Asana es menos una aplicación de gestión de proyectos que una suite de productividad y colaboración. Carece de seguimiento de tiempo incorporado y cronogramas de proyectos avanzados, los cuales son esenciales para mantener los proyectos a largo plazo dentro del plazo y facturados correctamente. Pero Asana sobresale en la gestión de tareas, con una interfaz muy intuitiva y flexible que facilita el trabajo con equipos de cualquier tamaño. El conjunto de herramientas de la plataforma incluye asignación de tareas, administración de cargas de trabajo y muchas integraciones de aplicaciones.
Planes y precios
Asana es gratis para equipos de hasta 15 usuarios, con solo limitaciones menores. No hay límites en la cantidad de tareas que puede crear o en los archivos adjuntos para las tareas. Las principales restricciones para los usuarios gratuitos son que no tienen acceso a la vista de la línea de tiempo ni a los paneles personalizados.
Un plan Premium pagado cuesta $ 10,99 por usuario por mes (facturado anualmente). Este plan agrega no solo el visor de línea de tiempo y los paneles personalizados, sino también campos, formularios, hitos y un panel de control de administración personalizados para los gerentes.
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Si desea flujos de trabajo automatizados, necesitará un plan Premium por $ 24.99 por usuario por mes (facturado anualmente). Este plan también incluye la integración de Adobe Creative Cloud, las herramientas de corrección y la gestión de la carga de trabajo.
Características
Asana tiene mucho que ofrecer, especialmente en el ámbito de la gestión de tareas. La plataforma pone énfasis en la colaboración y la productividad, mientras que las herramientas de gestión de proyectos quedan un poco en segundo plano.
Lo que realmente distingue a Asana de otros software de gestión de proyectos es su flexibilidad. Puedes usar Asana para realizar un seguimiento del trabajo en curso y de los proyectos a largo plazo, así como para coordinar equipos y distribuir las cargas de trabajo entre los empleados. La amplia gama de integraciones solo aumenta la libertad que tiene para adaptar esta plataforma a las necesidades de su empresa.
Tareas
Las tareas están en el corazón de Asana; al final del día, la plataforma está diseñada esencialmente para ayudar a los gerentes a asignar tareas y a los empleados a realizar un seguimiento del trabajo por hacer.
Las tareas se pueden mostrar en formato de lista o en un tablero kanban, según las preferencias de los usuarios. Cada tarea puede tener subtareas, archivos adjuntos, fechas de vencimiento, miembros del equipo asignados y otros campos personalizados. De manera útil, los hilos de comentarios permiten que todos los involucrados en una tarea específica se comuniquen a través de Asana.
Todo, incluida la discusión de comentarios, se archiva cuando una tarea se marca como completada. Por lo tanto, existe un historial de trabajo en el que se pueden realizar búsquedas para cada proyecto, lo que puede ser de gran ayuda para las revisiones y la facturación de los empleados.
Línea de tiempo y carteras
Asana carece de muchas de las funciones avanzadas de seguimiento de proyectos que esperarías de un verdadero software de gestión de proyectos. Pero la plataforma tiene algunas herramientas para controlar los proyectos a largo plazo.
La primera de ellas es la vista de línea de tiempo. Se trata esencialmente de un diagrama de Gantt que se comparte entre todos los miembros del equipo en un proyecto y se actualiza en tiempo real. Es fácil mover elementos, establecer fechas de vencimiento y ver subtareas, por lo que se integra muy bien con los controles de tareas existentes de la plataforma.
La segunda característica que ofrece Asana para la gestión de proyectos es una vista de cartera. Esta pantalla permite a los gerentes ver de qué proyectos son responsables, monitorear el progreso y las actualizaciones de tareas, y establecer niveles de prioridad para impulsar el equilibrio de la carga de trabajo.
Carga de trabajo
La herramienta de administración de la carga de trabajo de Asana permite a los gerentes una ventana sencilla sobre cómo se distribuyen las tareas entre los miembros del equipo. La carga de trabajo se puede calificar por recuento de tareas, horas dedicadas, puntos u otro valor personalizado para ver rápidamente qué empleados tienen demasiado en su plato y cuáles tienen muy poco.
Aún mejor, la herramienta de carga de trabajo permite a los gerentes redistribuir el trabajo con una interfaz de arrastrar y soltar. Una línea de tiempo expandible permite planificar el trabajo en el futuro, lo que significa que puede ocuparse de los problemas de carga de trabajo antes de que comiencen a afectar los plazos.
Integraciones de aplicaciones
Asana no tiene muchas funciones extremadamente útiles integradas, incluido el chat en vivo, el seguimiento del tiempo y la edición de documentos. Sin embargo, logra una amplia gama de funcionalidades a través de integraciones de aplicaciones.
En particular, Asana funciona a la perfección con Harvest para el seguimiento del tiempo, Slack y Microsoft Teams para el chat en equipo y Zapier para integraciones avanzadas. El software también funciona con la mayoría de los sitios de almacenamiento en la nube, Salesforce, Adobe Creative Cloud y más de 1,000 otras plataformas.
Interfaz y en uso
La interfaz de Asana es limpia, intuitiva y elegante. A diferencia de otras plataformas de gestión de proyectos, no lo abruma con herramientas y menús desplegables. En cambio, Asana mantiene las cosas relativamente simples y abiertas.
Dicho esto, la naturaleza de pizarra en blanco de Asana puede ser un desafío al principio. Los gerentes querrán pasar algún tiempo averiguando qué widgets y elementos de menú funcionan para su equipo. Puedes aprovechar el plan gratuito de Asana para probar el software con un grupo pequeño para ver qué estructura funciona mejor.
Alternativamente, Asana ofrece un puñado de plantillas de proyectos que pueden ayudar a su equipo a comenzar. Las plantillas cubren una amplia gama de aplicaciones comerciales, desde marketing hasta TI y diseño de productos. Cuando comienzas con Asana, estas plantillas pueden ayudar a que tu equipo despegue y puedas desarrollarlas más adelante.
Apoyo
Asana tiene una gran cantidad de soporte en línea en caso de que tenga problemas. La plataforma ofrece capacitaciones en video y seminarios web a través de Asana Academy, así como numerosos ejemplos de casos de uso y una guía para desarrolladores. También hay un foro de la comunidad donde puedes obtener respuestas de otros usuarios de Asana.
Sin embargo, Asana no facilita el contacto directo con un equipo de atención al cliente. Lo mejor que puede hacer es ponerse en contacto con un representante de ventas y esperar que lo transfieran a un especialista en servicio al cliente.
La competencia
Asana no es un software de gestión de proyectos completo, aunque tiene la mayoría de las herramientas e integraciones que necesita para mantener los proyectos en marcha. Sin embargo, Zoho Projects ofrece un conjunto de herramientas más sólido a un precio similar. No es tan fácil de usar como Asana ni tan flexible, pero el seguimiento del tiempo, los diagramas de Gantt y la gestión de la carga de trabajo están integrados en Zoho Projects.
Si solo necesita una solución de administración de tareas y prefiere las tarjetas kanban en lugar de una vista de lista, vale la pena echarle un vistazo a Trello. Su precio es similar al de Asana, y se puede decir que Trello es más fácil de usar ya que es menos abierto.
Veredicto final
Asana es una plataforma extremadamente versátil para el trabajo y la gestión de proyectos. Si bien no incluye herramientas como el seguimiento del tiempo, el chat en vivo y la edición de documentos de forma nativa, la gran cantidad de integraciones de aplicaciones garantiza que pueda agregar estas funciones. Al mismo tiempo, Asana ofrece una plataforma muy personalizable para asignar y rastrear tareas y garantizar que los miembros del equipo tengan una carga de trabajo equilibrada.
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