El mejor software de administración de documentos (DMS) hace que la administración de sus archivos, tanto en línea como fuera de línea, sea fácil y eficiente.
El mejor software de gestión de documentosHaga clic en los enlaces a continuación para ir al sitio web del proveedor:
1. Templafy
2. Archivos M
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
La gestión de documentos se está volviendo cada vez más importante a medida que el concepto de una oficina sin papel se está convirtiendo en una realidad cotidiana, especialmente con el crecimiento de los servicios de almacenamiento en la nube.
Esto significa que, en lugar de tener que guardar papel en archivadores pesados, los documentos ahora se pueden almacenar de forma segura en línea. Sin embargo, no se trata solo de archivar información sino de facilitar todo el proceso de gestión de documentos, cubriendo todo, desde plantillas de marca, mejorando los flujos de trabajo, trabajando con herramientas de colaboración, así como también pudiendo clasificar información a veces técnica. Y eso se suma a las tareas generales de edición y administración de documentos.
Un buen software de gestión de documentos (DMS) también tiene que ser capaz de trabajar con diferentes tipos de archivos digitales, no solo del software de oficina, sino también de aplicaciones para tomar notas, planos técnicos, imágenes y diseños, y cualquier otra cosa en la que puedas imaginar que se está imprimiendo previamente. papel, incluso de formatos de archivo heredados. En estos días, también se ocupará de la creación de software para documentos.
Sin embargo, muchos proveedores y contratistas seguirán trabajando con papel, por lo que cualquier DMS debe tener una solución de escaneo de documentos, que a menudo funciona de forma independiente o como parte de un paquete de software de escaneo OCR, de modo que dichas facturas en papel, recibos u otros los documentos se pueden escanear para poder archivar una copia digital mientras se recicla la versión en papel.
La oficina sin papel ha tardado mucho en llegar, pero finalmente está aquí para aquellos que quieran adoptarla. A continuación, presentamos las mejores soluciones de software de gestión de documentos.
- Hemos presentado las mejores alternativas a Microsoft Office.
1. Templafy
Una solución de gestión de documentos todo en uno
Interfaz fácil de usarAmplias funcionesAplicaciones móvilesVerificaciones de cumplimiento automatizadasTemplafy es una de las mejores herramientas de gestión de documentos que existen. El sistema tiene como objetivo integrar suites y soluciones de oficina esenciales que utilizan las empresas a diario.
Si hay algo que puede resultar frustrante, es tener que crear documentos de marca con un software diferente. Esto puede llevar mucho tiempo y estar fragmentado, pero Templafy puede ayudar. Con él, puede crear una variedad de archivos dentro del sistema y administrarlos desde una única fuente.
El software es compatible con una variedad de dispositivos y utiliza la nube para permitirle acceder a todos sus documentos en computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes. También hay verificaciones de cumplimiento automáticas, y también puede dar retroalimentación a los empleados fácilmente.
Se requiere contacto para una cotización de precios y, como era de esperar, el costo exacto depende de la cantidad de usuarios, funciones y complementos elegidos.
2. Archivos M
Software de documentos que detecta duplicaciones
Prácticas integracionesAplicaciones móvilesAlertas de documentosCuando se trata de la gestión de documentos, M-Files tiene como objetivo mejorar los flujos de trabajo internos y garantizar que la información importante se mantenga segura en todo momento. Entre sus clientes se incluyen muchas grandes corporaciones como Comcast y Yokohama.
Hay una única bóveda para una gran cantidad de archivos, y puede encontrarlos fácilmente por cliente, proyecto, fecha, estado u otros criterios. El software tiene como objetivo evitar la duplicación: es bastante común terminar con dos copias del mismo informe, o posiblemente más.
M-Files le avisará si un documento se ha guardado dos veces mediante el análisis de nombres y datos del proyecto. También obtiene algunas integraciones excelentes, incluidas Microsoft Office y Salesforce CRM.
Hay una prueba gratuita disponible, pero el precio no está estipulado en el sitio, por lo que debe ponerse en contacto para solicitar un presupuesto.
3. DocuWare
La organización de documentos se traslada a la nube
Cubre una amplia gama de tareas de documentosAlmacenamiento basado en la nubeSoporte móvilPrecios ocultosDocuware adopta un enfoque basado en la nube para la gestión de documentos. Integra el almacenamiento en la nube y la automatización de oficinas para crear un lugar de trabajo digital. Este enfoque sin papel para el espectro completo de tareas de oficina es otro ejemplo de la transformación digital que está impulsando muchos procesos en estos días.
Docuware ofrece servicios para crear un "flujo de trabajo en la nube" cuando se trata de documentos. Permite que los servicios se compren a pequeña escala según sea necesario, y luego, a medida que se crean escenarios de casos de uso y se garantiza la confiabilidad, el servicio se puede escalar para una implementación más grande.
También se ofrecen aplicaciones móviles que pueden integrarse en este flujo de trabajo, lo que facilita el escaneo de recibos sobre la marcha, la aprobación de facturas para un pago rápido y la firma de formularios directamente en el dispositivo.
Si bien Docuware ofrece una demostración y una prueba gratuita, el precio, por supuesto, depende de los servicios elegidos, por lo que requiere que el posible comprador se ponga en contacto para obtener un presupuesto personalizado.
Prueba gratisActualización: Docuware ahora ofrece una prueba gratuita en asociación con. Haga clic aquí ahora para reclamar. Ver oferta
4. MasterControl
DMS enfocado en el cumplimiento
Optimizado para móvilesApoyado por reguladoresEstándares globalesDentro de las grandes organizaciones, a menudo se implementan procesos y regulaciones para garantizar que los documentos cumplan y sigan las pautas de la empresa. Pero cuando tiene una tonelada de archivos, puede resultar difícil seguir esas reglas.
El software de control de documentos MasterControl, que utilizan algunos de los organismos reguladores más grandes del mundo, es un software de gestión de documentos que aborda regulaciones y estándares complejos en todo el mundo. Su objetivo es reducir el costo de cumplimiento y aumentar la eficiencia interna.
El sistema automatiza completamente el enrutamiento, la entrega, la escalada y la aprobación de documentos vitales. También cuenta con un archivo seguro y centralizado donde puede almacenar y buscar archivos comerciales.
No hay indicación de una prueba gratuita y el precio requiere contactar a la compañía para obtener un presupuesto.
5. XaitPorter
Colaboración basada en la nube en su máxima expresión
Totalmente optimizado para la nubeFunciones de colaboración inteligenteIntegración de SalesforceSi está buscando una solución en la nube para crear documentos, definitivamente debería consultar XaitPorter.
Lo mejor de este sistema es que es extremadamente flexible. Puede colaborar y trabajar en documentos con colegas simultáneamente, y puede compartir comentarios fácilmente entre sí. También gestiona todos los aspectos del flujo de trabajo, por lo que no tiene que preocuparse por el formato, la numeración y el diseño.
XaitPorter también tiene algunos trucos útiles en el frente de las integraciones. El software puede funcionar con Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText y Dropbox. Y actualmente lo utilizan más de 45.000 empresas en todo el mundo.
Si bien hay una demostración disponible, no hay una prueba gratuita y el precio requiere ponerse en contacto para obtener una cotización.
Otras plataformas DMS a considerar
Si bien hay una serie de plataformas de documentos y oficinas dedicadas que podríamos mencionar, entre ellas Office 365, LibreOffice y Adobe Document Cloud, estas están más enfocadas en crear documentos y administrarlos, en lugar de administrar y almacenar documentos de múltiples fuentes y formatos. Por lo tanto, continuaremos con esta lista presentando algunas de las otras soluciones DMS que vale la pena considerar:
Samepage es un poco diferente a la gestión de documentos estándar, ya que se trata más de crear un punto focal único para todas las comunicaciones, proyectos y herramientas para compartir documentos. El objetivo es simplificar todo en una sola aplicación en lugar de tener múltiples aplicaciones de software para diferentes tareas. La interfaz es simple y fácil de usar, con la colaboración integrada en el corazón de la misma. En ese sentido, hace de Samepage una solución potencialmente flexible para cubrir múltiples necesidades.
Dokmee se anuncia como una solución de gestión de contenido empresarial para organizar, proteger y gestionar archivos. Admite varios formatos de documentos y también proporciona imágenes de documentos y captura de datos como parte de su servicio. Todo se puede indexar de manera inteligente mediante IA, con archivos sellados automáticamente para indexar, así como enrutamiento basado en reglas para facilitar el almacenamiento y el archivo, todo lo cual se realiza a través de un alojamiento seguro en la nube. Como era de esperar, la colaboración es compatible, con permisos y opciones de auditoría disponibles para una gestión de archivos más sencilla.
eFileCabinet es una solución de software de gestión de documentos que utiliza la automatización inteligente para organizar, nombrar y almacenar archivos de acuerdo con su contenido. Hay plantillas disponibles para personalizar el árbol de carpetas de documentos en todo su sistema. Los permisos, la caducidad de archivos / carpetas y las notificaciones también se pueden configurar para compartir archivos y enviar solicitudes de archivos, todo lo cual se realiza mediante una URL segura. Las reglas generales de accesibilidad también se pueden configurar de acuerdo con la política de la empresa.
Abbyy es quizás más famoso por sus servicios de lectura y escaneo de archivos, pero también proporciona un servicio de archivo de documentos digitales que permite el almacenamiento y uso seguro de documentos. El acceso se puede rastrear y registrar, y los documentos existentes se pueden reutilizar y editar según sea necesario para su reemisión. Las palabras clave meta se pueden aplicar para una búsqueda fácil además de las funciones de búsqueda normales y se pueden distribuir fácilmente a través de la web o el correo electrónico según sea necesario. Una posible limitación es que los servicios de Abbyy están diseñados principalmente para almacenar documentos en formato PDF.
- También presentamos el mejor almacenamiento de documentos en la nube.
