La mayoría de las empresas y las personas que crean y colaboran en línea mediante documentos, hojas de cálculo y presentaciones estarán familiarizadas con Microsoft Office, pero muchas personas aún desconocen las numerosas funciones de ahorro de tiempo integradas en esta potente suite ofimática.
En este artículo, veremos 18 consejos para ahorrar tiempo que le ayudarán a usted y a sus empleados a aprovechar al máximo el paquete de Microsoft Office, independientemente de si está utilizando Microsoft 365 o Microsoft Office 2022-2023. Sus documentos, hojas de cálculo y Las presentaciones se verán geniales y las hará en la mitad del tiempo.
Si se usan correctamente, estas funciones ocultas pueden aumentar en gran medida la productividad de los empleados, lo que lo ayuda a ahorrar tiempo y dinero y les brinda una experiencia laboral más agradable.
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Cómo aprovechar al máximo Microsoft Office: preparación
Se agregan nuevas funciones a Microsoft Office todo el tiempo, así que asegúrese de tener la versión más actualizada del software. Si tiene una suscripción a Microsoft 365, puede actualizar sus aplicaciones desde la aplicación Microsoft Autoupdate o simplemente permitir que se actualicen automáticamente. De lo contrario, si compró una versión independiente de Microsoft Office, tenga en cuenta que es posible que deba actualizar para acceder a algunas de las funciones que se enumeran a continuación.
Consejo 1: guardar automáticamente los cambios con OneDrive
OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft Office y está disponible tanto si tiene una suscripción a Microsoft 365 como si no. OneDrive no solo le permitirá acceder a todos sus archivos en cualquier lugar y en cualquier momento, sino que también puede conectar OneDrive a su software de Microsoft Office para aprovechar la función de guardado automático.
Cuando está habilitado, los cambios se actualizan en la nube en tiempo real. Además, OneDrive almacena varias versiones de sus documentos, por lo que puede compararlos y revertirlos fácilmente a una versión anterior según sea necesario. Cualquiera que haya perdido una hora de trabajo debido a un fallo de la computadora o un corte de energía sabrá lo que le ahorra tiempo a esta función. Para encontrar versiones anteriores en Microsoft 365, haga clic en Archivo> Información> Historial de versiones.
Consejo 2: aprenda los atajos de toda la suite
Una de las mayores ventajas de Microsoft Office es la coherencia de la experiencia del usuario en las distintas aplicaciones. Esto significa que la mayoría de los atajos de teclado funcionan de la misma manera en Word, Excel y PowerPoint. Aprender estos comandos puede acelerar enormemente la productividad. Ctrl + S (⌘S) para guardar, Ctrl + P (⌘P) para imprimir, e incluso comandos más oscuros como Ctrl + D (⌘D) para el diálogo de fuente funcionan en toda la suite.
Un gran consejo de productividad es proporcionar una lista de atajos comunes a los empleados, quienes pueden consultarlos según sea necesario hasta que se conviertan en algo natural.
Consejo 3: use la función Dime (Word)
La función Dime (lo que quieres hacer) se agregó a Microsoft Office 2016, pero una vez que aprendes a usarla, es una bendición. ¿Quieres cambiar el estilo? Escriba "Estilo". ¿Recortar una foto? Escribe "Recortar". Inserte una tabla, agregue un comentario, cambie el diseño, actualice el diseño, lea el texto en voz alta (se puede acceder a casi todas las funciones de Office de manera rápida y fácil a través de este menú), mientras que las sugerencias inteligentes facilitan encontrar lo que está buscando escribiendo solo una o dos palabras.
Sin embargo, Microsoft 365 actualiza constantemente su conjunto de características, y es posible que esto no esté presente en las versiones más recientes.
Consejo 4: comparta documentos rápidamente con el botón Compartir
El botón para compartir se encuentra en la esquina superior derecha de la aplicación y se puede usar para compartir rápidamente un documento a través de OneDrive, correo electrónico, AirDrop (solo Mac) y otros servicios de terceros. En lugar de abrir su cliente de correo electrónico, buscar un archivo ("¿Dónde guardé esto de nuevo?"), Simplemente haga clic en el botón Compartir y seleccione sus destinatarios.
Consejo 5: buscar y reemplazar
Si necesita cambiar una palabra o un grupo de palabras en todo un documento, puede hacerlo rápidamente con la función Buscar y reemplazar. Simplemente presione Ctrl + Shift + H (⌘⇧H), y aparecerá el diálogo Buscar y reemplazar. Escriba el texto que desea cambiar en el cuadro Buscar, el reemplazo en el cuadro Reemplazar y presione el botón Reemplazar. Office buscará en el documento y realizará los cambios necesarios.
También puede reemplazar con nada (deje el campo Reemplazar en blanco) para eliminar varias instancias de una palabra.
Consejo 6: Búsqueda y reemplazo avanzados
Hay más en esta poderosa herramienta de lo que parece. Al hacer clic en el botón en la parte inferior izquierda del diálogo, puede acceder a funciones avanzadas para cambiar instantáneamente el estilo de fuente, la configuración de párrafos y más, de cualquier texto que necesite.
Por ejemplo, puede encontrar todos negrita texto y haga que la fuente sea roja, o bien seleccione todo el texto en un idioma específico y póngalo en cursiva. Úselo siempre que necesite realizar cambios amplios en estilos específicos de texto.
Consejo 7: modifique y utilice estilos para obtener documentos de gran apariencia
Es sorprendente la cantidad de personas que usan Microsoft Office a diario y aún no aprovechan los estilos para optimizar sus documentos y acelerar la escritura. Los estilos se pueden encontrar en la pestaña Inicio y le permiten aplicar configuraciones de fuente prediseñadas sobre la marcha. También puede modificar estos estilos para que coincidan con sus necesidades y su documento. Los estilos también se actualizan automáticamente cuando cambia de tema, lo que facilita la modificación del aspecto de un documento completo en un instante.
Consejo 8: copie y pegue varios elementos con Spike
Esta práctica función le permite copiar varios elementos y pegarlos todos a la vez. Simplemente seleccione el primer bloque de texto, presione Ctrl + F3 o ⌘F3, y luego pase al siguiente. Cada vez que presione Ctrl o Comando + F3, el texto se almacenará y así sucesivamente. Cuando esté listo para pegar todo, escriba Ctrl + Shift + F3 o ⌘⇧F3. También puede escribir "spike" (minúsculas) y presionar Enter, y el texto guardado permanecerá en la memoria para ser utilizado en otro momento.
Consejo 9: copiar y pegar formato
Agilice rápidamente el formato en bloques de texto presionando Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) para copiar el formato (estilo de fuente y párrafo, colores, alineación, etc.) y Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) para pegar el formatear en el texto seleccionado.
Consejo 10: personalice las cintas de su oficina
Si se encuentra buscando con frecuencia ciertas funciones en menús o expansores, no dude en agregarlas al frente y al centro de su cinta. Puede hacer esto en Preferencias> Cinta y barra de herramientas, o yendo a Archivo> Opciones> Personalizar cinta. Es posible que se sorprenda de la gran variedad de funciones que puede agregar a su cinta para un acceso rápido. También puede Ocultar la cinta para tener más espacio haciendo clic una vez en la pestaña que esté abierta, yendo a Ver> Cinta o escribiendo Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Consejo 11: haga triple clic para seleccionar un párrafo
La mayoría de la gente sabe que puede hacer doble clic en una palabra para seleccionarla. También puede hacer clic tres veces en una palabra para seleccionar todo el párrafo, lo cual es muy útil para moverse por grandes trozos de texto al editar.
Consejo 12: ajuste la corrección automática para que se adapte a sus necesidades
Es una queja común que Microsoft Office cambie el texto mientras escribe, incluso si está seguro de lo que quiere decir. Puede ajustar esta configuración en Herramientas> Opciones de Autocorrección. Puede eliminar cualquiera que le esté molestando o agregar palabras que con frecuencia escribe mal. Incluso puede agregar símbolos, como reemplazar (c) con ©.
Consejo 13: Compare documentos uno al lado del otro (solo Windows)
Por supuesto, puede abrir ventanas separadas y colocarlas una al lado de la otra, pero la función Lado a Lado de Microsoft Office va un paso más allá con el desplazamiento sincronizado, que ahorra mucho tiempo al comparar y editar versiones de documentos largos.
Consejo 14: vea dos partes diferentes del mismo documento con la vista dividida
Esta es una herramienta fantástica cuando necesita realizar cambios en una parte de un documento mientras hace referencia a otra sección (al escribir una introducción o conclusión, por ejemplo). Simplemente vaya a la cinta Ver y seleccione Vista dividida. Puede desplazarse a diferentes secciones en cada ventana de forma independiente y realizar cambios en cualquiera de ellas.
Consejo 15: copia y pega como un profesional
Casi todo el mundo sabe cómo copiar y pegar un bloque de texto, pero ¿sabía que puede pegar texto rápidamente sin formatear o como una imagen o PDF directamente dentro de su documento? Simplemente escriba Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) y se le presentará un diálogo de opciones.
En Word, puede usar este diálogo para pegar texto sin formatear, mientras que en Excel, puede pegar solo valores, formato o comentarios, todo excepto los bordes, e incluso sumas de Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir sobre la marcha.
Consejo 16: personalice su menú de acceso directo
Puede agregar funciones que usa con frecuencia a la barra de herramientas de acceso rápido, en el menú de acceso directo de cualquier aplicación en la parte superior del documento. De forma predeterminada, verá comandos como Guardar, Imprimir y Deshacer, pero puede agregar casi cualquier cosa aquí. Simplemente haga clic en la flecha a la derecha para agregar comandos cuando los necesite.
Consejo 17: Fusionar formas (PowerPoint)
Puede combinar diferentes formas simples para hacer otras más complejas que se verán geniales en sus presentaciones, y no necesita una herramienta sofisticada como Illustrator para hacerlo. Simplemente seleccione las formas que le gustaría fusionar y haga clic en Fusionar formas en la pestaña Formato. Estas formas combinadas se pueden copiar y pegar en otras aplicaciones, como Word.
Consejo 18: use formato condicional para formatear celdas dinámicamente (Excel)
El formato condicional le permite aplicar estilos a celdas específicas según su valor o contenido. Por ejemplo, es posible que desee que todos los valores positivos sean verdes y todos los valores negativos sean rojos. Simplemente seleccione las celdas que desea formatear y luego use la pestaña Formato condicional en la cinta Inicio. Hay muchos ajustes preestablecidos o puede definir sus propias reglas y ecuaciones.
Resumen
Microsoft Office es una de las mejores suites de oficina disponibles, con toneladas de opciones poderosas para ayudar a optimizar el trabajo de sus empleados y aumentar la productividad. Anime a los miembros del equipo a explorar el software y a compartir activamente consejos y trucos entre ellos. No solo es divertido y emocionante descubrir nuevas funciones, sino que también facilita la colaboración y permite a los empleados hacer más en menos tiempo, mientras trabajan con mayor comodidad.
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