Google Workspace contiene algunas de las mejores aplicaciones de productividad del mundo. Es posible que ya haya aprendido algunos consejos para ahorrar tiempo que le ayudarán a sacar más provecho de este software de oficina. Sin embargo, lo que la mayoría de los usuarios no se da cuenta es que las Hojas de cálculo, Documentos, Gmail y Formularios de Google admiten una automatización del flujo de trabajo casi ilimitada. Esto puede ser particularmente valioso para las pequeñas y medianas empresas, que pasan una cantidad significativa de tiempo trabajando en tareas rutinarias como enrutar pedidos y evaluar formularios de solicitud.
En esta guía, explicaremos cómo funciona la automatización del flujo de trabajo en Google Workspace y destacaremos algunos complementos que puede utilizar para aumentar el poder de esta suite ofimática para su empresa.
¿Qué son los flujos de trabajo en Google Workspace?
Transformar los datos sin procesar en un formato que su empresa pueda utilizar lleva tiempo. Si recibe un envío de contacto de un formulario, es posible que deba convertirlo a un formato que pueda leer su software de CRM. Si recibe una solicitud de pedido, es posible que deba dividir esa solicitud y enviar diferentes detalles a diferentes personas de su organización.
Afortunadamente, Google Workspace permite automatizar estas transformaciones con flujos de trabajo de documentos. Estos flujos de trabajo le permiten especificar la secuencia de pasos por los que deben pasar los datos y luego realizar ese proceso por usted. En general, los flujos de trabajo de documentos son altamente personalizables, por lo que puede adaptar fácilmente el proceso de automatización a sus necesidades comerciales.
Puede crear flujos de trabajo de documentos automatizados en la mayoría de las aplicaciones de Google Workspace, incluidos Google Docs, Sheets, Gmail y Forms.
Cómo automatizar el flujo de trabajo de documentos: Apps Script frente a complementos
Dependiendo de la complejidad del flujo de trabajo automatizado que necesite crear, hay dos rutas diferentes que puede seguir.
La forma más sencilla de generar flujos de trabajo es utilizar un complemento creado para tal fin. Hay cientos de complementos de automatización disponibles en la tienda web de Google. Algunos de estos son gratuitos, pero muchos requieren un pago único o una suscripción mensual. Si opta por un producto pago, verifique si la empresa que lo fabrica ofrece soporte al cliente en caso de que tenga algún inconveniente.
Si desea crear automatizaciones totalmente personalizadas de forma gratuita, puede utilizar Apps Script. Este es un entorno de desarrollo creado por Google para permitir que cualquiera pueda crear complementos para las aplicaciones de Google Workspace. De hecho, casi todos los complementos de automatización de pago que encontrará en la tienda web de Google se crearon con Apps Script. Si bien hay muchos recursos para ayudarlo a comenzar con la codificación en Apps Script, configurar incluso una simple automatización a través del código puede llevar mucho tiempo.
Cómo acceder a los complementos de automatización
Si desea buscar complementos para Hojas de cálculo, Documentos, Gmail o Formularios de Google, puede encontrarlos en la tienda web de Google. La forma más fácil de acceder a la tienda web es buscar el menú Complementos en cualquiera de estas aplicaciones y luego hacer clic en Obtener complementos. Esto abrirá una ventana que ya está filtrada para mostrarle solo los complementos que funcionan con la aplicación Google Workspace que está utilizando actualmente.
Puede instalar cualquier complemento de la tienda web simplemente haciendo clic en el botón Instalar. Tenga en cuenta que los complementos pagos pueden requerir que compre una suscripción antes de poder comenzar a usarlos.
¿Qué puede hacer con los flujos de trabajo de documentos?
Para darle una idea de los tipos de tareas que puede realizar con los flujos de trabajo de documentos automatizados, echemos un vistazo a algunos ejemplos. Usaremos aplicaciones de la tienda web de Google, pero tenga en cuenta que puede crear muchos de estos flujos de trabajo de forma gratuita a través de Apps Script.
Con demasiada frecuencia, los datos comerciales se distribuyen en varias hojas de cálculo. Tal vez tenga datos de ventas granulares de diferentes departamentos guardados en diferentes hojas. O puede tener la información del cliente de diferentes formularios de entrada guardados en documentos separados.
Con la automatización del flujo de trabajo, puede combinar fácilmente datos de varias hojas de cálculo en una sola tabla maestra. Nos gusta usar SheetGo (a partir de $ 12 por usuario por mes) para esto, ya que facilita la conexión de varios archivos de Google Sheets. Aún mejor, SheetGo también puede agrupar archivos Excel y CSV y entregar automáticamente los datos de esos documentos en una hoja de cálculo maestra de Google Sheets.
Lo que es particularmente bueno de este complemento de automatización es que se actualiza automáticamente. SheetGo verificará las hojas de cálculo distribuidas en busca de nuevos datos con la frecuencia que desee y hará un seguimiento de los cambios en el documento maestro utilizando la función de historial de edición dentro de Google Sheets.
Las aprobaciones para solicitudes de tiempo libre, informes y otros procesos internos son parte integral del buen funcionamiento de la mayoría de las empresas. Con complementos como Form Workflow Plus (a partir de $ 300 por año), puede vincular fácilmente Formularios de Google a Hojas de cálculo para realizar un seguimiento y administrar las solicitudes de aprobación.
Con este complemento, un administrador simplemente necesita crear un formulario de solicitud dentro de Formularios de Google. Ese formulario se envía a los aprobadores designados cuando se completa y todos los datos se ingresan en una hoja de cálculo. La hoja rastrea dónde se encuentra la solicitud en el proceso de aprobación junto con las decisiones y comentarios de los aprobadores individuales.
Form Workflow Plus también admite el enrutamiento de aprobación de varios pasos, por lo que puede ser útil para flujos de trabajo más complejos, como el enrutamiento de pedidos.
Si bien hay muchas herramientas de marketing por correo electrónico disponibles, puede crear campañas de correo electrónico sorprendentemente completas dentro de Gmail utilizando un complemento como Yet Another Mail Merge (de uso gratuito).
Con esta aplicación, ingresa las direcciones de correo electrónico de todas las personas a las que desea enviar correos electrónicos en una hoja de cálculo de Hojas de cálculo. Luego, puede escribir su mensaje en Gmail y agregar personalización utilizando el código integrado de la aplicación.
Cuando esté listo para enviar, vuelva a Hojas de cálculo y Yet Another Mail Merge entregará su correo electrónico a todos los que estén en su lista. Puede realizar un seguimiento de las aperturas de correo electrónico, los clics y las respuestas directamente desde su hoja de cálculo.
La mejor parte de esta herramienta es que puede crear un número ilimitado de hojas de cálculo para diferentes campañas. Además, dado que está utilizando Hojas de cálculo, es fácil obtener información de contacto para crear su campaña de marketing a partir de un CRM, Formularios de Google u hojas de cálculo existentes.
Las hojas de cálculo pueden ser sorprendentemente efectivas para diseñar tareas e hitos del proyecto. Además, al usar un complemento como ProjectSheet, puede automatizar el seguimiento del progreso dentro de su hoja de cálculo.
Este práctico complemento gratuito calcula automáticamente la cantidad de tareas por hito y rastrea si cada tarea está designada como completa, en progreso o no iniciada. En base a eso, mostrará un porcentaje de finalización para cada etapa del proyecto.
Además, ProjectSheet puede ayudarlo a identificar cuándo un proyecto se está retrasando. El complemento resaltará automáticamente una barra de progreso para cada hito verde, amarillo o rojo en función de si las subtareas están en, cerca o después de sus fechas límite establecidas.
Crear una aplicación de teléfono inteligente para su empresa es normalmente un proceso costoso y que requiere mucho tiempo y requiere la contratación de desarrolladores de software dedicados. Pero con la automatización del flujo de trabajo, puede crear una aplicación móvil básica directamente desde Google Sheets.
Para ello, recurriremos al complemento AppSheet (a partir de $ 5 por usuario al mes). Con esta aplicación, simplemente agrega datos a una hoja de cálculo de Hojas de cálculo. Los datos pueden ser cualquier cosa, desde el inventario de la tienda para crear una tienda en línea móvil o la información de contacto de los empleados para crear un directorio interno.
Conecte su hoja de cálculo a AppSheet y luego edite las propiedades de sus columnas de datos según sea necesario. Puede crear subconjuntos de datos y agregar expresiones personalizadas para tareas como la gestión de inventario. Cuando esté listo, puede elegir entre una variedad de plantillas de visualización predefinidas para decidir cómo se mostrarán sus datos en su nueva aplicación.
La mejor parte de todo esto es que se integra a la perfección con sus otros flujos de trabajo automatizados de Google Workspace. Puede configurar AppSheet para activar correos electrónicos automáticos basados en activadores en la aplicación o para agregar datos que los usuarios ingresan en otra hoja de cálculo de Sheets. Además, AppSheet puede enviar informes automatizados que puede importar fácilmente a Sheets.
Resumen
Automatizar los flujos de trabajo de documentos dentro de Google Google Workspace puede ahorrarle tiempo y dinero a su empresa, así como desbloquear nuevas y potentes funciones. Si bien es posible crear sus propios flujos de trabajo automatizados con Apps Script, encontrará muchos complementos gratuitos y de pago que admiten la automatización dentro de la tienda web de Google. Pruebe algunos de estos complementos destacados hoy mismo para ver cómo la automatización del flujo de trabajo puede ayudar a que cualquier proceso empresarial funcione sin problemas.
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