La comunicación juega un papel fundamental en las operaciones diarias de las empresas de todos los sectores, tanto a nivel interno como externo. Y los teléfonos siguen siendo uno de los métodos de comunicación más comunes para muchas empresas en la actualidad.
Pero en los últimos años, los teléfonos comerciales han experimentado cambios importantes. Hoy en día, muchas empresas utilizan sistemas telefónicos basados en el protocolo de voz sobre Internet. Dichos sistemas permiten a las empresas realizar llamadas telefónicas y enviar mensajes a través de teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras y otros dispositivos conectados a Internet.
La compra de un sistema VoIP para su empresa ofrecerá muchos beneficios en comparación con las soluciones telefónicas tradicionales. Proporcionan mayor escalabilidad, ahorro de costos, soporte para múltiples dispositivos, excelente calidad de llamadas, mayor seguridad, experiencias de usuario impresionantes y muchos otros beneficios.
Lo que también es bueno sobre los sistemas VoIP es que tienen muchas características diferentes, como asistentes automáticos, desvío de llamadas, grabación de llamadas, transferencia de llamadas, retención de llamadas, estacionamiento de llamadas, colas de llamadas, horario comercial, análisis, conferencias, música en espera, Mensajería SMS y más.
Si actualmente está buscando un sistema VoIP de nivel empresarial, habrá visto que hay muchas opciones disponibles. Pero, ¿cómo eliges realmente el más adecuado para tu negocio? Una de las mejores formas de asegurarse de que un sistema VoIP se adapte bien a su negocio es evitar errores comunes, ya sea haciendo poca investigación antes de comprar un sistema, no tener claros sus requisitos o algo más.
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Elegir el primer proveedor que ve
Hay muchos sistemas VoIP diferentes disponibles en el mercado hoy en día, y si está buscando comprar uno para su negocio y está muy ocupado, es fácil elegir el primer proveedor con el que se encuentre después de una búsqueda rápida en Google.
Pero si selecciona un proveedor de VoIP sin investigar un poco de antemano y considerar otras opciones, podría terminar eligiendo un servicio que no sea adecuado para su empresa y su equipo.
Cuando se trata de encontrar el mejor sistema de VoIP, es esencial comparar diferentes proveedores. Aunque esto llevará más tiempo, no se apresurará a tomar una decisión y terminará con la mejor solución de VoIP para toda su empresa. Al comparar precios, puede ahorrar dinero en suscripciones premium y obtener acceso a aún más funciones.
No comprender las necesidades de sus usuarios y los requisitos comerciales
Comparar diferentes proveedores no es el único factor a considerar al seleccionar un sistema VoIP de nivel empresarial. Si no comprende lo que su empresa y su personal necesitan de un proveedor de VoIP, corre el riesgo de perder dinero y tiempo en implementar un sistema ineficaz.
Mientras explora el mercado en busca de la solución VoIP empresarial perfecta, debe escribir una lista de requisitos comerciales, técnicos y de usuario. Esto le ayudará a asegurarse de que un proveedor potencial se adapte perfectamente a su negocio. Por ejemplo, puede anotar las funciones de VoIP necesarias y comprobar si son ofrecidas por posibles proveedores de VoIP.
Leer reseñas en profundidad, estudios de casos y testimonios de clientes también lo ayudará a determinar qué sistema se adapta mejor a su negocio. Lo que no desea hacer es seleccionar una solución de VoIP y descubrir que no es adecuada para su negocio en el futuro.
Sin considerar costos
No considerar los costos de un sistema VoIP es otra cosa que debe abstenerse de hacer mientras busca el mejor proveedor. Muchos servicios de VoIP ofrecen una variedad de suscripciones pagas y extras opcionales que se adaptan a diferentes negocios. Si no los tiene claros, puede inscribirse en el plan incorrecto o incurrir en cargos adicionales en el futuro.
Si está pensando en comprar un sistema VoIP para su negocio, le recomendamos encarecidamente que establezca un presupuesto claro desde el principio y considere los factores financieros de varios servicios. Como ocurre con cualquier otro tipo de producto, existen en el mercado soluciones de VoIP tanto baratas como caras. Si tiene claro cuánto está dispuesto a gastar en un sistema VoIP, podrá encontrar un servicio que se ajuste a su presupuesto.
La mayoría de los proveedores tienen un resumen claro de los precios en sus sitios web, que definitivamente vale la pena leer. Pero también debería poder discutir su presupuesto y los costos de un sistema VoIP hablando con los equipos de servicio al cliente.
Ignorar las implicaciones de seguridad
Debido a que las soluciones de telefonía VoIP se ejecutan en Internet, siempre existe el riesgo de que los ciberdelincuentes pirateen su sistema para espiar llamadas telefónicas y robar información comercial valiosa. Como resultado, es primordial que considere los riesgos de seguridad de los sistemas VoIP y se asegure de que su proveedor elegido mitigue estas amenazas.
Por ejemplo, debe elegir un sistema VoIP que proporcione un cifrado sólido, autenticación multifactor, una política de usuario estricta, una variedad de protocolos seguros y otras características de seguridad. Si no está seguro de cómo un proveedor maneja la seguridad y privacidad del usuario, vale la pena hablar con su equipo de servicio al cliente.
Comprar un sistema no escalable
Si desea implementar un sistema VoIP en un negocio de rápido crecimiento, lo último que desea hacer es elegir una solución no escalable que no se adapte a las necesidades de su empresa en un futuro lejano.
A medida que su negocio continúa creciendo, sin duda necesitará crear nuevas líneas en todo el mundo, agregar nuevos empleados a su sistema telefónico, acceder a nuevas funciones y complementos, y más. Los mejores sistemas de VoIP para empresas hacen que sea sencillo y rápido hacer estas cosas a lo largo del tiempo.
Elegir un proveedor gratuito o que no sea de buena reputación
Otra cosa que se debe evitar al elegir un sistema VoIP es optar por proveedores gratuitos o de mala reputación. Si bien seleccionar un proveedor gratuito parece una excelente manera de ahorrar dinero en un sistema VoIP, podría experimentar vulnerabilidades de seguridad, rendimiento deficiente, falta de atención al cliente, software difícil de usar y otros problemas.
La mejor manera de asegurarse de aprovechar al máximo un sistema VoIP es eligiendo uno de los mejores sistemas del mercado. Nuestros servicios de VoIP favoritos de 2022-2023 son RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP y Phone.com.
Optar por un sistema VoIP que no sea fácil de usar
Sin hacer ninguna investigación sobre los mejores sistemas VoIP para empresas, podría terminar con un sistema que es difícil de configurar y usar. Esto causará muchos problemas para su negocio, como tener que capacitar al personal sobre cómo usar un sistema VoIP complicado, los empleados optan por usar otros métodos de comunicación si un sistema no es fácil de usar y, en última instancia, cambiar de proveedor más adelante.
Una excelente manera de comprobar que un sistema ofrece una buena usabilidad es leyendo reseñas y testimonios de clientes. Pero con la gran mayoría de los sistemas VoIP que ofrecen pruebas y demostraciones gratuitas, incluso puede probar un sistema antes de comprometerse con una suscripción paga. Entonces, sabrá si es fácil de usar o no.
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