Si su organización tiene una sala de juntas o una sala de reuniones (o varias), entonces puede ser una pesadilla intentar coordinar las reuniones. Los calendarios de equipo son una forma de frenar el caos, pero a menudo hay ocasiones en las que estás lejos de tu teléfono o escritorio y necesitas usar una sala de reuniones durante unos minutos.
Joan tiene como objetivo aclarar todo eso y ofrece una serie de soluciones interesantes que hacen que la reserva de habitaciones sea realmente sencilla. Ya sea que esté utilizando sus propios dispositivos o invirtiendo en uno de los de Joan, existe una solución que funciona para cualquier espacio, con una etiqueta de precio interesante para empezar.
Precios y disponibilidad
Joan está disponible directamente en su sitio web y el precio dependerá de las opciones que elija. Si desea ejecutar Joan en sus propias pantallas, por ejemplo, tendrá que pagar un plan premium o hablar directamente con la empresa para obtener algo que se adapte mejor a sus necesidades. Esto solo le dará la capacidad de ver todas las reuniones en curso y futuras; las reservas de salas aún deberán realizarse a través de su calendario o aplicaciones existentes.
Donde Joan se vuelve realmente útil es con Joan 6, una tableta de tinta electrónica con pantalla táctil que muestra las próximas reservas para una habitación en particular, y también le permite reservar rápidamente una habitación desde el propio dispositivo. Sin embargo, esto solo le costará $ 549 (£ 442.50, AUD $ 803, AED2,016), lo que para una tableta de tinta electrónica parece increíblemente costoso. Si bien viene con 1 mes de plan Premium gratis, sigue siendo un precio de venta alto.
Luego está la Joan 13, que es una tableta de 13 pulgadas no interactiva que es más adecuada para salas de conferencias o vestíbulos, y puede mostrar el estado de hasta nueve salas diferentes. Tiene un precio de $ 899 (£ 724.73, AUD $ 1,315, AED3,302), que nuevamente es un precio asombrosamente alto para pagar por una tableta de tinta electrónica, sin importar lo hermosa que se vea.
Si bien puede usar el dispositivo Joan 6 o Joan 13 de inmediato, la compañía enfatiza que se requiere un plan de suscripción para la mejor experiencia. Un plan estándar costará $ 119 (£ 95.93, AUD $ 174, AED437.09) por año por dispositivo, mientras que el plan Premium tiene un costo de $ 229 (£ 184.61, AUD $ 335, AED841) por año por dispositivo.
Es este modelo de precios el que configura a Joan como una inversión sustancial si usted es una pequeña empresa. Necesitará al menos un Joan 6 para comenzar, y agregar además de esos dispositivos adicionales, así como el plan de suscripción, comenzará a pasar factura. Eso sí, no es necesario suscribirse a un plan para utilizar las funciones básicas de Joan, pero es recomendable.
Diseño
Tanto el Joan 6 como el Joan 13 están bien construidos y vienen en un empaque delgado. El Joan 6 presenta un cuerpo principalmente de plástico, mientras que el Joan 13 presenta un cuerpo de metal más pesado con un frente de vidrio.
Ninguno de los dispositivos cuenta con botones, excepto por un discreto puerto de carga microUSB en la parte posterior. La instalación es muy sencilla: ambos dispositivos vienen con un soporte magnético resistente con una fuerte cinta 3M en la parte posterior. Simplemente péguelo a cualquier superficie plana y el dispositivo se adhiere fácilmente sin problemas. A continuación, puede sacarlo rápidamente del soporte para recargarlo cuando sea necesario. Hay otras opciones de montaje disponibles, como un soporte de escritorio o un soporte de pared más resistente, pero son puramente opcionales (y también en el lado algo más caro).
La principal diferencia entre los dos, aparte del tamaño, por supuesto, es que el Joan 6 es táctil y tiene retroiluminación. El Joan 13 está pensado únicamente como una pantalla de información, que es una tarea que cumple perfectamente.
Características
Configurar cualquiera de los dispositivos requiere un poco de paciencia, pero no es demasiado complicado. Deberá tener una PC o Mac a mano para descargar la herramienta de configuración del sitio web de Joan y luego conectar el dispositivo requerido con el cable microUSB incluido. Una vez que el software detecta el dispositivo, puede configurar los ajustes de Wi-Fi y luego continuar con la configuración a través del portal del sitio web dedicado de Joan.
Una vez que haya iniciado sesión en su portal, puede sumergirse y comenzar a configurar cada dispositivo para que funcione dentro de su organización. Joan necesita una URL de calendario o una dirección de correo electrónico asociada para poder comunicarse con las reservas, y esto es bastante fácil de configurar.
Joan admite una variedad de integraciones de calendario, incluidas Google, Office365, Exchange e iCal, por nombrar algunas. Una vez conectado a un calendario a través del portal, puede crear salas para su organización, lo que se refleja en un calendario separado para cada sala. Entonces, por ejemplo, podría tener un calendario que maneje las reservas para la sala de juntas y otro calendario para una sala de reuniones.
El Joan 6 solo se puede conectar a una sala en particular para que pueda coordinar las reservas, mientras que el Joan 13 puede mostrar hasta nueve salas diferentes en su pantalla, para que pueda ver instantáneamente qué salas están disponibles para reservar o qué reuniones están disponibles. subiendo.
La reserva de una habitación con el Joan 6 se puede hacer de dos formas. Hay una opción "Reunirse ahora" en la pantalla que le permite reservar inmediatamente una sala para una reunión rápida (hasta 60 minutos). Si hay una reunión programada que se aproxima, solo le permitirá reservar la sala hasta esa reunión programada, lo que garantiza que no se produzcan cruces.
El segundo método consiste en utilizar la función "Reunirse más tarde" directamente en el dispositivo. Cuando toca esta opción, puede desplazarse a una fecha y hora en particular y confirmar una reserva directamente en su calendario asociado. Solo podrá ver las franjas horarias disponibles; las reuniones que ya se hayan confirmado aparecerán atenuadas.
Hay dos pequeños problemas que surgen cuando haces una reserva directamente a través de Joan 6. En primer lugar, desplazarte a tu fecha u hora en particular puede ser un poco complicado: no hay forma rápida de acceder a una fecha en particular que no sea desplazarte por mucho más allá de los tiempos disponibles. En segundo lugar, no hay forma de agregar una nota corta para el nombre de la reunión; simplemente aparece como 'Reservada' en su calendario vinculado, por lo que tendrá que volver de todos modos a la aplicación de calendario para nombrar correctamente la reunión y hacer más cambios.
Ya sea que se usen juntos o no, tanto el Joan 6 como el Joan 13 funcionan exactamente como se espera. El Joan 6 fue genial para gestionar nuestra apretada agenda de estudio, mientras que el Joan 13 fue una buena instantánea de los movimientos de nuestro equipo durante la semana, así como de la disponibilidad de la sala de juntas. El Joan 6 también ofrece un modo de escritorio compartido, que es excelente cuando se opera en un espacio de trabajo conjunto. Simplemente toque la pantalla para reservar su asiento y vuelva a tocarla cuando haya terminado para liberarlo.
Los dispositivos tienen un intervalo fijo en el que actualizan la información, simplemente hasta las restricciones de API y para prolongar la vida útil de la batería. Una vez realizada la reserva en un calendario, los cambios tardan un poco menos de cuatro minutos en reflejarse en un dispositivo Joan. No es mucho tiempo para esperar, pero para espacios excepcionalmente concurridos esto puede ser un desafío menor.
Existe una opción para mostrar también un código QR personalizado, así como contenido personalizado, como una galería de imágenes o texto personalizado. Aparte de esto, debe lidiar con los diseños predeterminados de contenido de Joan, por lo que es solo una cuestión de recorrer lo que está disponible para descubrir cuál funciona mejor para usted.
La duración de la batería es bastante decente en ambos modelos: el Joan 6 funciona en aproximadamente 3 meses de uso antes de necesitar una recarga, mientras que el Joan 13 puede durar casi un año con una sola carga. El sistema también le enviará un correo electrónico cuando un dispositivo tenga poca carga, lo cual es útil.
Veredicto final
Para las empresas con varias salas de reuniones que se utilizan constantemente, Joan es una forma sencilla de gestionarlas todas. Ya sea que confíe en vincular sus calendarios existentes o enrutar todo a través de Joan, es una solución sencilla para administrar reservas de salas y reuniones que las empresas, tanto grandes como pequeñas, agradecerán.
El único obstáculo es el precio de venta: hay una cantidad considerable de dinero para invertir en lo que es esencialmente una tableta de tinta electrónica, sin importar cuán sofisticada sea. Es posible que las pequeñas empresas o las nuevas empresas tengan que lidiar con solo obtener un dispositivo en el plan gratuito para empezar, pero si puede pagarlo, las capacidades de Joan lo salvarán de la eterna molestia de hacer malabarismos con las salas de reuniones.
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