFileCabinet no es muy ampliable con el plan Advantage.
El plan empresarial cuesta $ 99 por usuario al mes si se factura anualmente e incluye 5 TB de almacenamiento para su empresa. Este plan incluye vistas previas de documentos en paralelo e integraciones con Microsoft OneDrive y Google Drive. También le permite comprar complementos para la integración de Salesforce, inicio de sesión único, flujos de trabajo automatizados e integración de correo electrónico.
El plan ilimitado cuesta $ 199 por usuario por mes facturado anualmente. Este plan incluye todos los complementos de eFileCabinet más almacenamiento de documentos ilimitado.
Características
eFileCabinet está repleto de funciones para ayudar a los empleados a compartir archivos, administrar documentos y optimizar los flujos de trabajo.
Una de las mejores cosas de eFileCabinet es lo simple que hace que compartir archivos. Con este software, puede compartir archivos instantáneamente con cualquier persona, dentro o fuera de su organización. No hay límite para la cantidad de usuarios invitados que puede tener trabajando en documentos dentro de su cuenta, independientemente de su plan. Además, tiene control sobre los permisos de edición y puede optar por recibir notificaciones cuando se descarga un archivo compartido.
En particular, eFileCabinet también le permite solicitar archivos de otros usuarios o invitados. Al realizar una solicitud de archivo, puede crear varios campos de documento y decidir si son obligatorios u opcionales. También puede preestablecer la ubicación de carga de los archivos para que se carguen automáticamente en la carpeta a la que pertenecen.
Una de las formas en que eFileCabinet ayuda a mantener su negocio organizado es con plantillas de carpetas. Con las plantillas de carpeta, puede crear directorios estandarizados con carpetas con nombre. Por ejemplo, puede crear una plantilla en la que una carpeta principal contenga 12 subdirectorios, cada uno con el nombre de un mes individual.
La ventaja de este sistema es que cada archivo que crea o recibe tiene un hogar. Además, es fácil estandarizar las estructuras de carpetas para todos sus empleados en su empresa. Eso hace que sea más fácil compartir y localizar archivos y elimina la confusión potencial que surge de que cada empleado cree su propio sistema de archivo.
Los usuarios comerciales e ilimitados tienen acceso a flujos de trabajo de documentos automatizados, que es una forma poderosa de optimizar su negocio. Una aplicación que destaca eFileCabinet es nombrar y archivar automáticamente un documento entrante en función de la presencia de ciertas palabras clave en el documento en sí. También puede utilizar flujos de trabajo para dividir campos de formulario en subcategorías de búsqueda, lo que hace que las búsquedas de documentos sean aún más eficaces.
Interfaz y en uso
La plataforma web de eFileCabinet es generalmente muy fácil de navegar, con un diseño de tres paneles que le permite ver su directorio de carpetas completo, los archivos dentro de una carpeta seleccionada y una vista previa de un archivo individual. También hay una barra de búsqueda para búsquedas rápidas de documentos y un panel de favoritos para acceder fácilmente a las carpetas más utilizadas.
Sin embargo, vale la pena señalar que no puede editar documentos dentro de eFileCabinet. Esto es un poco decepcionante, especialmente cuando solo necesita realizar cambios simples en un documento o formulario de Word. Dicho esto, puede guardar versiones ilimitadas de archivos, lo cual es bueno para trabajar en proyectos con muchas revisiones.
eFileCabinet también ofrece aplicaciones móviles para iOS y Android. Una cosa notable acerca de las aplicaciones móviles es que le permiten tomar fotos de cualquier documento en papel y cargarlas instantáneamente en la nube eFileCabinet.
Apoyo
eFileCabinet ofrece soporte por teléfono, correo electrónico y chat en vivo de 7 am a 6 pm, hora de la montaña, de lunes a viernes. Puede adquirir soporte telefónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana como complemento opcional (precio solo por cotización). eFileCabinet también tiene una base de conocimientos en línea que incluye guías de usuario muy detalladas para la mayoría de las funciones clave del software.
Seguridad
eFileCabinet aloja sus documentos en la nube y se toma en serio la seguridad. Todos los archivos están encriptados en reposo y su conexión a la nube está encriptada con SSL. La autenticación de dos factores durante el inicio de sesión también es una característica estándar.
Además, los administradores tienen un control significativo sobre el software. Puede establecer requisitos de complejidad de contraseña, optar por la lista blanca de direcciones IP o limitar los tiempos de inicio de sesión. Los administradores también tienen acceso a registros de actividad completos para todos los usuarios.
La única característica de seguridad que perdimos fue la capacidad de establecer límites de descarga en archivos compartidos. eFileCabinet también ofrece enlaces URL de acceso rápido a documentos que, aunque son convenientes, no son muy seguros.
La competencia
Hay mucho que me gusta de eFileCabinet. Pero si no tiene las funciones o integraciones que su empresa necesita, considere Dokmee o DocuWare. Dokmee está diseñado para empresas y la automatización del flujo de trabajo es estándar. DocuWare ofrece herramientas móviles adicionales y funciones de cumplimiento, junto con la friolera de 500 opciones de integración. Ambas plataformas ofrecen precios solo por cotización, pero esperan que sean más costosos que eFileCabinet para empresas medianas.
Veredicto final
eFileCabinet es un potente software de gestión de documentos con muchas buenas funciones para pequeñas y medianas empresas. La plataforma facilita la estandarización de la organización de archivos en toda su empresa y la organización automática de archivos mediante flujos de trabajo basados en inteligencia artificial. También tiene un soporte sólido para el intercambio de archivos y la gobernanza. Aunque eFileCabinet es caro, el grado en el que puede optimizar su negocio bien puede valer la pena.
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